1. 项目法人对工程档案工作应负何责任

项目法人对工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责（水办〔2005〕480号）。

早在2001年在水利部《印发关于贯彻落实加强公益性水利工程建设管理若干意见的事实意见的通知》（水建管〔2001〕74号）中，也明确将工程档案管理（含对参建单位档案工作的监督、指导）列入了项目法人的职责，并将其纳入了对其的考核内容之中。2009年水利部《关于加强水利工程档案工作的通知》（水办〔2009〕164号）中再次强调：“项目法人是工程档案工作的责任主体，法人代表要充分认识自己的责任，加强对工程档案工作的领导，重点解决好工程档案工作机构、管理人员、工作经费、设备设施与安全管理等基本问题，为保障工程档案工作的一发开展创造条件。”

在《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）中，国家档案局还明确全部项目档案的汇总整理或组织应由建设单位（项目法人）负责。具体工作包括：设计、制定统一的项目档案分类编号体系，并组织实施；对全部档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明；负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。

2. 如何衡量工程档案资料的完整、准确、系统

（1）所谓完整是指应归档文件材料不能缺项。即应归档文件材料的类项必须要齐全。工程建设不同阶段的档案资料要齐全，每个阶段产生的档案资料也要齐全。

（2）所谓准确是指档案资料反映的内容要准。其中包括文字、数字、图形都要准确，特别是竣工图，要能够准确反映工程建设的实际。

（3）所谓系统是指所有应归档的文件材料，应在整理过程中注意保持它们之间的有机联系，相关的文件材料应尽量放到一起。特别要注意工程项目文件材料的成套性。

3. 水利工程档案的归档与审核工作由谁来负责

水利工程建设项目档案的归档工作，一般应有产生文件材料的单位或部门负责，并由各参建单位的技术负责人对其提供的档案的内容及质量负责（要进行审核、签字）；监理工程师对施工单位提交的归档文件材料负有审核责任，并应履行审核签字手续；监理单位还应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量的专题审核报告。

4. 竣工验收资料的审核，主要包括哪几个方面的内容

（1）材料、设备、构件质量检验资料的审核。

（2）试验、检验及有关质量评价资料的审核。

（3）中间验收（包括隐蔽工程）记录及施工记录审核。

（4）竣工图的审核。

5. 监理工程师如何审核工程档案资料

具体要求：

（1）对于质量检验资料的审核，要求必须如实反映情况、不得擅自修改、伪造和事后补做。

（2）对于质量评价资料的审核，要求各种试验、验收、质量评价等资料必须齐全、完整。

（3）对于竣工图的审核，要求如实记录并反映各种地下、地上建筑物的详细情况，特别是要能反映出设计变更后的真实情况。

（4）所有工程档案资料均应按工程档案管理的要求，分类进行整编。

6. 是否所有水利工程都要进行档案专项验收

水利工程档案验收是工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行（非大中型水利工程档案验收可以和工程竣工验收同时进行）。但大中型水利工程在工程竣工验收前，必须要进行档案专项验收。

7. 如何确定档案专项验收的组织单位

根据水利部《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）规定：档案专项验收的组织单位应是工程竣工验收组织单位的档案业务主管部门。

档案专项验收可分为初步验收和正式验收。初步验收可以由工程验收主持单位委托相关单位组织进行。

8. 水利部480号文件所附保管期限表的内容同《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）附的保管期限表的内容有无冲突

二者虽然内容不同，但并没有冲突，只是侧重点不同。国家的是侧重对工程建设各方（建设、设计、施工等单位）而水利部的归档内容，则是侧重工程建设与管理的各有关单位。如项目法人、运行管理单位和行业主管部门。

9. 如何理解档案安全性

档案安全性，通常是指档案内容与实体的安全。二者均不能被忽视。

档案内容的安全是指应做好档案的保密工作，确保档案利用范围是安全的（有相应的利用档案的控制手段，不允许无关人员利用相关档案）；另一方面，是做好档案实体的管理，确保证档案的制成材料的安全。按时归档（确保档案不丢失）、做好档案库房的温湿度控制和防火、防盗、防虫等工作，管理符合规范要求（确保档案不受损害）。

