任何信息资源都可以用元数据进行描述，尤其是电子文件。元数据可以从电子文件中抽取能够说明其特征和内容的结构化数据，是电子文件管理不可或缺的重要工具和技术。而刑事卷证电子化管理材料是有关刑事诉讼活动的电子文件，因此，元数据在刑事卷证电子化管理中同样起到至关重要的作用。

杰弗里·波梅兰茨将元数据记录比喻成“数据容器”^[85]，它装载了刑事卷证的有关数据。元数据是描述系统中刑事卷证内容、结构、背景信息及其管理过程的数据。通过元数据对刑事卷证的描述，可以深度挖掘出刑事卷证的很多信息。

（1）标识层面的描述。标识类的元数据包括编号、名称等元素，主要用来确认刑事卷证。^[86]①编号。编号是卷证代号，具有唯一性，由数字、字母、汉字等构成，包括案件编号、文号、赃证物二维码等。比如，笔者在B市K区人民法院调研时查阅到某司法鉴定中心出具的某份理化检验鉴定报告文号为“（某）公（理化）鉴字［2016］244号”。②名称。名称是电子文件的名称，是计算机用来识别卷证材料的标识，包括卷宗名称、文书名称、证据材料名称等。比如“刑事侦查卷宗”“起诉意见书”“道路交通事故照片”等。

（2）内容层面的描述。内容类的元数据可以描述刑事卷证的内容特征，涉及了刑事案情内容的主要信息。主要包括四个元素：①题名。题名是表达卷证中心内容所命名的名称。根据案件名称，就可以知晓该案是什么类型的犯罪案件。比如，案件名称为“王某某故意杀人案”，那么这份卷证材料就是涉嫌故意杀人犯罪内容的。根据文书题名，就可以知晓文书所涉及的诉讼活动内容。比如，文书题名为“批准逮捕决定书”，那么这份文书反映出检察机关认定犯罪嫌疑人符合逮捕条件，并对其作出批准逮捕决定的内容。根据证据材料的题名，就可以知晓该案收集到的证据类型。比如，证据题名为“现场照片”，那么说明侦查人员对该案进行了现场勘验，并拍摄了现场照片，收集的证据类型为勘验笔录。②主题。主题使用规范语言揭示刑事卷证的主要内容，包括主题词、关键词。③说明或摘要，是对刑事卷证主要内容的概要性阐述。比如，根据案件提要，就可以知晓某个案件的案情概况。根据录音录像的摘要描述，就可以知晓录音录像所录制的主要内容等。④语种。语种是刑事卷证使用的语言种类。^[87]

（3）结构层面的描述。结构类元数据涉及刑事卷证的逻辑结构和物理结构。其中，逻辑结构是刑事卷证内容的逻辑关系，比如卷证的著录层次包括文书、卷宗、卷宗系列、全宗及全宗群。物理结构是卷证内容在载体上的位置安排，包括案件列表、卷宗目录、数据库索引、系统组成、系统架构、搜索条件等信息。通过捕获结构元数据，可以了解卷证的数据结构、卷证类型和卷证级别，还可以揭示刑事卷证各部分之间的关系。(www.daowen.com)

（4）背景层面的描述。背景类元数据描述了刑事卷证在系统中的形成环境、形成过程、存在状态等背景信息。具体包括：①行政背景。包括卷证形成的时间、卷证制作和使用主体、卷证有关的职能活动和职能机关等。通过对该类元数据的捕获，可以充分了解到与卷证相关的诉讼活动。比如，根据承办单位，可以知晓某个案件的现行所处阶段；②法律背景。卷证制作和使用的法律依据；③技术背景。比如卷证形成的软硬件环境等；④卷证间的联系背景。通过对该类元数据的捕获，可以保障刑事卷证电子化管理处于正常的业务活动中。比如根据电子卷宗系统中的证据信息录入时间和案件受理时间的比对，可以寻找数据中的暗含信息。^[88]

（5）管理层面的描述。管理过程包括刑事卷证的制作或提取、保存、移交、使用、销毁等整个过程。通过元数据的描述，可以了解到刑事卷证电子化管理活动的实施人员、时间、内容等信息，为保障刑事卷证的有效监管奠定基础。

可以说，描述是元数据对刑事卷证电子化管理最基本的作用。元数据是从刑事卷证电子化管理系统中抽取出来的结构化数据，可以对刑事卷证的特征、属性、内容、位置、管理过程等信息进行全面描述，从而为刑事卷证的电子化管理活动奠定必要的基础。