我经常遇到一些感到对团队彻底失望的领导者，因为他们的团队没有集中精力为利润这个底线而努力。我听到的是“他们没有按照要求去做。为什么他们没有产生效益？他们根本就搞不懂！”这类抱怨。如果你也曾经那样失望过，你是如何处理这个问题的？

你是否失去耐性，决定亲自解决问题？也许你真不想给任何人带来烦恼，你便设法忽略这个问题，或者另请别人来解决问题？也许你咬牙承认，如果想要处理得当，你最好亲自解决这一问题？我想你没有发脾气大喊大叫，对吧？

在这一章，我们要探讨一个更有效的解决方式。你需要认识到的第一点就是你并不孤独。30多年来，我一直与公司高管人员开展合作，帮助他们提高工作效率。与我合作的新客户当中，很少有人已经建立了有效分配任务的运行系统。问题是领导者本人常常没有意识到，在生产、销售、财会和信息技术方面出现的大问题，其根源通常是由于他们的团队和他们本人在分配任务上存在着根本缺陷。

举一个简单的例子或许有助于说明我的观点。多年前我在为八大会计师事务所（现在是四大会计师事务所）之一举办时间管理培训班期间，一位合作伙伴举手提出了一个问题。他基本上不同意正在探讨的推荐技巧，因为他的关注重点是客户，对客户有问必答。现在我们都认为客户有问题时必须立刻帮助解决，但是当时我决定向那位合作伙伴提出几个问题，把讨论引入深处。

没错，你猜对了。那位会计师工作非常勤恳，在其他大多数公司尚未开门营业之前，他就已经到了办公室。他利用上班的第一个小时给客户打电话，留下语音留言，请他们给予回复。客户们也确实这样做了，他整天都在接听客户打来的电话。他们不断地打断他的工作，使他难以完成自己的任务。

最近一个例子与我在一家公司担任董事长和高管那段时间有关。一些非常聪明的技术人员往往喜欢编写程序，想亲自开发指令代码。有时他们埋头苦干，竟然忘记了这么苦干的目的是什么，也忘记了简洁清晰的要求。他们有时又会变得非常紧张，由此，你就面临一个严峻挑战：如何让一个聪明而紧张的人从大局着眼，很好地融入团队之中呢？

现在我要详述一个合理全面的任务分配过程，十分奏效。这个过程不仅会提高你和团队的工作效率，而且从长远来看还能为你最大限度地节省时间。此外，一个有效的任务分配过程可以提高员工的工作积极性，促进团队合作。

当一个人承担着为你的公司团队做贡献的责任时，他便有机会提高自己的威望，在公司团队里促进职业发展潜力。随着每位员工能够承担越来越重大的责任，整个团队的能力也会随之提高。只要操作得当，分配任务就会使员工得到授权，极大地提高工作效率，增加利润。

警告须知：如果分配任务过程执行不利，必然会挫伤员工积极性，降低工作效率。分配任务与把又脏又累的苦差事推卸分摊给别人大不相同。与大多数值得花费精力去做的事情一样，分配任务也不可等闲视之，掉以轻心。

与大多数管理工作一样，你要做的第一件事就是做好周密计划。你准备分配什么任务？预计获得什么样的成果？要明确一下为了完成任务需要有多大的授权，任务要分配给谁。一定要对每个执行任务的人讲清楚应该承担的新责任，其他人如何配合他们。

当你决定把一项任务分配给别人时，要花一些时间确认是否值得这样做。其中最有效的一个方法就是向相关的专业人士征求意见。他们是否认为这样做既有必要，又有益处？我有一个大型会计公司客户，每周都要编写一份报告送往总部，那份报告需要花费近半天时间完成编写。当我们建议他们确认一下是否有必要提交那份报告时，总部回复说：“你知道我们用不着那份报告，为什么还要继续往这里送报告呢？”

接下来，你必须设法培训那些执行新任务的员工。这个过程应该考虑员工的优点、缺点和个人行事风格。重点放在工作结果上，而不是放在工作方法上。显然，我们做事的方法各不相同，但一般来说，结果要比实际过程更重要。当员工集中精力从事那种需要运用他们拥有的智力类型工作时，他们的工作效率最高。这样你在分配任务时就得到一个保证：他不会完全按照你的方式去工作，他希望以自己的方式干得更好。

选择时机也很重要。你一定要选择适当时机分配任务，开展培训。因为处理工作的方式不尽相同，一名员工需要时间来考虑新工作的责任，而另一名员工也许喜欢接受新的挑战，力争证明自己工作效率有多高。务必敏锐地看到每位员工的独特之处。他或她的优点和强项在多大程度上可以满足完成任务的需要？

使员工超负荷工作毫无益处。整个团队密切合作所取得的工作成绩应该成为主要目标。有些员工可以比其他员工承担更多的工作，但是不要让员工超负荷工作。不然，他们只能以失败告终。你必须想方设法让员工发挥自己的长处，取得出色的工作成绩。

选定员工后，通知、培训以及监督员工的具体方式有助于在你们两人之间建立信任关系。分配任务的技巧其实就是同另一个人分担责任，分享权力。这样做要想取得圆满结果，必须双方都能获益。华伦·本尼斯和伯特·纳纽斯在他们合著的《领导者》（Leaders）一书中告诉我们：“信任是将追随者和领导者联系在一起的感情纽带。”如果在领导者和团队之间缺乏信任，你在革新求变方面所付出的努力就会产生灾难性的后果。

