汶川、玉树地震中的各种可移动文化遗产应急管理工作表明，应对突发性灾害是需要多个部门参与、包括多项业务流程的复杂工作。如何统筹安排多个部门的各项业务流程成为可移动文化遗产应急管理必须思考的问题。为此，需要从系统论的角度出发，运用业务流程管理(Business Process Management，BPM)思想，设计一个可移动文化遗产应急管理。应急管理系统，目的在于帮助档案部门在突发性灾害发生之前科学地设计预案，以最大限度地降低突发性灾害对档案的破坏程度，维护档案遗产的完整与安全。

5.3.3.1　BPM与可移动文化遗产应急管理系统应急管理

BPM是20世纪90年代初美国著名企业管理大师迈克尔·汉默提出的“一种以规范化地构造端到端的卓越业务流程为中心，以持续地提高组织业务绩效为目的的系统化管理方法。”^[7]它“利用先进的工作流技术，在一个存在内部事件和外部事件的环境中，由一组相互依赖的业务流程出发，对业务进行识别、描述、建模、设计、组合和维护，并对其进行持续改进。”^[8][9]优化业务流程之间的组合打破了过去“重业务流程优化、轻业务流程组合”的壁垒，这是BPM的突出贡献。在企业管理领域，多数业务处理遵从“8/2法则”，即处理业务时80%的时间花费在等待、排队或跟踪等流程上，称作“等待时间”；只有20%的时间用于处理业务，称作“任务时间”。传统的应用业务系统偏重于“任务时间”的缩减，而BPM则认为要大幅提高工作效率不仅仅要注重“任务时间”，同时要优化公司的业务流程减少“等待时间”。^[10]2008年国际著名咨询机构Gartner将BPM评为“十大战略性技术”之一。

基于上述分析，可以将BPM思想应用于可移动文化遗产应急管理系统的设计中。一方面可移动文化遗产应急管理系统是由多个业务流程组成的，不仅包括灾害来临时的灾情估测、应灾工作部署和受灾文献抢救等，还包括平时的应灾物资储备、应灾技能培训、应急预案设立以及灾后的受损文献修复、文献工作恢复、经验总结等，对这些流程进行规范和优化，可以缩短“任务时间”。另一方面，可移动文化遗产应急管理系统包含多个参与主体，如汶川地震时的可移动文化遗产应急管理工作是由受灾部门、兄弟部门、气象部门、地质部门、武警部队、政府部门和很多企事业单位等共同参与，不同参与主体的责任不同，统一的管理和安排是确保各主体之间各司其职的同时又相互配合的关键，只有这样才可以减少“等待时间”。可见，BPM可以应用于可移动文化遗产应急管理系统的设计，以提高可移动文化遗产应急管理工作的效率。

5.3.3.2　基于BPM的可移动文化遗产应急管理系统

结合可移动文化遗产应急管理工作的实际，应用BPM时可以分为三个阶段:一是“前期准备阶段”，包括设计目标的确立、设计原则的制定、设计方法的选取等；二是“系统设计阶段”，包括业务流程识别、业务流程描述、业务流程规范、业务流程组合、顶层架构设计以及以此为基础的系统结构图绘制；三是“试用维护阶段”，主要指系统的试用反馈和优化改进。这三个步骤相互衔接、环环相扣、循环往复形成了一个完整的生命周期。

应急管理系统见图5-1。

(1)前期准备阶段

前期准备阶段即确立合理的设计目标以保证设计工作的正确方向，制定设计原则以指导设计工作的顺利开展，选择正确的设计方法以提高设计工作的效率。

①设计目标确立。

图5-1　可移动文化遗产应急管理系统设计方案

由于可移动文化遗产应急管理系统包括多个维度，其目标的设立需要具体分析。首先，在政策环境层面，可移动文化遗产应急管理系统是国家信息安全保障体系的组成部分，因此其设计的首要目标是符合国家信息安全保障体系建设有关政策的基本要求；其次，在系统设计层面，鉴于“如果等待时间能减少50%，那么整体业务时间就可以减少40%”，系统设计的主要目标是缩短“等待时间”^[11]；再者，在具体应用层面，建立可移动文化遗产应急管理系统是为了提高其保管部门应对突发性灾害的能力，最大限度地降低突发性灾害对其破坏的程度，因此其最终目标是抵御和应对突发性灾害。设计时应同时考虑上述三个目标，以政策导向为制高点，以减少“等待时间”为要求，以应对灾害为落脚点。

