由于文件编写是建立管理体系的第一步（即：建立文件化的管理体系），此时企业对管理体系标准的理解并不十分透彻，为避免出现编写上的疏漏造成文件发布后反复修改的现象，因此在策划阶段，在建立文件化的管理体系的初期，负责管理体系建立的人员和文件编制者应注意以下三点。

（1）认真学习。一是学标准，对ISO 9001、ISO 14001、OHSAS 18001标准条款进行认真学习，对照标准和组织实际状况列出要求必须形成文件的手册、程序文件、记录等；二是学他人，对相同行业、相近企业贯标的经验教训进行“扬弃”地学习。

（2）过程识别要充分。一类是标准明确要求控制的过程（如采购、培训、文件、记录等）；另一类是标准并未明确要求，但企业认为应当控制的过程（合同、投标、接管等）。

（3）文件要求要清楚，没有歧义。对一个过程“由谁、何时、做何事、如何做”四个要点缺一不可。为便于理解，我们举例说明（见表3.1）。(www.daowen.com)

此外，建立文件化管理体系时还应注意：一是管理手册和程序文件的内容应符合QES三标一体化标准的要求，充分体现表2.1中三个标准框架对照表中各个要素内容，满足本公司提供物业管理（服务）要求，切合本公司实际，遵守相关法规、条例的规定和要求。二是作业规程的内容应满足管理手册和程序文件的规定，满足QES三标一体化的相关要求。三是管理体系文件具有可操作性、可检查性和可评价性，繁简程度与员工的岗位要求能力相适应。

表3.1　文件编写要求案例表