“企业档案”的概念在我国档案工作中已有三十年左右的历史。1985年，中国人民大学沈永年先生在《科技档案管理学的建设与发展》一文中对“企业档案”概念的定义是:“企业里的全部档案,可以统一概括称为企业档案”。1993年出版沈永年主编的《企业档案管理》一书中，“企业档案”的定义表述为：“企业档案是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称”。2002年9月1日起实行的国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《企业档案管理规定》(档发〔2002〕5号）的第二条对“企业档案”的定义是“指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料”。国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施的《企业档案工作规范》（DA/T42-2009），对“企业档案”的定义是：“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”。

《企业档案工作规范》与《企业档案工作规定》相比较，其变化主要是:

第一，更加全面地描述了企业档案的形成领域，补充了“研发”活动。在计划经济体制下，科研设计单位多从事科研、设计、开发等活动，属于科技事业单位。随着经济体制的转型，尤其是经营型科技事业单位转为企业，研究开发活动已成为科研设计类企业及相关企业的一种重要职能活动，同时也是“企业档案”产生和形成的一个重要领域。

第二，简化了价值主体的说明，删除了“对国家、社会和企业”等限定词。我国目前的企业概念，具有范围广、形式多样、投资主体多等特点。其中不仅有国有企业、集体企业，还有私人独资企业、合伙企业，现在的《中华人民共和国公司法》甚至允许注册一人投资设立的有限责任公司。

第三，将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此没有提及载体。

综上所述，企业档案的概念可以理解为：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式文件的集合，是企业各种职能活动的历史记录，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。

理解企业档案定义的含义，应把握好以下几点：(www.daowen.com)

1.企业档案的产生和形成领域，应涵盖企业职能活动的各个方面。其中包括研发、生产、经营和管理等各种职能活动。

2.企业档案是一个集合概念。围绕一个企业的每一项有意义的职能活动所形成的文件个体，只有按照相关职能活动的规律和特点，有机地组合在一起，才能为该职能活动提供充分的业务证据和法律证据保障。所以，企业档案是企业围绕各项职能活动形成的有价值的文件体系构成的一种“集合体”，是这些职能活动的真实记录。

3.企业档案是文件体系中的“精华”部分。企业在职能活动中所形成的每一份文件或文件体系不一定都具有保存价值，只有那些经过价值鉴定且具有利用价值的文件或文件体系，才能作为档案加以保存。

4.企业档案是企业各种职能活动的历史记录。所谓“历史记录”是指围绕特定职能活动产生和形成的全部有价值文件构成的集合。这些文件集合是企业各种职能活动的重要组成部分，也是企业保障其业务持续性、可追溯性、可审计性 的“证据链”。

5.企业档案是企业的知识资产和信息资源。企业在研发、生产、经营和管理等各种职能活动中，将其所形成的经验、智慧、信息等积累和保存起来，通过有效的内容管理、信息管理、知识管理等手段，根据企业发展需要，对企业档案资源进行有效运作，为企业带来新的经济效益和社会效益。