在传统的证据管理方式下，公检法各机关的证据进出及保管等信息登记处于封闭状态，易于篡改。很多机关采用纸质的证据台账管理方式，进出保管室只是用笔简单记录一下。不仅交接证据欠缺完备的手续，而且证据管理台账一般也不会随案移交，因此，证据的丢失、调换、毁损等情况，很难受到监管。有的案件在法院作出生效判决后被发现是错案，在需要提起审判监督程序时，发现准备调取的证据不是对不上号就是已被销毁了，导致案件真相存疑，损害了无辜者的合法权益。此外，公检法机关之间没有形成一致的赃证物移交标准，当有些证物如大宗、易腐变质之物确实不方便移交时，或有些部门不愿接收刀具、枪支等作案工具时，就会出现同一案件的不同证物由不同的公检法机关保管的情况，这样就会出现证据保管条件和标准不一的情况，使得证据管理非常混乱。

而证据管理采用电子标签技术，就可以确定证据身份的唯一性，对该证据的获取、移送、保管、移转、鉴定、开示、销毁等整个活动流程的信息进行监控，随时追溯证据的历史活动轨迹。其中，证据保管环节应当采用信息化手段，实现证据保管室的全方位无死角监控。任何人与证物的每一次接触、在工作区域内的所有举动，都会被拍摄并自动记录。证物出入保管室时，系统通过无线射频采集终端能自动识别电子标签并记录证物出入情况和时间，留存出入抓拍照片，且每次交接都应有完备的手续（如案件管理负责人对证物出入进行无纸化远程审批、证物保管人员填写证物出入登记信息、办案人员进行电子签名等），这样一旦出现证物损毁、丢失等情况，可以追溯证据管理不规范的信息。“对于未经授权的证物出入库，系统将自动识别并启动声光报警装置，”^[58]并对出入人员进行影像抓拍，数据全部上传至数据库以供备查。对于未按期归还证物的情况，系统也会自动发出提醒通知。避免办案中的人情考虑，只有承办人员对通知内容处理完才能消失通知，进入到下一个办案节点。此外，当证据入库信息被录入赃证物管理系统后，系统还会自动生成统计报表，详细记录在库证物数量、种类及存储位置。证据保管员在盘库时通过专用自动扫描设备扫描证物的电子标签，除了再次获取在库证物数量、种类及存储位置这些信息之外，还可以获取证物的正常或损毁状况、证物的出库数量及相关情况等信息，并自动生成新的统计报表，可与系统中的数据进行比对。

证据信息在刑事诉讼活动中是通过卷宗的方式得以记载和传送的。而传统的卷宗采用纸质的方式，一旦侦查人员想要销毁或伪造某证据，只要将证据材料从卷宗中取出或替换，并将有相应证据信息的这页案卷一并拿出或重新制作，就可以轻易不被发现。而且，公检法机关的证据管理活动相互之间没有信息沟通，卷宗根据刑事诉讼流程移送到后一机关，后一机关一般于事后仅凭查阅纸质卷宗也无法知晓此种不端行径。由于传统技术手段无法对证据管理的情况实现全程同步动态跟踪，这样的监督效果十分有限。

通过在电子卷宗管理系统中捕获元数据，就可以将证据从取得到最终处理的各种活动信息都自动记录到系统日志中。元数据是一种动态的、过程性的卷证记录方式，其不仅描述了刑事卷证信息的内容，还提供了刑事卷证信息从生成、保存、修改、移转到使用等各环节中的所涉主体、生成时间、使用地址、使用方式、使用原因等背景信息，因而能将刑事卷证电子化管理整个生命周期中的发展变化过程加以全程监控，实现刑事卷证的有效管理。无论刑事卷证的接触主体有多少，也无论刑事卷证信息移转了多少载体，都可以通过元数据跟踪记录在案，并作为历史数据予以保存。比如，将哪个机关的哪位办案人员在什么时间接触或使用了刑事卷证等各种信息记录下来。如果办案人员未经授权修改、删除刑事卷证信息，元数据可以自动捕获到该行为信息。借助电子标签的标识码，能够准确地识别、定位和快速查找该对应证据的基本信息，从系统日志中追踪证据在收集、移送、保管、使用过程中的动态变化，从而发现该证据管理失范行为的发生时间、操作主体等，实现证物信息的可追溯化管理。因此，刑事卷证的电子化管理不仅注重每个阶段的结果，也重视每项活动的具体过程，并通过元数据将这些过程信息一一记录下来，成为保障刑事卷证信息真实完整的有效凭证。笔者调研时了解到某案件侦查机关在案件中获取到了一个物证U盘，并将U盘送往鉴定机构出具鉴定意见，可上传系统的U盘的扣押笔录、清单和决定书却显示时间晚于鉴定意见的出具时间，因此可以判断物证的扣押手续是后补的，取证程序存在不规范之处。(www.daowen.com)

通过元数据的记录和监管，还可以提高刑事卷证电子化管理的安全性，对卷证管理失范行为加以约束和作出应对。比如通过设置访问权限元数据，来控制刑事卷证信息的存取和使用。^[59]只有系统认定的授权用户，才能够检索、浏览、打印、复制、修改一份电子卷证材料。访问权限的控制，可以确保刑事卷证信息的安全管理。一旦有未授予权限的人或未按访问权限范围访问卷证，系统可以自动记录并予以警示，保证刑事卷证信息的安全操作和规范管理。而有访问权限的人员如果未经授权修改、删除刑事卷证信息，元数据可以自动捕获到该行为信息，从而判断该刑事卷证信息的完整性是否遭到破坏。这样，元数据就可以成为刑事卷证电子化管理活动动态变化的凭证，以便刑事卷证电子化管理活动的有效开展。

元数据除了隐含在卷证内部或管理环境中，还分散在其产生的技术环境和系统的应用程序中。^[60]一般，记录刑事卷证电子化管理过程的元数据是由电子卷宗管理系统自动抽取生成，不是办案人员根据个人意志随意赋予的信息。“元数据一经形成，就被封装起来，使其只能被写入和读取，不能被改动和删除。”^[61]元数据的形成和管理，与刑事卷证电子化管理信息是同步的。无论刑事卷证信息发生什么变化，元数据都能够记录和监控刑事卷证信息跨越时空的运动轨迹，忠实于刑事卷证电子化管理的真实情况。