《水利计量认证现场评审细则》规定,由评审小组组长主持,评审小组将评审汇总情况与被评审质检机构主要负责人及相关人员沟通,取得共识;对未达成共识的可采取必要的补充评审,以便最终达成共识。
当评审组对质检机构的评审意见已经经过内部讨论初步形成后,应该拿出专门的时间与质检机构的领导层进行交流沟通。通过沟通,不仅是向质检机构的领导通报评审信息,而且能够相互交流,进一步核对信息的确定性,保证评审结果的可靠性。
沟通以正式会议形式召开,应由被评审机构安排人员进行会议记录,到会人员应在会议签到表上签到。会议记录经审核无误后和会议人员签到表应作为被评审质检机构的质量文件,按质量文件保管程序保存、备查。
在沟通会议上首先由评审组长说明交流和沟通的目的和内容,会议进行的主要方式。
沟通的目的和内容是对评审组的活动和取得的主要结果进行确认,会议进行的方式首先由评审组的成员分别介绍评审中获取的信息和确认的事实,主要提出问题所在,被评审机构的有关人员可以也应该提出解释和说明以进一步确认事实,以便形成共识。对某问题有不同的意见和看法可以采取各自表述的方式,避免形成辩论。
评审组长首先概括性地通报沟通的问题,主要包括:
(1)评审过程简单的回顾,得到的主要信息情况,对被评审质检机构的总体印象。
(2)评审中发现的不符合项,逐项介绍,评审过程中获得的信息证据。
(3)拟确认的质检机构的技术能力和授权签字人审核和考核的情况和意见。
(4)初步拟定的评审意见、整改意见、评审结论及其说明。(www.daowen.com)
(5)提请被评审机构领导层注意应在一定的时间内按整改意见安排实施整改并提交整改报告。
评审员还可以进一步补充认为需要沟通的问题,也可以对一些需要补充说明的问题进行较为详细的说明。
评审组成员通报完毕后,被评审机构的有关人员可以进行简短的商议,然后请相关人员发表意见。评审组成员应该认真听取,对一些明确无误的说明,可以立即更改相关意见;对于不能更改的事项,应说明维持原结论的原因;对于需要进行调查补充取证尚不能立即做出决定的,应安排补充调查,以取证的事实作为是否修改意见的依据。
评审组通报的结论性意见,尤其是不符合《评审准则》条款规定的部分,质检机构可能会有不同的意见或看法,这是正常的。因为在前面已经提到,评审的过程是一种抽样调查取证的过程,客观上有风险存在,评审组在很短的时间内取得的信息有可能在某些方面存在一定的片面性,因而形成的意见也有可能产生一定的偏差。
《水利计量认证现场评审细则》中明确,如果对评审小组的评审结果和结论有异议,被评审机构可以提出不同意见。评审组全体成员应该抱有虚心的、诚恳的、实事求是的态度听取被评审机构有关人员的申诉和说明,鼓励他们把意见充分表达出来,并提供相关的证据。这样做有利于评审组更加全面地了解事实,调整对问题的认识,使最终得出的评审意见、整改意见和评审结论更加符合被评审质检机构的实际情况,也有利于被评审质检机构的有关人员更加深刻地认识问题和解决问题。
当出现意见分歧时,当事的双方都有可能产生焦躁的情绪,评审组长和评审员应该注意营造一种良好的氛围,首先调整好自己的心态,尤其不能采取以势压人的态度恶化交流的气氛。双方都要摆正自己的位置,以客观事实为依据,平心静气地摆事实,讲道理。这样做有利于交流和沟通,以势压人或钻牛角尖只会使双方情绪更加对立,不利于弄清事实。双方共同核对事实情况,补充新的事实证据,对照《评审准则》有关条款进行分析,既有利于把事实查清,也有利于双方对评审意见达成共识。
当然只要对所取得的事实证据经过认定无误,尽管被评审机构的有关人员仍然持有不同的看法,评审组也可以坚持已经得出的结论意见,不必强求统一认识。评审组应该在评审报告中专门列出未取得统一认识的问题并予以说明,提请有关方面进一步确认、决定,同时告知被评审质检机构有保留意见并向水利部计量办公室反映的权力,提请他们按手续反映情况。
在沟通中双方应对评审过程中的配合进行总结、交流,以便在今后的评审工作中改进。
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