使用分发和数据收集功能可以向一组用户提供工作簿(Workbook)。这里的工作簿是指包含BPC报表或输入工作簿的Excel工作簿，不同于上一节中用于打印或者PDF格式的工作簿(Book)。分发功能发布报表的渠道也不一样，它可以通过电子邮件以附件的形式发送工作簿或者将工作簿存储在特定位置。

除了单纯的报表分发外，分发功能可以向其他用户提供包含输入工作簿的工作簿，以便收集数据。其他用户在分发的工作簿中输入数据，并返回工作簿。如果用户此前通过电子邮件向其他用户发送输入工作簿，其他用户可以在完成数据输入后回复电子邮件。然后，分发工作簿的用户可以收集工作簿，各个用户输入的数据会自动保存到服务器上。

5.5.2.1 分发模板

在分发工作簿之前，必须创建分发模板。用户可以使用协作区域里“分发”下的创建模板打开如图5-80所示的对话框。

图5-80 创建发布模板

分发模板要包含使用的报表工作簿信息以及针对维成员的特定设置。大部分内容与工作簿模板类似，主要的不同之处有以下几个地方。

1)在维成员选择时，没有“抑制的成员”选项。

2)在完成可变成员选择时，每个可变成员组合都与特定的用户关联。如果通过邮件进行分发，所输入的用户是依据此可变成员生成的报表的收件人，系统会读取用户信息中的电子邮件信息。如果使用将报表分发到指定的目录，将按不同的用户生成子目录。

完成设置后，单击“保存”按钮进行保存。如果“保存”按钮被禁用，请检查是否已执行上述所有步骤，并检查所输入的节名称和工作簿说明在模板中是否具有唯一性。

5.5.2.2 工作簿分发

创建模板之后，可以立即分发工作簿，也可以计划分发。可以通过电子邮件以附件形式发送工作簿，也可以将工作簿存储到特定位置。

工作簿将自动切换为脱机状态，这表示用户在不使用EPM加载项的情况下也能处理己断开连接的工作簿。

选择“分发”下拉菜单下的“分发”命令，将打开分发向导对话框。

在分发向导中，用户可以进行以下选择：

1)选择“立即分发”或者“计划分发”。

2)选择要通过电子邮件发送的工作簿或者要将工作簿保存到的特定文件夹，如图5-81所示。

如果通过电子邮件发送工作簿，需要在下一步设置中输入标准电子邮件内容。如果要将工作簿保存到特定的文件夹，需要输入要保存工作簿的文件夹的路径。

3)选择所需模板，并选择要用于生成工作簿的模板节。

4)单击“下一步”按钮，随后生成的摘要将显示关于待生成工作簿的信息。再单击“下一步”按钮，分发随即启动，并将显示流程步骤。(www.daowen.com)

5.5.2.3 数据收集

如果用户在分发的工作簿中输入了数据，可以通过电子邮件将工作簿发回给发件人，或者替换指定分发文件夹中的工作簿。然后，发件人可以从指定文件夹或电子邮件文件夹收集工作簿，所输入的数据会自动保存到服务器上。

如果用户要收集数据，此前必须在同一连接上执行过工作簿分发。选择“分发”下拉菜单下的“收集”命令，打开收集向导对话框，如图5-82所示。

与分发向导对应，在收集向导中也有两个选项：

1.收集电子邮件发送的工作簿

如果要收集其他用户通过电子邮件发送的工作簿中输入的数据，可以选中“Outlook邮箱”单选按钮。然后，单击“工作文件夹”区域中的“省略号”按钮，系统弹出如图5-83所示的对话框。

在图5-83所示的对话框中，选择包含工作簿的电子邮件所在的Outlook文件夹。返回到“收集向导”后，收集向导显示Outlook文件夹中的电子邮件，如图5-84所示。

在列表中选择包含需要收集的工作簿的电子邮件，并单击两次“下一步”按钮，系统自动连接工作簿，并且将数据保存到服务器上。

图5-81 分发向导对话框

图5-82 收集向导对话框

图5-83 选择Outlook文件夹

图5-84 选择电子邮件

2.收集指定文件夹的工作簿

如果要收集其他用户在指定文件夹存储的工作簿中输入的数据，可以选中“本地文件夹”单选按钮。然后，单击“工作文件夹”区域中的“省略号”按钮，系统打开选择文件夹对话框供用户指定收集工作簿的文件夹。在列表中选择包含要收集的工作簿的文件夹，返回到“收集向导”后，选择要收集的工作簿，并单击两次“下一步”按钮，系统自动连接工作簿，并且将数据保存到服务器上。