②设计原则制定。

业务流程设计需要遵循符合组织环境要求、以用户满意为中心和业务流程的资源约束三个原则。^[12]可移动文化遗产应急管理系统是一个特殊的管理系统，它与一般业务流程管理既有共通性又有区别，其设计原则主要包括:一是安全性原则，以国家构建信息安全保障体系的方针政策为指导，最大限度地降低突发性灾害的破坏程度；二是适用性原则，以应对不同类型的可移动文化遗产突发性灾害为目的，尽可能地适应各种突发状况；三是可行性原则，以充分考虑可支配的应灾物资和人力为前提，确保设计成果切实可用；四是综合性原则，以时间、部门、层级等为线索，进行多维立体设计。设计可移动文化遗产应急管理系统时能否遵守上述原则，直接关系到容灾流程管理能否缩短“等待时间”，进而决定着能否实现系统设计的目标。

③设计方法选择。

总分法和要素分析法是流程管理领域比较常用的两种系统分析和设计方法，前者重在把握各个业务流程之间的相互关系；后者在于规范和界定每个业务流程的内容和要求，二者结合使用才可以实现BPM不仅仅缩短“任务时间”还要缩减“等待时间”的目标。“企业业务流程设计是建立在系统思考分析的基础上的，采用系统一体化方法……关注的是整体最优，而不是局部最优。”^[13]

可移动文化遗产应急管理系统设计同样采用总分与要素分析相结合的流程设计方法。使用总分法时，依据活动时间将可移动文化遗产容灾工作结构化、模块化，每个模块下按照活动主体分解成多个工作单元，每个工作单元按照职能划分为具体的工作任务，这样自顶向下层层分解，最终形成一个连贯的工作体系，见图5-2；采用要素分析法时，依据系统论的相关理论将可移动文化遗产应急管理系统分为输入资源、若干活动、活动间关系、活动方式、活动结果、目标实现等组成要素，对各个要素进行分析，找出彼此之间的时间与因果关系，然后根据这些关系对每个业务流程进行开发和设计，见图5-3。

(2)设计实施阶段

图5-2　基于总分法的可移动文化遗产应急管理系统设计思路

(www.daowen.com)

图5-3　基于要素分析法的可移动文化遗产应急管理系统设计思路(以文献遗产为例)

设计实施阶段是依据可移动文化遗产应急管理系统的设计目标和设计原则，采用总分法与系统分析相结合的方法，具体展开可移动文化遗产应急管理系统的各项设计工作，以得到一个功能齐全、结构完整的系统结构图的过程。根据一般业务流程管理系统的设计步骤与过程，可移动文化遗产应急管理系统的设计实施主要包括以下阶段:

①业务流程识别。

“流程”指一个或一系列有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的出现。^[14]活动方式、活动承担者、活动结果是构成流程的三个基本要素，三者相互作用就构成了活动的结果。对流程进行识别就是识别流程的三要素，其常用方法是“通过时间和结果逆向识别”^[15]，即在识别流程时，首先确认预期的流程结果是什么，并判断出与该结果直接相关的事件或人，即寻找流程的终点，然后再根据输入与输出的相应关系，逆向寻找和识别相应的流程，例如将可移动文化遗产保管机构通过培训和演练提高工作人员应灾能力的活动看做一个业务流程。一般情况下，可移动文化遗产应急管理系统主要包括容灾机制建设、容灾预案设立、容灾责任制制定、容灾物资储备、容灾技能培训与演练、档案备份、灾害监测预警、灾情估测上报、应灾工作部署、受灾文献抢救、受灾文献处置、受灾文献修复、灾后工作重建、容灾档案资料收集、灾后经验总结等流程。

②业务流程描述。

业务流程描述是指用人工语言将抽象的业务流程活动主体、活动内容、活动方式、预期结果等表达出来，如《档案工作突发事件应急处置管理办法》将档案工作突发性灾害的监测预警业务流程描述为:各级档案行政管理部门、各级国家档案馆、中央和国家机关档案部门应指定专门机构或人员负责突发事件的日常监测工作，建立突发事件预警机制，及时收集有关政府机构、气象部门发出的预警信息……^[16]这准确地表达了档案灾害监测预警业务流程的三要素，即活动主体是“各级档案行政管理部门……”活动内容和方式是“日常监测、及时收集预警信息等”，活动结果是“防止危害和事故的发生”。

