组织结构是为了便于管理,实现组织的宗旨和目标。每个组织都要分设若干管理层次和管理机构,以表明组织内各部分的排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间的关系。组织的部门划分,亦称部门化,是指按照一定的方式将相关的工作活动加以细分和组合,形成若干易于管理的组织单位,如部、处、科、室、组或股等,这些统称为部门。部门划分可以有多种方式,从而形成不同的组织结构。横向的部门划分是建立组织结构的基础。部门划分可以将整个组织分为若干个小单位,使组织的各项活动落实到具体的承担机构上来。组织结构是随着生产力和社会的发展而不断发展的,常见的组织结构的类型有:直线制、职能制、直线职能制、事业部制、超事业部制、矩阵制结构、多维立体组织结构,以及智能组织结构等。

1）直线制组织结构

直线制组织结构是最早使用也是最为简单的一种结构,是一种集权式的组织结构形式,又称军队式结构,其特点是:组织中各种职位是按垂直系统直线排列的,各级行政领导人执行统一指挥和管理职能,不设专门的职能机构,其结构如图6.2所示。由图6.2可见,这种组织结构设置简单、权责分明、信息沟通方便,便于统一指挥,集中管理。它的主要缺点是缺乏横向的协调关系,没有职能机构当领导的助手,容易产生忙乱现象。因此,一旦企业规模扩大管理工作复杂化,领导者势必因经验、精力不足而顾此失彼,难以进行有效的管理。这种组织结构只有在企业规模不大、职工人数不多、生产和管理工作都比较简单的情况下才能适用。

图6.2　直线制组织结构

2）职能制组织结构

职能制组织,亦称“U型”组织。这是以工作方法和技能作为部门划分的依据。现代企业中许多业务活动都需要有专门的知识和能力,通过将专业技能紧密联系的业务活动归类组合到一个单位内部,可以更有效地开发和使用技能,提高工作的效率。

职能制组织的基本结构形式如图6.3所示。职能制组织设计有利于最高管理者做出统一的决策。它通常在只有单一类型产品或少数几类产品并面临相对稳定的市场环境的企业中被采用。

图6.3　职能制组织结构

职能制组织设计的有利之处是:①职能部门任务专业化,以避免人力和物质资源的重复配置;②便于发挥职能专长,这对许多职能人员颇有激发力;③可以降低管理费用,这主要来自各项职能的规模经济效益。职能制组织设计的主要不足是:①狭窄的职能眼光,不利于企业满足迅速变化的顾客需要;②一部门难以理解另一部门的目标和要求;③职能部门之间的协调性差;④不利于在管理队伍中培养全面的管理人才,因为每个人都力图向专业的纵深方向发展自己。

职能制最早由泰勒提出,并曾在米德维尔钢铁公司以职能工长制的形式加以试行。但由于职能工长制妨碍了统一指挥的原则,以后未被推广。

3）直线职能制组织结构

图6.4　直线职能制组织结构

直线职能制组织结构是把军队式的直线制和泰勒的职能制结合起来形成的。这种组织结构的特点是,以直线为基础,在各级行政负责人之下设置相应的职能部门,分别从事专业管理,作为该级领导者的参谋,实行主管统一指挥与职能部门参谋、指导相结合的组织结构形式。职能部门拟订的计划、方案,以及有关指令,统一由直线领导者批准下达,职能部门无权直接下达命令或进行指挥,只起业务指导作用,各级行政领导人实行逐级负责,高度集权,如图6.4所示。

这种管理组织形式是在综合了直线制和职能制的优点,摒弃其缺点的基础上形成的。因此,它既保持了直线制的集中统一指挥的优点,又吸取了职能制发挥专业管理的长处,从而提高了管理工作的效率。直线职能制的产生使组织管理大大前进了一步。因此,各国的组织中采用这种组织形式较为普遍,而且采用的时间也较长。我国目前大多数企业,甚至机关、学校、医院等都采用直线职能制的结构。

直线职能制在管理实践中也有不足之处:①权力集中于最高管理层,下级缺乏必要的自主权;②各职能部门之间的横向联系较差,容易产生脱节与矛盾;③各参谋部门与指挥部门之间的目标不统一,容易产生矛盾;④信息传递路线较长,反馈较慢,适应环境变化较难,实际上是典型的“集权式”管理组织结构。

4）事业部制组织结构

事业部制组织,亦称“M型”组织。它以产生目标和结果为基准来进行部门的划分和组合。事业部制是西方经济从自由资本主义过渡到垄断资本主义以后,在企业规模大型化、企业经营多样化、市场竞争激烈化的条件下,出现的一种分权式的组织形式。

事业部制的主要特点是“集中政策,分散经营”,即在集权领导下实行分权管理。这种组织结构形式,就是在总公司的领导下,按产品或地区分别设立若干事业部,每个事业部都是独立核算单位,在经营管理上拥有很大的自主权。总公司只保留预算、人事任免和重大问题的决策等权力,并运用利润等指标对事业部进行控制。比如,企业的具体部门划分依据包括产品、地区、顾客或销售渠道等。宝洁公司按产品类别来划分事业部;麦当劳公司则将自身划分为几大地理区域。按这些方式进行部门设计的结果,就形成自我包容的半独立性分部,如图6.5所示。

图6.5　事业部制组织结构

在事业部制组织设计中,重要决策可以在较低的组织层次做出,因此,与职能制组织比较,它有利于以一种分权的方式来开展管理工作。事业部制组织一般适于在具有较复杂的产品类别或较广泛的地区分布的企业中采用。事业部制组织结构的主要优点是:

