备用金是指企业预付给职工和内部有关单位用作差旅费、零星采购和日常零星开支事后需要报销的款项，备用金的形式如表2-1所示。为了防止浪费和挪用公款，必须建立备用金的预借、使用和报销制度，并严格加以执行。如果企业备用金业务很少，可不设立“备用金”科目，通过“其他应收款——备用金”科目进行核算，账务处理方法与上面一致。

表2-1　备用金的形式

在连锁企业中，为了不影响商品销售的找零工作，门店一定要有足够的零用金。零用金是专门用于收款找零而准备的现金，这笔现金永远沉淀在门店中，不用上交总部，但总部必须对这笔零用金进行控制和管理。对于这笔零用金的控制和管理，总部就一般采用备用金的形式进行。

（一）连锁企业备用金的核定

连锁企业应根据门店人员编制及开支标准等实际需要核定各门店3～5天所需备用金。门店根据定额领用备用金时，必须填写借款单，经批准后办理借款。备用金需妥善保管，如造成损失，由当事人负责赔偿。年终，备用金一律结清收回，次年年初重新办理。

备用金采用小额现金账户形式，此账户只支不收。备用金支付完毕前，门店应及时报账，以补足核定的备用金。

（二）备用金的使用和管理(www.daowen.com)

总部根据所属门店具体情况核拨定额备用金。备用金分为信用卡和备用现金两种形式。信用卡用以支付银行结算起点以上的经济业务，备用现金用以支付现金支出业务。

各基层单位的信用卡和备用现金由财务联系人妥善保管，并设置备用金登记薄，记录备用金的领用、报销及开支情况以备查证。财务联系人对备用金的安全负完全责任，并应主动配合企业对备用金的实际结存情况进行检查，按时向财务部门提供备用金盘存表。

（三）备用金的领取与清理业务

基层单位根据定额领用备用金时，必须填写借款单，经批准后办理借款。年终，备用金全部结清收回，次年年初重新办理。

各基层单位用于支付日常零星费用的备用金一般每月报销1次；退货款备用金一般每月报销3次；其他经批准的备用金开支一般1周报销1次，以补足备用金。

备用金的使用有严格的规定，必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。借支备用金必须写明款项的用途，报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致。一笔备用金未使用完，要及时报账冲销，不能挪作其他用途。