认真、细致的录入与排版并不是为了锦上添花，而是稿件准备中必须要履行的工作。大多数的期刊编辑部对所有新收到的稿件首先要进行形式审查，最低要求通常有：电子文档须采用规定的存储格式，字体、字号、行距、参考文献、图表设计等体例格式应规范，稿件的投寄、体例格式、图表设计等必须遵循相关期刊的特定要求。如果投稿不能满足上述要求，就有可能在编辑部初审后直接退回，或等待作者补齐欠缺材料后再送交同行评议。

稿件录排过程中应注意的方面主要有：

1.尽量不要使用脚注，除非期刊为某些目的而要求这样做。越来越多的期刊正倾向于取消正文中的脚注，这是因为脚注明显地增加了排版的麻烦（例如：脚注需要采用与正文不同的字号，不同页码间文字的调整也常影响到脚注的位置等），并且，脚注对读者快速阅读和理解也有干扰。为了方便排版和读者阅读，有些期刊（如Science）在每篇论文的最末设置“文献和注释”（Reference and Notes），以此来避免脚注。

2.除非编辑部有专门的要求，否则就采用A4纸（210mm×297mm），Times New Roman字体、12磅（points）字（相当于小四号字）、通栏、1.5或2.0倍行距。

3.参照拟投稿期刊的最新版本来决定用什么体例的标题（黑体字或斜体字）。尽量避免使用三级甚至更多层次的标题。表和插图（包括图例和文字说明）应集中起来放在稿件的最后，但在正文中要注明相关图表应该出现的位置。

4.应留有足够的页边距（上、下、左、右的边距应不少于25mm），页边距可供审稿人或编辑阅改时做注记，也可用于文字编辑和排版人员做标记。

5.应注意美式英语和英式英语拼写方面的不同。投向美国期刊的稿件可使用美式拼法，投向英国期刊的稿件则使用英式拼法。(www.daowen.com)

6.文字处理软件和制图软件的选择要视相关期刊的要求而定。在编辑部没有特定要求的情况下，最好使用Microsoft word录入排版，同时备份一个纯文本格式的文件。数学类期刊由于公式符号较多，多要求作者使用LaTeX软件录入排版，如美国数学学会强烈建议其作者采用LaTeX第2版。

不能过于依赖软件的语法和拼写自动检查功能。拼写检查器只能检查单词的拼写错误，不能识别出拼写正确但语境错误的单词（如assess误拼写为access）。因此，作者一定要认真、细致地阅读打印稿来校改电脑录入错误。

必须使用期刊指定的绘图软件来制作和存储图件，以方便期刊编辑的读取和修改。有些期刊要求投稿时的图件不必采用高分辨率的大文档，但对于录用的稿件必须提供至少为600 dpi的高分辨率的图件文档。

7.页面设计和连字符（-）的使用。期刊通常不要求稿件的正文两端对齐（即各行在纵向上左端对齐，右端可以参差不齐），作者如果希望稿件的各行在纵向上右端对齐，可通过文字处理软件自动增减单词间距来调整，除非期刊有专门的说明，否则绝对不要使用连字符来分隔单词以达到右端对齐的目的。大多数期刊都不允许作者为达到右对齐的目的而使用连字符，以免这些连字符干扰期刊的排版。

8.最后的检查。作者本人一定要仔细阅读打印稿，并请一位或多位同事阅读稿件，以检查一下稿件中是否还有拼写错误或表达不够明白的地方。如有可能，请英语国家的合作者或朋友做一些文字方面的修改，这对于提高文字表达质量、增加论文被期刊接受发表的可能性是非常有帮助的。

令人吃惊的是有很多稿件在打印完毕后不经过校阅就直接投到期刊编辑部。这种稿件大多充满了打印错误，有时甚至连作者的姓名都拼错。一个有关拼写错误的冷笑话：一位作者因为太忙，不但没有阅校论文的打印稿，而且连投稿信也没有检查，其投稿信中写道：“I hope you will find this manuscript exceptable”（译注：作者的原意是希望这篇稿件能被接受发表，但由于粗心，将acceptable误拼写为exceptable）。