①提高了管理的灵活性和适应性。由于各事业部单独核算、自成体系,在生产经营上具有较大的自主权,这样既有利于调动各事业部的积极性和主动性,有利于培养和训练高级管理人才,又便于各事业部之间开展竞争,从而有利于增强企业对环境条件变化的适应能力;

②有利于最高管理层摆脱日常行政事务,集中精力做好有关企业大政方针的决策;

③便于组织专业化生产,便于采用流水作业和自动线等先进的生产组织形式,有利于提高生产效率,保证产品质量,降低产品成本。(www.daowen.com)

事业部制组织结构的主要缺点是:

①增加了管理层次,造成机构重叠,管理人员和管理费用增加;

②由于各事业部独立经营,各事业部之间人员互换困难,相互支援较差;

③各事业部经常从本部门出发,容易滋长不顾公司整体利益的本位主义和分散主义倾向。

5）矩阵制组织结构

矩阵制组织结构是由纵横两套管理系统组成的组织结构,一套是纵向的职能领导系统,另一套是为完成某一任务而组成的横向项目系统。也就是企业内既有按职能划分的垂直领导系统,又有按项目划分的横向领导系统的结构。

有的企业同时有几个项目需要完成,每个项目要求配备不同专长的技术人员或其他资源。为了加强对项目的管理,每个项目应在总经理或厂长领导下由专人负责。因此,在直线职能结构的纵向领导系统的基础上,又出现了一种横向项目系统,形成纵横交错的矩阵结构。其中,工作小组或项目小组一般是由不同背景、不同技能、不同知识、分别选自不同部门的人员所组成的。组成工作小组后,大家为某个特定的项目而共同工作,其结构如图6.6所示。

图6.6　矩阵制组织结构

矩阵制组织适合需要对环境变化做出迅速而一致反应的企业使用。如咨询公司和广告代理商就经常采用矩阵型组织设计,以确保每个项目按计划要求准时完成。在复杂而动荡的环境中,由于采取了人员组成灵活的产品管理小组形式,大大增强了企业对外部环境变化的适应能力。

矩阵制组织设计的积极作用是:

①将组织的纵向联系和横向联系很好地结合起来,有利于加强各职能部门之间的协作和配合,及时沟通情况,解决问题;

②它具有较强的机动性,能根据特定需要和环境活动的变化,保持高度民主的适应性;

③把不同部门、具有不同专长的专业人员组织在一起,有利于互相启发、集思广益,有利于攻克各种复杂的技术难题,更加圆满地完成工作任务。它在发挥人的才能方面具有很大的灵活性。

矩阵制组织的问题主要是:

①在资源管理方面存在复杂性;

②稳定性差。由于小组成员是由各职能部门临时抽调的,任务完成以后,小组成员还要回到原职能部门工作,便容易产生临时观点,不安心工作,从而对工作产生一定影响;

③权责不清。由于每个成员都要接受两个或两个以上的上级领导,因此隐藏着职权关系的混乱和冲突,这容易造成管理秩序混乱,使组织工作丧失效率。

6）多维立体组织结构

这种组织结构是直线职能制、矩阵制、事业部制和地区、时间结合为一体的复杂机构形态。它是从系统的观点出发,建立的多维立体的组织结构。

7）智能组织结构

智能组织结构(“工型”结构)是在物联网、云技术等现代信息技术以及企业资源计划(ERP)为代表的管理软件及办公自动化和即时通信工具等信息沟通方式的强烈冲击下产生的。“工型”组织结构只有两个层级:决策层和执行层,没有中间层,上面的“一”代表决策层,下面的“一”代表执行层,中间的“|”表示信息通道或信息流,代替了中间层级。

组织结构的扁平化,终极理想形式是无中间管理层的双层结构,即“工型”结构,信息技术的充分发展使科层组织中的大量中间层已经变得多余。信息技术平台的发展,改变了管理幅度,通过网络媒介与软件集成,管理者的信息沟通幅度也大幅增加,其结构如图6.7所示。

图6.7　智能组织结构

“工型”组织结构的特征有:①运行手段网络化。利用信息技术、网络技术和EDI技术将研发、采购、生产、销售、人事、财务、计划、库存等所有管理环节按照网络连接的程序和方式做信息化处理。②结构特征平面化。所有员工在工作时都处在一个平面相交的环境中,信息交流高度透明、民主、平等。③管理模式智能化。将人的逻辑思维以信息软件及相应的智能管理软件方式集成,通过人机一体化实现人力、物力、资金、信息的动态调度与优化整合。④组织特性学习型。智能组织结构要求员工努力学习,通过知识与信息的交流、共享与创新,形成个人与组织知识的不断更新,增强组织核心竞争力。⑤员工素质知识型。智能组织结构的员工具有较强的自主性与创造性,实行自我管理与自我约束,注重精神激励,追求自我实现,倾向于有挑战性的工作与提升自身知识和能力的通用性。⑥组织性质有机型。以柔性结构代替刚性结构,以可持续变化的动态结构代替静态组织结构,组织职权等级减少,纵向沟通变为横向沟通。

“工型”组织结构的优点:①决策、沟通方式发生质的改变,组织中成员信息沟通及时、传递迅速准确,决策分散且高效。②具有高度适应性与敏捷性,较好地适应市场的不确定性与复杂性。③提升组织的创造性,消除等级制度,充分发挥员工潜能,激发员工创造活力。④降低管理成本,消除了大量的中间管理层,极大减少了组织运行费用。⑤具有自我调整与自我组织的功能。通过组织内部循环与外界信息、物质、能量的交换,增强组织机能与竞争力。