《评审准则》要求，质检机构的质量体系要素应形成文件。也就是说质检机构对实施质量管理所需要的组织结构（包括岗位职责）、程序、过程和资源应采用文件化的形式列出有效的一体化的技术和管理程序，指导质检机构的工作人员、设备及信息的协调活动。

质量体系文件是保证质检机构质量体系正常运行、开展检测/校验活动的依据和证实材料，因此，要求文件体系必须有较好的有效性和适应性。

文件失控将对质检机构的质量活动造成重大影响。因此对质量体系文件的审查也是考核质检机构管理体系有效性的重要内容。

文件资料审查主要包括质量体系文件和其他与质检机构质量活动有关的资料档案文件。

无论软件小组还是硬件小组，在评审质量体系文件时首先应该注意的是文件的完整性。《评审准则》明确规定了需要编写的文件，在审查时应一一对照进行检查。

文件的审查，还应注重其有效性和可操作性。编写的文件应符合本质检机构实际情况。质检机构的检测行为和运行过程必须是按照编写的文件执行的，因此应该注重检查文件在质检机构各过程运行中的作用。(www.daowen.com)

文件的审查还应该注意其细节的描述，文件要有可操作性。有的单位只注重文件的编写，却不注意文件的操作性，在细节上没有予以阐述或规定，造成有文件却无法执行的尴尬局面。

文件的审查还需要注意文件之间的连贯性和协调一致性。有的单位在编写文件时，各写各的，没有统一协调的责任部门或责任人对文件进行协调审查，或者指定的协调部门责任人没有起到应有的协调和把关作用。因此，形成文件之间接口不顺畅，有漏洞，或问题阐述不一致，甚至对有的问题出现相互矛盾，到执行时，检测人员无所适从。

对检测报告和记录等质量文件的检查，应对照有关规定进行。尤其应注意其是否符合规定的格式、信息是否完全、描述是否适当、结论是否符合要求、需要履行的审查和批准手续是否有效。

其他质量文件，包括检测活动文件和质量管理活动文件应重点审查。这些文件真实地反映出质检机构日常运行的状况，所保存的文件应按档案保管要求尽可能统一规格，逐页编号，以防丢失并便于查找。要注意审查文件保管是否符合规定，并且完整；文件保管是否分类、有序，是否有目录供查阅，文件是否有缺失。