《中华人民共和国合同法》规定,建设工程实行监理的发包人应当与监理人采用书面形式订立委托监理合同。业主与监理企业签订的委托监理合同,与其在工程建设实施阶段所签订的其他合同相比较,最大区别表现在标的的性质上。勘察设计合同、施工合同的标的是智力成果或物质成果,而监理合同的标的是服务,即监理工程师根据自己的知识、经验、技能,受业主委托为其所签订的其他合同的履行实施监督和管理的职责。
由于监理合同的特殊性,作为合同一方当事人的监理企业,仅仅是接受业主的委托,对业主签订的设计、施工、承揽等合同的履行实施监理,其目的也仅限于通过自己的服务活动获得酬金,而不同于上述合同的承包方是以经营为目的,通过自己的技术、管理等手段获取利润。监理合同表明,受业主委托的监理企业不是建筑产品的直接经营者,不向业主承包工程造价。如果由于监理工程师的严格管理或者采纳了监理工程师的合理化建议,在保证质量的前提下节约了工程投资,缩短了工期,业主应按监理合同中的约定给予奖励,这只是对监理企业提供优质服务的奖励。
监理企业与承包单位是监理与被监理的关系,双方没有经济利益的关系。由于监理工程师的有效工作而使承包单位节省了投入时,监理企业也不参与承包单位的盈利分成。
3.6.2.1 建设工程监理合同的基本形式
建设工程监理合同主要有下列四种基本形式:
(1)正规合同。根据法律要求并经当事人协商签订的合同。
(2)信件合同。在正规合同签订后,双方协商签订的某些追加任务的协议。
(3)委托通知单。通过委托方发出交代任务的委托通知单,把监理委托合同中由监理企业提出的建议正式转为监理企业接受的协议。
(4)标准合同。世界上有各种工程咨询委托合同格式。最常用的一种标准委托合同格式是由国际咨询工程师联合会颁发的《雇主与咨询工程师项目管理协议书国际范本与国际通用规则》,它的主要内容包括:国际标准合同格式和国际标准合同通用规则(分为一般条款和特殊条款两部分),以及服务范围、报酬与支付等三个附录。我国常用的标准合同有:建设工程委托监理合同示范文本;公路工程建设监理合同示范文本;水利工程建设监理合同示范文本等。
3.6.2.2 建设工程监理合同的主要内容
虽然委托监理合同的形式多种多样,但其基本内涵并没有实质上的区别。一个完善的、符合法律要求的建设委托监理合同,一般都应该包含下列主要内容:
1.签约各方的确认
委托合同的首页应说明签约双方的身份,包括业主和监理企业的名称、地点、经济性质等。为了便于合同的书写,一般都采用缩写方式表示双方的名称,即业主或委托方称为甲方,监理企业称为乙方;且用“工程师”来代替“监理工程师”等。
2.合同的一般性描述
一般性描述是引出合同“标的”的过渡,比较简单,常用一些套语,如“鉴于……”,在标准合同文本中这些叙述常被省略。
3.监理企业应履行的义务
监理企业应履行的义务的叙述,一般分为:①受聘监理工程师义务的描述;②被委托的监理项目概况的描述。
4.监理企业提供服务的详细内容
在委托监理合同中,应以专门的条款对监理企业准备提供的服务内容进行详细说明。由于每个委托监理合同要求监理企业提供的服务内容不同,因此对服务内容都必须加以特定说明,以避免产生合同纠纷。
5.费用条款
费用是委托监理合同中不可缺少的重要条款,应具体明确地规定费用支付额度、支付方式和支付时间。在国际工程项目建设委托监理合同中,还应规定费用支付的货币种类。在委托监理合同中除对酬金应明确规定外,对监理活动中产生的某些特殊费用,如监理成本补偿费用、可报销费用、特殊项目监理费用及个别专业高级监理人员的酬金及补贴费用等,都应作出特殊规定。
6.业主的义务
业主除按合同规定支付监理服务费用外,还应为监理企业执行监理任务提供有效的支持和帮助。一般情况下,业主的义务有:
(2)为监理企业提供技术文件、工作资料、数据及有关信息等服务。
(3)为监理企业提供与监理业务有关的工作支持,如办公用房、交通工具、检测与试验手段。
(4)协助监理企业做好监理活动中的各种协调工作,如办理有关手续及批件、处理参与建设各方的关系等。
(5)及时解决监理活动中的有关紧急费用补偿支付等。
(6)应及时批复监理工程师送给业主的各种请示函件、文书及报告等。
业主承担的上述义务,在监理委托合同中应作出明确的规定。
7.维护业主利益的条款
在委托监理合同中,应有维护业主利益的相关条款。一般应包括下述基本内容:
(1)监理工作进度计划。
(2)要求监理企业进行某种类型的保险或向业主提供类似保险(如业主借给监理企业使用的部分财产保险等)。
(3)监理企业不能超越业主授权范围。
(4)业主有权察看或审查有关监理记录和技术资料,监理企业应按监理合同规定向业主提供工作报告。
