常言:“一寸光阴一寸金”。时间是人的生命,效率是事业的生命。领导者如何使用和节约时间会影响到领导者的职能活动,最终必然会影响到整个组织的整体贡献。领导者要做时间的主人,要科学地组织管理工作,合理地分层授权,把大量的工作分给副手、助手、下属去做,以摆脱烦琐事务的纠缠,腾出时间来做真正应该由自己做的事。

为了节约时间,领导者应把有限的时间用在自己应该做的领导工作上,应养成写工作日记的习惯(要处理某工作的当时记录),进行分析研究总结,以便发现有不少时间是浪费在无谓的小事上,及时纠正,找出合理使用自己时间的方法。

1）定期分析，不断改进和管理好自己的时间

一个好的现代企业领导人,应该是一个能够艺术地控制时间的人,一个会控制自己去抓大事的人。对于一个现代企业的领导人来讲,他的时间也是有限的。作为一个现代企业领导者,每天要处理的事情很多,所以就应考虑时间的问题,哪些需要急办,哪些可以后办,即使办也应该讲究效率,节省时间,而不该事无巨细,事必躬亲。领导者应该学会主宰自己的时间,而不能被时间所主宰。不妨记录自己的时间,诊断自己的时间,找出自己的时间浪费在哪里,如分析自己用的时间哪些是无效的,哪些是可以由他人代替的,哪些是浪费了下属的时间,然后分别加以改进,更集中地利用好自己的时间。因为领导者,他肩负着比一般人更多、更重的主要责任,所以他们的工作应该是宏观的、全局性的。领导的主要任务就是研究大政方针,谋划企业的发展策略,而不是局限于具体事的事务。没有哪一个企业领导会不考虑成本问题,在经济学中,我们把放弃了可供选择的东西的代价,叫作机会成本。当一个领导者整天忙于具体事物,而没有时间去考虑大事,使企业的经营受影响时,这个机会成本就太大了。从时间的稀缺性上讲,也是不现实的,如图5.14所示。

图5.14　使用时间管理矩阵图

2）将时间“打包”，互不打扰(www.daowen.com)

一般来说,专心才能做好事情,在固定的某一时段,“专一不二”地只做一件事情,或在最低批量时间内,只集中精力于一件事,即所谓把时间“打包”。它往往有利于节省时间。将事情排序,分轻重缓急,采取ABC的工作方法,如图5.15所示。

图5.15　ABC工作法

3）把握开会时间，提高开会效率

开会是交流信息的一种有效方式。领导离不开会议,但开会也要讲究艺术。工作中有些领导每年都要开几十次甚至上百次会,但重视研究和掌握开会艺术的人却不多。有些领导整天沉溺于文山会海之中,似乎领导的职能就是开会、批文件,开会是否解决了问题、效率如何,却全然不顾。只要开了会,该传达的传达了,该说的说了,就算尽到了责任,就可以心安理得。至于是否解决问题,落在实处从不过问。其实,不解决问题的会有百害而无一利。开会也应讲求经济效益。为了节省时间、提高效率,领导召开会议一定要注意分清会议性质。研究工作的会议,领导者的水平和艺术就是当各种主要意见都发表了之后,要及时把大家正确的意见集中起来,成为集体的意志,使与会者既明确了工作方向,又感到自己的意见受到了重视。切忌翻过来倒过去无休止地讨论,或总结时发表一套早已准备好了的与大家的意见无关的意见,使参加者不仅意志不统一还会产生不被重视之感。部署工作的会议,必须每会有决定、每事要落实。不要百家争鸣、各抒己见,因为这样,不仅容易造成思想混乱,而且还会使会议议而不决,从而降低会议的效率。二要注意控制会议的规模和时间,可参加可不参加的人不参加,可列席可不列席就不列席,可用小会解决问题的绝不召开大会,开一小时的会,绝不开两小时。三要注意检查会议的内容。议题不明确的会不开,议题多的会不开,准备不充分的会不开。在会上,离题的话不讲,空话套话不说,重复的言不发。实践说明,凡有作为的领导,都特别珍惜时间,讲究掌握时间的艺术,注重工作效率的不断提高。

领导人、处理事、安排时间是每一个领导者都要遇到的问题,要掌握科学的领导方法,必须同自己所从事的领导工作结合起来。对于从事具体领导工作的每个人,要注意结合自己工作特点,加强理论学习,充分利用自身良好素质和人格魅力,巧妙运用领导艺术,才能取得比较理想的领导效果。