最后一步就是设法轻而易举地跟踪接收有关工作表现的反馈意见。将预期的具体工作成果写下来，然后设计一套简单易行的方法对工作成果进行动态监督。其中一个最有效的方法就是运用图表，这样在你跟踪监督工作进展情况时，就可以通过图表提高自己在感情上的投入参与程度，要从接收任务的员工那里及时了解情况，以利于设计你的跟踪监督系统。

权力与责任彼此相连。在生活里，一个最令人沮丧的情形都莫过于权责不分。这个问题通常容易受到忽视，即便是摆在眼前，也是这样。

管理人员不可能告诉每位员工应该做什么，最好询问员工为了获得预期工作效果必须做什么。管理人员知道公司目标和发展前景是什么，他是这方面的专家。员工则非常清楚一个具体工作应该如何去做。每当出现这种分享互补的情况时，你就有了沟通交流的机会。

当领导者鼓起勇气真诚地询问员工，“怎样才能把这件事或那件事做得最好？”时，实际上这就创造了一个奖励，创造了一个表扬员工创造性地开展工作的机会，同时也建立了信任关系，激发了员工的工作热情和工作积极性。与此相反，一贯指使员工应该做什么的老板往往会挫伤员工的积极性和热情，影响工作，收效不大。最好回顾一下第五章“提问技巧”那部分的内容，也许对你会有帮助。

管理人员有责有权制定公司目标，策划公司发展前景。员工有责有权干好一定量的工作，提供一定量的产品和服务。只有当管理人员和员工彼此分享各自的经验、期望和需要时，他们才能确立切实可行的工作目标。

分配任务有五个常用的等级，这是有关权力与责任的递进等级。随着员工渐渐展示出更多的知识，能力以及对公司的贡献价值时，他们就可以沿着下述等级走向更高层次：

第一级：站在一旁等候指示。(www.daowen.com)

第二级：研究问题，提供信息，协助可能采取的行动，等待指示。

第三级：研究问题，提供信息，建议可采取的具体行动，等待批准。

第四级：研究问题，采取适当行动，经常立刻提供反馈信息。

第五级：研究问题，采取适当行动，有计划地定期提供反馈信息。

显然，随着员工的工作能力越来越强，他们对公司的贡献价值也越来越大。把在具体工作中需要执行的任务列表记录下来，并将这些任务同各个任务分配级别联系在一起，这样你就可以评价一个员工对公司的工作贡献。制作表格，将工作任务排成一列，分配级别排成另一列，你就开发出了一个简单客观的评价与沟通的工具。

在管理者与员工定期一对一指导会面时可以运用这个简单的表格，随着新员工逐渐掌握了每一级工作技能，要适当地在栏目内标注上日期，以反映出他们的工作能力级别。

样表：新入职接待员的矩形图表

当你在策划分配任务时，要记住这个简单的GBSTAF规则，其中包含着确保分配任务过程顺利展开时，管理者必须加以评价并实施的一些关键要素。

G目标（goal）是什么？是否表述明确？

B明确向被要求接受任务的员工解释可能获得的益处（benefit）。

S评价接受任务员工的行为模式（style），以便你能够“懂他们的语言”。

T在感情和后勤保障两方面选择合适的时机（time）；“选择时机无比重要”。

A复核一下自己的态度（attitude）和动机，还有接受任务员工的态度和动机。

F制订、记录并执行后续行动方案（followup）。

我喜欢的一个口号是“审查你的期盼”，我建议让这一理念融入你的公司文化当中。应该不断地重申这一口号，这一口号不是用来吹毛求疵，而是发现不足之处。虽然它肯定有那样的作用，但是“审查你的期盼”这种经常性做法的一个更适宜的宗旨是研究工作进展，发现问题，消除任何阻碍因素，奖励工作成就。

沟通交流当中存在着各种风险，双方有可能受到彼此的不良影响。实际上只有双方愿意相互依靠，休戚与共，才能取得预期效果。因此，你必须明确指导方针、行为方式以及将取得的工作成果。

员工可能蓄意破坏管理人员的工作计划，而管理人员则有权解雇员工。当管理人员与员工学会分享目标和期盼时，他们便开始作出必要调整，以增进彼此了解。

有效的分配任务过程会增加你对公司的工作贡献。你不仅会帮助其他员工提高工作能力，而且自己也能够掌握新的技能。所有的管理人员都需要不断挖掘一些在公司内部希望受到鼓励鞭策、不断进取的合适员工。这样做有助于培养积极态度，强调个人发展，鼓励创新，奖励积极进取。

需要通过实践学会收放自如，学会有效地分配任务。对自己，对接受任务的员工应该有耐心。对于接受任务并出色完成任务的员工一定要给予表扬。如果有必要纠正错误，应在私下里纠错，最好在一对一同对方见面的时候。

明确的权责划分并不是通过制定严格的规则得来的。只有当你尊重员工，尊重各个领域的专业知识，拥有共同目标和共同期盼，这些在开放交流的过程中体现出来时，你才能够在权力与责任之间取得适当的平衡结果。

公司中的每一位员工都会成为团队成员。大家会在工作中互相帮助，如果有人做得不对，大家还会提出温和的警告。恪守明确的权责范围符合所有人的利益。这种态度会使你的职位成为令人愉快的工作岗位。