10. 档案专项验收分为几个等级

根据《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号）的要求，档案专项验收分为如下3个等级：

总分达到或超过90分的，为优良；

总分达到70～89.9分的，为合格；

总分达不到70分或第二部分“应归档文件材料质量与移交归档”项达不到60分的，为不合格。

11. 工程设计单位是否有必要或必须向项目法人提供设计过程中的一些关键技术性资料

这可能是涉及知识产权的一个问题。

一般讲设计单位是不会轻易，或从来没有过把真实的设计计算书等设计基础材料提交给项目法人的。所以，水利部结合这几年的实际，在新印发的水办〔2005〕480号文件中取消了过去难以执行的相关条款，但如果合同有规定，还应按合同约定办。

12. 项目档案文件的质量要求是什么

按照水利部《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2005〕480号）要求，所有归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、书写材料应耐久，竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（签章）手续完备，归档图纸按规范要求统一折叠。

国家还规定录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

13. 项目施工文件应包括哪些内容

项目施工文件是工程档案的重点。其主要应该包括：施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表、工程说明、施工图、竣工图及设计与材料变更和现场洽商等相关文件材料。

以上内容应包括纸质的与电子载体的文件材料。

14. 竣工图的编制应注意哪些内容

（1）竣工图应严格按《水利工程建设项目档案管理规定》第十八条的要求进行编制（其中包括项目法人与施工单位各需编制的竣工图的类型，及竣工图的编制形式与编制要求）。

（2）竣工图的编制应与工程建设的施工过程同步，起码应在单位工程完工时进行，绝不能在工程竣工验收前才进行竣工图的编制工作。

（3）竣工图应逐张加盖竣工图章，并由相关责任人履行签字手续、注明编制时间。

15. 竣工图一般应包括哪几部分

按其内容，竣工图一般应包括综合图部分和单位构成部分见图9-1。

图9-1　竣工图框图

综合图部分又分为项目总平面图和综合管线竣工图。这部分竣工图通常是由项目法人负责或由其委托有关单位负责编制。

单位工程部分的竣工图，一般是由施工单位根据实际情况编制。按国家规定，凡涉及建设项目的基础（包括地质）、地下建筑、管线、结构、井巷、峒室、桥梁、隧道、港口、水坝及设备安装等隐蔽部位时，均需按要求编制竣工图。

其主要内容应包括：①工程建筑平面布置图；②室内（外）给排水、热力、燃气管网竣工图；③电线、电缆（电讯、电力）竣工图；④建筑竣工图；⑤结构竣工图；⑥暖卫和燃气竣工图；⑦电气竣工图；⑧通风和空调竣工图；⑨工艺竣工图；⑩标准图等。

16. 竣工图编制的质量要求包括哪些内容(www.daowen.com)

（1）竣工图编制要求。

1）各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。

2）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

3）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

4）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。

5）凡涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或变更部分超过35%的（或图面变更超过1/3的），应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。

（2）竣工图的更改方法。

1）文字、数字的更改，一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部分，在原图空白处重新绘制。

2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据（文件日期、编号、名称和条款号）。 3）无法在图纸上表达清楚的应在标题栏上方用文字说明。

4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不覆盖其他线条。

5）当更改内容较多时，可采用注记说明。

6）新增加的文字说明应在其涉及的竣工图上，作出相应的添加和变更。

（3）竣工图章的使用。

1）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容应齐全、清楚，不得代签。

2）行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标。竣工图标的内容格式由行业统一规定。

3）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

4）利用施工图改绘竣工图，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。

竣工图章及竣工图确认章见图9-2。

图9-2　竣工图章（比例1:1单位mm）

（4）竣工图确认章的正确使用。

1）凡按要求重新绘制的竣工图，可不盖竣工图图章，但应按要求加盖“竣工图确认章”见图9-3。

2）重新绘制的竣工图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明“竣工阶段”和绘制竣工图的时间、单位、责任人。监理单位应在图标上方加盖并签署“竣工图确认章”。这是水利部的规定。