(5)监理企业不得将合同承担任务转包或分包给第三方;监理企业违背合同或不能满意地履行合同时,业主有权终止合同;监理企业派出的监理人员不称职,业主有权提出撤换的要求等。
8.维护监理企业利益的条款
在委托监理合同中除应明确规定监理服务费用和补偿费用外,还应有维护监理企业利益的有关条款。概括起来主要有以下内容:
(1)明确不应列入监理的服务项目。
(2)因改变监理工作范围所委托的附加工作应支付的服务费用的标准。
(3)因非人为的意外原因造成监理工作进度延误,监理企业应得到的补偿标准。
(4)因业主的过失或责任给监理企业造成损失,应由业主承担责任,如由业主方引起的额外费用负担;未按合同期限及时审批监理工程师递送的报告、信函而造成损失,应由业主承担责任等。
(5)因业主终止委托监理合同造成经济损失,监理企业有权要求业主合理补偿。
9.总结条款
比较规范的经济合同都有一些总结条款,如表明签约各方的权利;合同修改;终止或其他紧急情况的处理程序,以及一些不可抗力造成不能履行合同的条款等。
3.6.2.3 监理合同的订立(www.daowen.com)
首先,签约双方应对对方的基本情况有所了解,包括:资质等级、财务状况、工作业绩、社会信誉等。作为监理企业,还应根据自身状况和工作情况,考虑竞争该项目的可行性。其次,监理企业在获得业主的招标文件或与业主草签协议之后,应立即对工程所需费用进行预算,提出报价,同时对招标文件中的合同文本进行分析、审查,为合同谈判和签约提供决策依据。无论何种方式招标中标,业主和监理企业都要就监理合同的主要条款进行谈判。谈判要具体,责任要明确,要有准确的文字记载。作为业主,切忌以手中有工程的委托权,而不以平等的原则对待监理方。应当看到,监理工程师的良好服务,将为业主带来巨大的利益。作为监理方,应利用法律赋予的平等权利进行对等谈判。对重大问题不能迁就和无原则让步。经过谈判,双方就监理合同的各项条款达成一致,即可正式签订合同文件。
1.监理委托合同谈判与签约的基本程序
(1)介绍谈判小组各方成员,宣布谈判内容和程序。
(2)递交授权书。监理企业代表递交委任其参与谈判和签约的授权书,以便使签署的合同具有法律效力。
(3)复查。讲解监理任务书的范围、目标和要求等。若双方对监理任务书的理解有分歧,应当磋商达成一致意见。
(4)协商工作计划及人员配备。双方对监理计划及人员配备应协调统一。若业主对参与项目监理人员资格提出异议,监理企业应对人员配备作出必要的调整。
(5)对业主提供的人员、设备和设施应拟定清单、提供计划,以及对有关费用承担达成协议。
(6)审查监理企业的项目财务大纲。只有通过全面协商达成一致意见后,才能进行合同财务条款的审查。
(7)合同批准和签字。合同得到签约各方批准后,正式签订合同。在合同批准期间,双方应商定服务开始时间和工程开工安排的有关事项,确定开工时间。
2.建设监理委托合同谈判与签约的注意事项
在建设监理委托合同谈判和签约过程中,监理企业应注意下列事项:
(1)建设单位应委托项目协调人。项目协调人又称“业主代表”,全权代表业主从事监理企业选择、合同谈判等工作。
(2)监理企业应做好合同谈判的准备。包括谈判组织及谈判代表的选定、谈判资料的准备等。
(3)谈判人员应做好合同谈判准备。包括对谈判内容的了解,对谈判对手、谈判艺术及风格的掌握,制定谈判对策和策略,使谈判人员在谈判前有充分的精神、心理准备,使其达到相互尊重与理解,在求同存异、互利互惠的基础上,寻求谈判双方责权利的一致性,确保谈判顺利成功,促成合同或协议的签订。
(4)签订涉外工程监理委托合同时注意的事项。具体包括以下内容:
1)由于合同的生效期与服务开始日期往往不同,因此应分别在合同中明确生效期与服务开始的具体日期。
2)对“不可抗力”的含义应明确,在合同中应规定在不可抗力条件下监理活动内容和合同暂停、停止或延续,以及监理企业在不可抗力条件所采取行为的支付补偿等。
3)明确监理人员的工作时间、加班和休假时间。
4)明确监理过程中咨询成果的归属问题。
5)明确业主提供人员、服务、设备、设施和财产清单及费用支付方法等。
6)明确监理企业服务费用支付条款,包括支付方式、支付时间、结算方法、货币种类及汇率,以及违约罚款和预付比例等。
8)合同争议解决方式,如调解、仲裁和诉讼等条款。
3.6.2.4 建设监理合同的履行
1.业主的履行
(1)严格按照监理合同的规定履行应尽的义务。监理合同规定的应由业主方负责的工作,是使合同最终实现的基础,如外部关系的协调,为监理工作提供外部条件,为监理企业提供获取本工程使用的原材料、构配件、机械设备等生产厂家名录等,都是监理方做好工作的先决条件。业主方必须严格按照监理合同的规定,履行应尽的义务,才能有权要求监理方履行合同。
