1）沟通网络的概念

在信息沟通的过程中,无论是哪种类型的沟通,都必须经过一定的沟通途径或渠道,这种由不同的沟通渠道所组成的结构形态,被称为沟通网络。对信息沟通的形态进行研究是组织行为学中的一个非常重要的课题。沟通网络不仅影响群体工作效率,而且还影响群体成员的心理效应和群体心理气氛。其主要形态可分为正向沟通网络和非正向沟通网络两种。沟通网络能否充分地发挥作用,关键在于是否符合下述要求:

①沟通网络必须清楚划定;

②组织中每一位成员必须有自己明确的沟通网;

③沟通线路必须是直接的或间接的;

④要经常使用正式的沟通线;

⑤负责沟通的中心人物必须具备一定的能力,能够胜任工作;

⑥当组织开展活动时,沟通线路不可中断;

⑦所有的沟通资料必须真实,没有虚假成分。

2）沟通网络形态

群体中不同形态的沟通网络直接影响着群体的活动效率、情绪状态。因此,建立适当的沟通网络对提高管理效率有着重要意义。大多数对群体的研究是在实验室进行的,因此,研究结论受到人为因素的限制,即局限在小群体中。

(1)正向沟通形式

群体中不同的沟通网络结构对群体活动的效率有不同的影响。美国心理学家莱维特对正向沟通网络的效率问题进行了研究和实验。实验中,莱维特用若干块隔板把坐在桌子四周的5名被试者分开,隔板上打有若干个小洞,小洞的数目可依实验的需要进行增减或改变布局。被试者不允许说话,只允许通过传递纸条来交流信息。莱维特对群体中不同的沟通网络结构进行了比较和研究,并在此基础上总结出了如图4.4所示的5种沟通网络类型。(www.daowen.com)

图4.4　5种沟通网络类型

图4.4中所列的沟通网络结构反映的是一个由5人组成的群体所进行的双向信息交流的情况。实验的结果表明,每种网络结构都既有优点又有缺陷。比如,链式(图4.4(a))的传递速度最快;环式(图4.4(c))有利于提高全体成员的士气,使大家都感到满意;轮式(图4.4(b))和链式在解决简单问题时效率最高,而在解决复杂问题时环式和全通道式(图4.4(d))最为有效;“Y”式(图4.4(e))兼有轮式和链式的优点,传递信息快,但成员的满意感较低。

虽然上述5种沟通形态是在实验条件下提出的,但对企业管理的实践却有着不可否认的启发意义。同时还需注意的是,实际中的沟通形态多种多样,不仅仅局限为上面所介绍的5种形态。因此,企业的管理者应结合本企业的实际来研究本单位的正向沟通形态,以保证上下左右以及各部门之间的信息沟通渠道的有效和畅通。

(2)非正向沟通形式

所谓非正向沟通网络是指群体和组织中未经组织批准的信息自由传播渠道所形成的沟通结构形态。它是人们在交往中自然形成的,既无法定关系,也无固定形态和特定目的。除了正向的沟通渠道外,信息传递还能通过非正向沟通网络进行,这就是所谓的“小道消息”的传播途径。“小道消息”的传播属于典型的非正向沟通网络的表现形式。经实验研究发现,小道消息的传播方式主要有以下4种:

①单线式沟通。它是信息发送者通过一连串的人把消息传递给最终的接收者。如图4.5(a)所示。

②集束式沟通。这是一种选择性很高的沟通形式。它是把小道消息有选择地传递给自己的朋友或有关的人。在非正向沟通网络中,此种形式最为普遍。如图4.5(b)所示。

③流言式沟通。也称闲谈传播式。它是由一个人主动地把小道消息传播给众人。如图4.5(c)所示。

④偶然式沟通。也称“机遇式”沟通。它是由于偶然的机会把小道消息传播给他人,这些人又随时传播给其他人。偶然式沟通没有一定的线路,也并不强调人们的有意传播。如图4.5(d)所示。

图4.5　4种小道消息的传播方式

我们认为,应从两个方面对小道消息的传播加以分析。一方面,散布小道消息可能会涣散人心,任其泛滥下去,会给企业带来不良的影响。所以,对小道消息应加以避免,加以堵塞,比如,保证正向信息渠道的畅通,用正向消息代替小道消息,教育群体成员不传、不听、不信小道消息等;另一方面,由于通过非正向渠道传播消息,人在信息的传播中可以畅所欲言,各抒己见,因而有利于企业领导准确、深入地了解下属的思想情绪和工作情况。可见小道消息也有一定的积极作用。企业领导者应正确地对待小道消息,并在不违背保密原则的前提下,尽可能多地利用各种正向沟通渠道把有关消息告诉给下属。