“电话沟通”是个体沟通的一种方式，也是一种比较经济的沟通方式。在如下的几种情境宜采用电话沟通的方式进行：彼此之间的办公距离较远，但问题比较简单时（如两人在不同的办公室需要讨论一个报表数据的问题等）；彼此之间的距离很远，很难或无法当面沟通时；彼此之间已经采用了电子邮件的沟通方式但问题尚未解决时。

一、打电话的准备工作

在电话机旁放置好记录本、笔，当他人打来电话时，就可立刻记录主要事项。如不预先备妥纸笔，到时候会措手不及、东抓西找，不仅耽误时间，而且会搞得自己狼狈不堪。

1.先整理电话内容，后拨电话。

给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，忘却了主要事项还毫无觉察，等对方挂断了电话才恍然大悟。因此，应事先把想说的事逐条逐项地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。另外，还要尽可能在三分钟之内结束。

2.准备一个最友好的态度。

有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法是大错特错。“言为心声”，态度的好坏，都会表现在语言之中，打电话表情麻木，其声音也是冷冰冰，因此，打电话也应微笑着讲话，要有喜悦的心情。打电话时要保持良好的心情，即使在电话中，也要抱着“对方正看着我”的心态去应对。在通话中，虽然对方不能看见你，但如果你是在椅子上伸着双腿向后仰或是靠在某物上面与对方说话，对方通过声音也能感受到你的态度。因此，打电话时请不要忘了保持笑容，就好像对方站在你面前一样。不要对着话筒咳嗽、叹气、打哈欠，或是吃东西；也不要与其他人闲聊，不要让对方感到自己无足轻重。

二、打电话时应注意的事项

1.打电话时必须态度要端正，左手持机，右手拿笔，必须使用礼貌用语。

2.电话通了之后即使对方还未接听，也一定要保持严肃，不能与周围的人谈笑，电话在未挂之前，也是如此。

3.谈话应简明扼要，如具体情况要去其家里了解，尽量不要在电话中占用过多时间。(www.daowen.com)

4.熟知公司近期工作，如活动时间地点等，向顾客传达的必须是准确的信息。

5.谈话重点如需要记录，请对方复述一遍。

6.不小心中断电话，要立即重拨。

7.对方表示不满抱怨时，先诚恳地听他讲完后，再予以控制，不能在电话中与顾客争执。

8.要善于以提问来了解对方，让对方跟着你的思路走，而不是被对方牵着走。

9.对顾客所提问题不太了解或难以应付的电话应迅速交给同事或领导处理，不可在电话中含糊其词。

10.口齿清楚，语速适当，语气要亲切和气，不能生硬，始终保持笑意。

11.电话要轻拿轻放，不要使用免提，不准在打电话时吃喝东西。

12.不要抢先挂断电话。

13.打电话时对顾客提出的问题不明白时，应向顾客说“请稍等”，捂住话筒向同事或领导询问。