③业务流程规范。

“业务流程的规范主要是指对各项管理业务的范围、内容、程序和处理方法进行规定……”^[17]其主要目的是将各项可移动文化遗产容灾工作与其相应的参与主体联系起来，确保每项工作顺利开展，每个部门各司其职。具体内容包括:依据各业务流程的特点和作用进行命名；对各业务流程的职责范围、程序和方式等进行界定；规范活动主体和权责关系等。业务流程规范通常可以采用文字和图表两种方法，前者操作简单，但是太过抽象不易理解；后者虽然操作起来复杂，但是比较直观、表达清晰，有助于计算机识别和处理。规范的档案可移动文化遗产灾害监测与预报工作见图5-4。

图5-4　“监测预警”业务流程规范

④业务流程组合。

业务流程组合是将功能相近的业务流程结合在一起构成一个相对独立的功能单元，形成系统中层架构的过程。学界对可移动文化遗产应急管理内容进行了研究^[18][19]，这可以为可移动文化遗产容灾提供借鉴。容灾工作所有业务流程可以依据时间与职能组合为五个功能单元:一是筹备防范。这是可移动文化遗产容灾的前提和基础，贯彻了“以防为主，防治结合”的文献保护原则。二是监测预警。这是决定可移动文化遗产容灾响应速度的关键，直接决定着可移动文化遗产容灾工作的成效。三是应急处置。这是最为艰巨的一项任务，与时间赛跑，晚一秒就可能造成难以挽回的受损。四是修复重建。这是尽快恢复可移动文化遗产保护工作和提供利用的保障。五是评估反馈。这是进一步完善可移动文化遗产容灾工作，提升档案部门应对突发性灾害能力的有效途径。上述五个模块前后衔接、相互协调、相互补充，构成了可移动文化遗产容灾工作的生命周期，见图5-5。

图5-5　可移动文化遗产的中层架构

⑤顶层架构设计。

根据BPM的系统设计思想，一个完整的系统还应包含顶层架构，可移动文化遗产应急管理系统的顶层架构是指由其保管部门和相关行政管理人员构成的应急管理工作领导小组，其主要职责是对中层架构中的五个功能模块以及各个功能模块下的基本业务流程进行统筹规划和集中管理。工作内容包括:建立健全可移动文化遗产容灾工作的机制、应急预案和管理责任制；开展应灾技能培训与演练；监督各项可移动文化遗产容灾工作的开展与实施；制定突发性灾害发生时的工作方案；为本单位的可移动文化遗产容灾工作创造条件；加强与兄弟单位之间的交流与合作等。

⑥系统结构图绘制。

为了更好地认识系统和分析系统，把握系统各要素之间的相互关系，需要绘制系统结构图，即用图形、线条、箭头和简单的文字说明表示系统各要素及其关系。利用功能模型IDEFO方法^[20]可以绘制可移动文化遗产应急管理系统结构图，见图5-6。

图5-6　基于IDEFO的可移动文化遗产应急管理系统结构图

(3)试用维护阶段

业务流程的设计不是一蹴而就和一劳永逸的，需要在使用过程中反复修改和优化。可移动文化遗产应急管理系统也是如此，不同的突发性灾害的产生机理、破坏方式、受灾程度以及参与救灾的部门不完全一样。平时的防灾技能培训与演练是试用和检验可移动文化遗产应急管理系统的机会，此外，还可以借助于计算机模拟突发性灾害发生全过程，在虚拟环境下检验系统的合理性、实用性、通用性等。一旦在试用中发现问题，就应该认真分析，提出问题，并积极寻找解决问题的方案，对原有的可移动文化遗产系统结构图进行修改。对于可移动文化遗产应急管理系统的优化可以采用BPM中经常使用的ECRS(取消、合并、重排、简化)流程改进方法^[21]:“取消”所有不必要的业务流程，有必要取消的流程就不必研究如何改进；“合并”必要的工序，不能取消的工作可以研究能否合并；“重排”必需的工作程序，取消和合并后，还要将所有程序按照业务的逻辑或信息的流向进行重排顺序；“简化”必需的工作环节，经过前三步处理后的业务流程还可进行必要的简化。