归档是各职能部门按照档案部门的要求，将办理完毕的文件材料按要求进行整理后，向档案部门移交的过程。

移交是各有关单位按要求将档案移交给另一个单位的档案部门或档案馆。

无论是归档或移交，都应按规定办理档案交接手续。

1. 项目文件什么时间归档、归档份数（用于对施工、业主单位的指导）

各施工、监理单位应在项目完成3个月内，将整理完毕的项目文件向建设单位移交归档，编制一式两份移交目录，移交时经清点无误，交接双方在目录上签字。

归档份数。项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：

（1）项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）。

（2）工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料。

（3）当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件。

（4）流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料。

2. 归档文件的质量要求是什么

（1）归档的项目文件应为原件。

（2）归档文件应完整、准确、系统，字迹清楚，图样清晰、整洁，签字盖章手续完备。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制。

（3）卷内文件的书写材料应符合档案保护的要求。

应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水。不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（4）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。不得使用计算机出图的复印件。

3. 如何汇总移交工程档案资料

整理完毕的工程档案资料，移交时应按以下原则进行：

（1）实行总承包的，应由总承包单位负责向建设与管理单位移交。

（2）实行分包的，应由各承包单位向建设单位移交，或由建设单位委托一个承包单位汇总后，再向建设与管理单位移交。

（3）实行监理制的，应由监理部门负责审查合格后，再由各有关单位向建设与管理单位移交。

（4）审核与移交均应履行签字手续。

4. 何时进行移交与接收工作

移交与接收的时间，应视工程建设的实际情况而定。

一般讲，单位工程完工后，应完成有关工程档案的收集、整理工作，随后即可进行移交与接收工作。

整个工程档案资料（包括竣工验收的文件材料）的交接工作，应在竣工验收后的3个月内完成。项目尾工档案资料的交接工作，应在尾工完工后的一个月内完成。

5.《监理日志》移交给谁？《施工记录》和《施工日记》由谁保管

答：（1）《监理日志》移交给项目法人，由项目法人长期保管。

（2）《施工记录》和《施工日记》由运行管理单位长期保管。

6. 如何移交

（1）480号文对归档与移交的要求是什么？

水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；

监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续；

监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。(www.daowen.com)

（2）监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行哪些手续？

答：审核、签字手续。

（3）监理对施工单位提交的归档材料审核后如何处理？

1）对审核中发现的问题，将归档材料退回施工单位，要求修改后重新报送，直至监理认为没有问题为止。

2）审核没有问题后，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的《专题审核报告》。（这是一条新规定）

（4）填写《工程档案交接单》（480号文中附件5表）。

7. 归档范围

1. 监理部需要移交给业主的档案包括哪些内容

见480号文附件3《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》。

水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表　

续表　

注　长期为20～50年；短期为15年内。

2. 承包商需要移交给业主的档案包括哪些内容

见480号文附件3《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》。

水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表　

续表　

注　长期为20～50年；短期为15年内。

3. 设备材料、设备试车、竣工验收的归档文件材料包括哪些内容

水利工程建设项目文件材料归档范围　

续表　

4. 监理部需要向监理公司上交的档案材料包括哪些内容

（1）监理部向公司上交的归档文件材料：

1）监理规划、监理实施细则、监理月报。

2）项目划分及批复。

3）安全施工要求。

4）外观质量评定方案及审批文件。

5）监理工作报告。

6）监理大事记。

7）单位工程验收和工程项目竣工验收材料。

8）有关声像资料。

（2）上报材料的格式要求。监理规划、细则、月报、报告的主要内容按《水利工程建设项目施工监理规范》（SL 288—2003）附录A、B、D的有关规定编写。字体一律是宋体，一级标题用3号字加黑，其余4号字。

以上规定是对大中型工程项目的归档要求，其他水利工程可参照执行。

（3）监理部上报公司的文件时间要求。每月初（原则上每月5日前）向公司报上个月的监理月报，其余文件材料在编写结束后及时上报。