12.1　实验室应有适合自身具体情况并符合现行规章的记录制度。所有的原始观测记录、计算和导出数据、记录以及证书副本、检验证书副本、检验报告副本均应归档并保存适当的期限。每次检验的记录应包含足够的信息以保证其能够再现。记录应包括参与抽样、样品准备、检验人员的标识。记录更改应按适当程序规范进行。

这里指的记录是包括质检机构质量文件上规定的所有记录，也可以看作是质检机构的档案制度所要求的部分，它包括质量体系管理记录、检测过程记录、检测状态记录、出具证书（报告）记录、信息收集与质量反馈记录等。凡是需要留有痕迹的工作均应有相应的记录。

在计量认证评审（包括内审和外审）时，若不能出示相应的记录，则视为相应的工作没有进行。

在对技术检测过程中的原始记录是否齐全、准确、合理、有效，有以下主要判别内容：

（1）记录格式是否规格化。

（2）记录的计量单位是否正确。

（3）被测试（校）样品记录是否符合相应“程序文件”的要求。

（4）检测/校准日期是否已记录。

（5）必须要有环境条件记录的是否已填写。

（6）检测/校准方法的名称和代号（标准、细则）是否已记录。

（7）所用的仪器设备的名称、型号、编号、使用前后的状态是否已记录。

（8）检测过程的情况记录是否完整。

（9）校准或检测记录、校核人员签名。

（10）检测数据的原始记录原始性的鉴别。

（11）记录的更改是否符合程序文件规定的要求。

（12）数据的计算及有效位数、有效数字的修约是否符合有关规定。(www.daowen.com)

（13）记录上的文字表达是否简洁、明了、准确。

（14）记录是否有可追溯性。

（15）记录是否有可保存性。

（16）记录的归档情况。

（17）记录的整体质量是否满足相应质量文件的要求。

对记录保存适当期限的含义是指：对于管理类记录（内审、反馈、纠正……）一般其保存期不少于一个评审周期，即5年；当记录具有追溯性意义或有改进工作参考价值或作为修改质量体系文件依据时，应进一步延长保存期限；对于技术性记录，如工程建设的检测记录，基于当前国家提出工程质量终身负责制的原因，其保存期限应与国家要求相一致；对于产品的检验，应与该产品的更新换代年限基本一致。

检测过程的原始记录表格中应包含足够的信息项目，其目的是在必要的情况下，根据这些信息量能复现相应的检验过程。

在原始记录上（不一定在同一张记录纸上）应能识别出参与抽样、样品处置和准备、检验及校核的人员，该人员应在相应的位置上签字，不允许其他人代签，也不允许采用盖个人名章的方式，以防止盗用。

原始记录的更改方式应有明确的规定，其原则是“谁记录谁改正”，不允许校核者、计算者、审核者直接修改检测原始数据。在规定中应有相应的授权范围。

在评审中主要通过检查各类管理性的原始记录和近二三年来的检测报告的文件档案，看是否有相应的文字记录，重点检查发出的检测报告的原始件，包括委托合同/协议书、下达的任务书、样品的流转单、检测的原始记录等，当发现有缺失、不按程序文件规定进行修改的检测原始记录等，应提出相应的整改意见。

12.2　所有记录（包括8.4条中有关校准和检验仪器设备的记录）、证书和报告都应安全贮存、妥善保管并为委托方保密。

本条的要求是质检机构所有的形成文字材料的原始件均应作为档案归档，归档的技术性要求应遵照《档案法》规定办理。

一般来说样品保管室（库）、可携带的仪器设备保管室及档案室是一个质检机构的缩影，它能在一定程度上反映出质检机构的管理水平。

在评审中主要检查是否有相应的程序文件，且有较好的可操作性。