存货是企业在生产经营过程中为销售或耗用而储存的各种资产。连锁经营企业存货的管理包括采购、入库储存、发货等环节。为了保护存货的安全、完整，确保会计信息的准确可靠，降低存货成本，提高经营效率，必须以职责分工为基础设计实施对存货管理进行制约和协调的一种内部管理制度。存货管理与控制的内容包括以下几个方面：

（一）采购业务的管理

（1）职能分工控制。

连锁经营企业应将存货采购业务交由专门部门负责，建立采购业务岗位责任制，明确采购工作任务、工作程序及工作责任。防止因职责不清，出现错误、舞弊等情况。

（2）授权批准控制。

存货业务的授权批准制度包括对审批人员和经办人员的控制。销售部门提出要货计划，包括需货的品名、规格、数量、需货时间，经部门负责人批准后，交由采购部门编制采购计划，经主管领导人批准采购计划书后，由采购部门落实进行采购。采购人员必须按经领导批准的采购清单采购，无论从数量和品种、规格和单价都无权擅自决定。企业最高管理当局授权实物管理部门或专门检验机构对仓储的商品、包装物、低值易耗品进行检验，如有数量、质量等问题，可以拒收。若因市场原因需要修改采购清单时，必须经主管领导人员批准或授权。同时还要注意以下几点：①除实物管理部门及仓储人员外，其余部门和人员接近存货时，应有特别授权；②库存商品发出需要经过有关部门的批准；③相关人员因故暂时外出，若其职责在外出期间需要行使时，可将职权授权他人代为执行。

（3）采购合同控制。

存货采购应尽量与供应商签订订购合同，以保证按期、按量、按质购入存货，以满足企业生产经营业务的需要。采购合同应经企业法人或法人授权人签发生效。

（4）建立询价制度。

由于市场供需价格千变万化，要有专门业务部门或人员负责存货价格、供需要求等调研、询价工作，以控制成本、降低风险。

（二）存货采购环节的控制

连锁企业必须指定专人或机构负责采购，对采购商品的质量和价格负责。采购的执行人必须与仓储、会计、验收人员相分离。此外，存货采购环节的控制如图2-2所示。

图2-2　存货采购环节的控制

（三）存货入库与储存的管理(www.daowen.com)

企业订购的存货送达后，要经质检部门和有关业务部门根据存货的商品运单、发票、采购合同以及产品生产厂家提供的质检单、出库单、说明书加以审查验收，若发现问题，则按所签订的合同，由企业有关部门和人员处理解决。

所购商品等存货经质检部门审查后验收入库，仓库保管员应依据入库单核对实物，查明其规格、数量，是否与入库单相一致，并签字确认，并建立保管责任制，防止存货丢失、毁损、变质，保证存货的安全。要建立存货分类管理制度，对重要的存货要采取特别控制措施，如图2-3所示。

图2-3　存货入库的控制

存放商品的仓库要做到：①创造安全条件。仓库应具有防盗、防火、防潮等具体防护措施。②规范存放秩序与位置。如分区保管、定位存放、五五成行、快速记数等。

（四）存货发出业务的管理

存货发出要有授权批准制度，存货保管部门要认真核对经批准的出库单，核对无误后发出存货，并在出库单上签字，同时保存相应联次备查。这里需强调的是出库单应一式多联，并一次填写完成，然后由不同部门分别保存，以定期核对。

存货管理建议使用POS系统（销售时点系统）。POS系统对每种商品实时购销存状态随时记录，管理者可通过该系统及时监控业务经营状态，并做出各种采购及库存决策。进行存货管理的部门是商品配送中心。

总的来说，直营连锁的存货管理原则如下：

（1）除保鲜期短或鲜活商品外，总部和地区总部要对所经营的商品进行统一采购、统一配送、统一核算。总部对地区总部的商品配送，作为销售处理。总部或地区总部配送给各门店的商品，作为内部移库处理，其计价可以采取成本加一定费用计价法、成本加一定比例的毛利计价法、市场售价计价法和协议计价法。计价方式的选择，应遵循便于管理、便于考核和调动各方面积极性的要求。

（2）总部或地区总部所在城市的门店经营的保鲜期短或鲜活商品，由总部统一采购、结算，直接配送到门店；不宜统一配送的商品，由门店到总部或地区总部指定的生产点取货，或在总部或地区总部规定的渠道和价格浮动幅度内由门店用备用金直接采购、按规定向总部或地区总部报账。

（3）总部或地区总部对门店实行售价金额核算，进价数量控制。门店每月对商品进行盘点，建立实物负责制度。总部或地区总部要核定商品损耗率，超额损耗部分，由总部或地区总部从门店的工资或奖金总额中扣除。门店要根据销售情况和市场需求，及时提出调整商品结构的建议，对接近保质期的商品经常清理，以便总部或地区总部及时调换。

（4）对低值易耗品等其他流动资产的管理，要明确总部和门店的管理权限，实行分级管理。