(2)按照监理合同的规定行使权利。监理合同中规定的业主权利,主要有如下三个方面:对设计、施工单位的发包权;对工程规模、设计标准的认定权及设计变更的审批权;对监理方的监督管理权。
(3)业主的档案管理。在全部工程项目竣工后,业主应将全部合同文件,包括完整的工程竣工资料加以系统整理,按照国家《档案法》及有关规定,建档保管。为了保证监理合同档案的完整性,业主对合同文件及履行中与监理企业之间进行的签证、记录协议、补充合同、备忘录、函件、电报、电传都应系统地认真整理,妥善保管。
2.监理企业的履行
监理合同一经生效,监理企业就要按合同规定,行使权利,履行应尽的义务。
(1)确定项目总监理工程师,成立项目监理机构。每一个被监理的工程项目,监理企业都应根据工程项目的规模、性质,业主对监理的要求,委派称职的人员担任项目的总监理工程师,代表监理企业全面负责项目的监理工作。总监理工程师对内对监理企业负责,对外对业主负责。
在总监理工程师的具体指导下,组建项目的监理机构,并根据签订的监理委托合同,制定监理规划和具体的实施计划,开展监理工作。
一般情况下,监理企业在承接项目监理业务时,在参与项目监理的招标、拟定监理方案(大纲),以及与业主商签监理委托合同时,应选派人员主持该项目工作。在监理任务确定并签订监理委托合同后,该主持人即可作为该项目总监理工程师。这样,项目的总监理工程师在承接任务阶段就早期介入,从而更能了解业主的建设意图和对监理工作的要求,并与后续工作能更好地衔接。
(2)进一步熟悉情况,收集有关资料,为开展建设监理工作做好准备。具体内容包括:
1)反映工程项目特征的有关资料包括:工程项目的批文;规划部门关于规划红线范围;土地管理部门关于准予用地的批文;批准的工程项目可行性研究报告或设计任务书;工程项目地形图、工程项目勘测、设计图及有关说明。
2)反映当地工程建设报建程序的有关规定包括:当地有关拆迁工作的有关规定;当地关于工程建设应交纳有关税、费的规定;当地工程项目建设管理机构关于资质管理的有关规定;当地关于工程项目建设工程监理的有关规定;当地关于工程项目建设招投标制的有关规定;当地关于工程造价管理的有关规定等。
3)反映工程所在地区技术经济状况及建设条件的资料包括:气象资料;工程地质及水文地质资料;交通运输(包括铁路、公路、航运)可提供的能力、时间及价格等资料;供水、供电、供热、供燃气、电信等可提供的容(用)量、价格等资料;勘测设计单位状况;土建、安装施工单位状况;建筑材料及构件、半成品的生产、供应情况等。
4)类似工程项目建设情况的有关资料包括:类似工程项目投资方面的有关资料;类似工程项目建设工期方面的有关资料;类似工程项目的其他技术经济指标等。
(3)制定工程项目监理规划。工程项目的监理规划,是开展项目监理活动的纲领性文件,根据业主委托监理的要求,在详细占有监理项目有关资料的基础上,结合监理的具体条件编制,其内容包括:工程概况;监理范围及目标;监理控制措施;监理组织;项目监理工作制度等。
(4)制定各专业监理工作计划或实施细则。在监理规划的指导下,为具体指导投资控制、质量控制、进度控制的进行,还需结合工程项目的实际情况,制定相应的实施性计划或细则。
(5)根据制定的监理工作计划和运行制度,规范化地开展监理工作。作为一种科学的工程项目管理制度,监理工作的规范化体现在:
1)工作的顺序性。即监理的各项工作按照一定逻辑顺序先后展开,从而能使监理工作有效地达到目标而不至于造成工作状况的无序和混乱。
2)职责分工的严密性。建设监理工作是由不同专业、不同层次的专家群体共同来完成的,他们之间严密的职责分工,是协调监理工作的前提和实现监理目标的重要保证。
3)工作目标的确定性。在职责分工的基础上,每一项监理工作应达到的监理目标都应是确定的,完成的时间也应有时限规定,从而能通过报表资料对监理工作及其效果进行检查和考核。
(6)监理工作总结归档。监理工作总结包括三部分内容:第一部分是向业主提交监理工作总结;第二部分是监理企业内部的监理工作总结;第三部分是监理工作中存在的问题及改进的建议,以指导今后的监理工作,并向政府有关部门提出政策性建议,不断提高我国建设工程监理的水平。
全部监理工作完成后,监理企业应注意做好监理合同的归档工作,监理合同归档资料应包括:监理合同、监理大纲、监理规划、监理工作中的程序性文件。
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