关于“组织”一词的使用,有时并不很严格,如有人常把一个团体称为组织,到底什么是组织呢?古今中外的管理学家也对此做出了各种不同的解释,被称为现代管理理论“鼻祖”的巴纳德(C.I.Barnard)将组织定义为“有意识地加以协调的两个或两个以上的人的活动或力量的协作系统”;詹姆斯·穆尼(James D.Mooney)认为组织“是每一种人群联合为了达到某种共同的目标的形式”;哈罗德·孔茨则把“组织”定义为“正式的有意形成的职务结构或职位结构”。由此可见,组织不仅是人的结合,而且是一种特定的体系。

对组织的含义可以从不同角度去理解,一些学者认为组织的概念有广义和狭义之分,广义的组织泛指各种各样的社会组织或单位,如企业、机关、学校、医院等,是人们进行合作活动达到个人和组织目标的必要条件;狭义的组织是指按照一定目的和程序而组成的一种权责结构系统。也有学者将组织区分为有形与无形,即组织机构与组织活动。其中,作为组织活动结果的那种无形“组织”的概念,有别于作为有形实体(如工商组织、事业单位、政府部门等机构或组织)存在的“组织”概念。为区别起见,人们在日常生活中也常将有形的组织称组织机构,而将无形的、作为关系网络或力量协作系统的组织称组织活动。无形的组织活动与有形的组织机构之间的关系是手段与目的的关系。也就是说,作为“力量协作系统”存在的无形的组织,本身并不具有自己的目的,它不过是为了完成组织机构的目标而存在,是作为实现组织目标的手段。

1）实体组织

从实体角度看,组织是为实现某一共同目标,由分工与合作,以及不同层次的权力和责任制度而构成的人群集合系统。

这个概念具有三层含义:

①组织必须有目标。任何组织都是为实现某些特定目标而存在的,不论这种目标是明确的,还是隐含的,目标是组织存在的前提和基础。最基本的目标是有效地配置内部有限的资源。如大学的目标是传授知识,培养高级人才,这是一个非常明确的目标;而一些非正式组织,它们隐含的目标就是使组织成员受到保护,满足成员在某些方面的特殊要求。

一个组织良好的机构,能使内部的关系得以理顺,并使所投入的资源得到最有效的利用。而一个组织不良的机构,则会使目标的实现受到影响。“1”加“1”可以大于“2”,也可能小于“2”,这说明同样的投入要素可以产生不同的总体效果。

②组织必须有分工与协作。分工与协作关系是由组织目标限定的。一个组织为了达到目标,需要有许多部门参与,每个部门都专门从事一种或几种特定的工作,各个部门之间又要相互配合,这就是分工和合作。只有把分工与合作结合起来,才能提高效率。例如,剧场里的观众虽有相同的目的,但彼此没有分工与合作,不能称为组织,而剧场的全体工作人员则构成了一个实体组织。(www.daowen.com)

③组织要有不同层次的权力与责任制度。组织内部必须有分工,而在分工之后,就要赋予各部门及每个人相应的权力,以便实现目标。但在赋予权力的同时,必须明确各部门或个人的责任。有权力而无须负责任,就有可能导致滥用权力,影响组织目标的实现。所以,权力和责任是实现组织目标的必要保证。

2）无形的“组织”活动

无形的“组织”活动,是指在特定环境中为了有效地实现共同目标和任务,确定组织成员、任务及各项活动之间关系,对资源进行合理配置的过程。正是借助于组织活动、过程和文化等所具有的协同或协调作用,各类组织机构内部才有可能形成一个“力量协作系统”,使个体的力量得以汇聚、融合和放大,从而体现组织的作用。其主要内容包括:

①组织机构的设计。当组织目标确定以后,管理者首先要对为实现组织目标的各种活动内容进行区分和归类,把性质相近或联系紧密的工作进行归并,成立相应的职能部门进行专业化管理,并根据适度的管理幅度来确定组织的管理层次,包括组织内横向管理部门的设置和纵向管理层次的划分。无论是纵向还是横向的职权关系,都是使组织能够促进各部门的活动并给组织带来协调一致的因素。

②适度和正确授权。在确定了组织机构的形式后,要进行适度的分权和正确的授权。分权是组织内管理的权力由高层管理者委派给各层次和各部门的过程。分权适度,授权成功,则会有利于组织内各层次各部门为实现组织目标而协同工作,同时也使各级管理人员能够产生满足感。

③人力资源管理。人是组织的主体,人群中存在着复杂的人际关系。组织活动包括人员的选择和配备、训练和考核、奖励和惩罚制度,以及对人的行为的激励措施等。

④组织文化建设。组织活动包括为创造良好的组织气氛而进行团体精神的培育和组织文化的建设。无数成功组织的事例证明,组织文化是否良好,对一个组织能否发挥有效作用至关重要。