图9-3　竣工图确认章（比例1:1单位mm）

（5）水利部办公厅档案处对有关图纸和竣工章等方面问题的解答。

1）问：白图（即由计算机出的白图）可否代替竣工图？

答：如符合要求，白图可作为竣工图。但签章手续必须完备。

2）问：竣工图章和竣工图确认章上的监理单位是写监理部的名称还是写监理公司的名称？

答：竣工图章和竣工图确认章上的“监理单位”，应与工程现场监理机构名称一致。可在刻章时直接刻上。

3）问：监理“竣工图确认章”什么时候用？

答：在重新绘制的竣工图上用。

4）问：重新编制的竣工图，是否还要加盖竣工图章？

答：不再加盖竣工图章。

5）问：监理部的名称在竣工图章和竣工图确认章中写不下怎么办？

答：可将字缩小或采用两排。

17. 怎样检查竣工图的质量

（1）检查竣工图章是否符合要求（加盖图章的位置、图章格式、填写的内容）。

（2）检查应变更内容是否符合规范（是否超过了1/3，修改内容是否完整、准确，修改方式是否符合要求，修改依据是否标注在说明栏内，有关变更依据是否已完整存档）。

（3）检查竣工图章的签字项目是否完整、真实（注意要杜绝“一支笔”现象）。

18. 工程档案与工程建设进程的“同步管理”，应包括那些具体内容要求

“同步管理”是国家为进一步加强工程档案管理，确保工程档案质量一项十分有效的重要措施，具体要求是：在研究布置项目工作时，同步研究布置档案工作；在签定项目合同、协议时，同时提出归档要求；在检查项目进度、安全与施工质量时，要同步检查档案收集整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和重要阶段或竣工验收时，要同时审查、验收档案的质量。凡档案管理和整理质量达不到规范要求的，不得通过项目检查或验收。

19. 如何确保设计、施工、监理等各参建单位向项目法人提交的档案符合规范要求

根据项目法人应对工程档案工作负总责的要求，项目法人应依据国家有关规定，在项目建设初期，就应结合工程项目建设实际，用文件的形式明确各参建单位负责归档的范围、份数与时间等要求，最好是将有关要求，明确写入项目法人与各参建单位的相关合同条款，实现以合同的形式对各参建单位进行约束与管理。

20. 向流域机构档案馆移交的工程档案的是原件还是复制件

根据水利工程建设项目档案管理规定（水办〔2005〕480号）要求：流域控制性水利枢纽工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，项目法人应负责向流域机构档案馆移交1套完整的工程竣工图及工程竣工验收等相关文件材料。具体内容在该文件的附件 （保管期限表中已有明确的范围），其中竣工图应是原件，其他的应是复制件或印刷成册的文件材料。

21. 电子档案是否可以替代纸质档案保存

答案是否定的。一般讲，无论工程档案还是文书档案，如果既有纸制档案，又有电子档案，电子档案在利用方面，有时确实可以起到替代纸制档案的参考作用。但如果作为凭证与依据时，电子档案可能还会有一定问题。所以，建议大家还是要注意保存好纸制档案，不要轻易用电子档案替代纸制档案。

22. 如何确定工程档案的归档与移交时间

工程档案的归档与移交时间，可由项目法人根据实际情况确定。一般可分阶段在单位工程、单项工程完工后或在主题工程全部完工后向项目法人归档。但项目法人各职能部门的归档工作，应按年度或阶段整理归档。整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后的3个月内完成。

23. 如何办理工程档案的归档与移交

（1）工程档案应该是由形成单位按档案部门的要求，整理完毕的有保存价值的文件材料。

（2）工程档案归档与移交时必须编制档案目录。档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单（档案交接单式样见水办〔2005〕480号文件的附件5）。

（3）交接双方应认真核对目录与实物，并有经手人签字、加盖单位公章确认。

24. 工程变更通知单如何整理

工程变更通知单，一般是指对工程原设计进行变更的依据性文件。整理时，一般应按“单位工程”进行，同一单位工程的有关变更通知单应放在一起，按“通知单”的产生时间（编号）顺序排列，组成一卷或者数卷。