【案例】我们是一家生产汽车配件的企业，既有原料采购，也有半成品采购，多年来由于采购不及时经常造成延期交货，客户满意度比较低，加上这几年行业竞争加剧，客户要求更高，所以公司订单有下降的趋势，请问采购不及时是什么原因？

【解答】所有出现的问题，要么是人的问题，要么是机制的问题。人的问题主要是指采购部经理对采购工作意义的理解程度，以及是否足够重视，这是他的价值观问题；他是否能够管控好供应商，并带领采购人员完成好采购计划，这是他的领导力问题；他是否了解采购原料以及半成品的技术参数和标准，并能够与供应商做好合同确认，这是它的产品知识和业务能力问题；他是否能顶住压力，理性分析问题，果断采取措施，而不是一味地消极抱怨或者情绪化，这是他的心理素质问题。

然后，我们再从机制上找问题，可以用5i去分析。

（1）i1，结果定义是否清楚。首先，分工要清楚。谁提交采购计划？提前多长时间提交采购计划？谁审核采购计划？谁审核预算与合同？谁负责批准采购计划？通常情况下由生产部提交采购计划，由采购部进行审核，重点是与库房核对库存数量，与技术部核对采购货品的技术参数，必要时请技术部与客户直接核对。如果是看样确认，必须让供应商提供样品，组织内部评审确认。然后提交合格供应商名单、库存清单、采购计划和采购合同报财务部审核，最后由总经理批准。

其次，结果定义是否清楚。依据工作职责和公司的生产计划，采购部必须提出全面、精准、有价值的部门月度计划，在公司月度质询会上汇报，接受各部门的质询，最后由总经理批准通过执行。

（2）i2，方法是否明确。是否有合格供应商开发流程并附合格供应商评审标准；是否有经过公司法务部门审定通过的采购合同模板，其中重点是供应商违约赔偿条款；是否有《原料采购管理流程》《外协半成品采购管理流程》《供应商溯源管理流程》《采购货品质量检验流程》《采购货品入库流程》《采购新品供应商交底流程》，以及各种表单附件。这些流程和方法必须经过实践的检验，确保是简单、实用、有效的，然后要通过培训和过程检查，让采购人员和其他部门相关人员熟练掌握。(www.daowen.com)

（3）i3，是否有过程检查。采购既要讲速度，又要讲质量，更要讲风险防控。从采购计划的审核、供应商的评审、采购合同的签订，到采购货品的物流配送过程、入库的数量和规格检查，再到入库的质量检验、生产线上的首检……每个阶段都要进行严格的管控，除了物流之外，还有资金流的管控，包括货款的审批、付款的审核、收据与发票的开具入账。在特殊情况下，还有不合格品的退换以及对供应商违约的处罚。

（4）i4，是否有及时奖惩。奖惩包括内部奖惩和外部奖惩，内部奖惩是对我们的采购部长、采购经理以及与采购相关的人员，在执行采购计划、采购政策的过程当中，表现优异的给予奖励，出现问题的给予处罚，出现严重问题的追究其法律责任。外部奖惩主要是针对我们的供应商，价格合理、质量一流、长期供应稳定的供应商，要评为一级供应商，在订货、付款，以及新品联合研发方面，给予最优惠待遇。同时，要建立供应商风险预警机制，对可能出现的合同风险提前进行防控，如果出现供应商违约，要及时采取措施进行纠正和补救，尽量减少公司的损失，主要手段包括警告、停止付款、返工、退货、要求赔偿或诉诸法律。

（5）i5，是否有改进复制。如果经过整改，采购不及时或者质量不合格的问题依然出现，那么我们就要开专题改进会，视公司的具体情况，一般会邀请生产部、技术部、质检部、财务部和总经理共同参加，会前下发改进通知，请各部门经理各自分析原因，制订措施，并确定自己应当承担的责任，有准备地参加会议。会中大家可以从个人原因、公司原因和外部原因三大方面进行分析，个人原因主要分析采购部长的问题，公司原因主要从采购标准、财务预算、采购制度等方面进行检讨，外部原因主要分析供应商的问题，然后有针对性地拿出解决方案，制定新的改进计划，再回到各个部门经理的周、月计划中持续改进。

方法总比困难多，改进的关键是找出真正的原因。比如有一家食品生产企业也经常采购不及时，他们也分析了许多原因，但真正的原因是某种食品添加剂的供应商是全世界质量最好的企业，在中国也是独此一家。我们是一家小客户，人家对我们不重视，虽然我们储备了适当的库存，注意与供应商搞好关系，在价格上提得更高，但这只是权宜之策，不能解决根本问题。所以公司改进会的结论是，短期措施还是要坚持上述做法，长期计划是收购国内拥有替代技术的小型公司，加大资金和实验方面的支持，自己成为自己的供应商。最后他们用半年时间完成了收购和技术升级，现在他们不但在原料上能够替代进口，满足了自己的生产与品质需要，同时也平抑了行业价格，还可以向其他厂家供应，公司有了新的收入。

如果改进成功了，我们就复制这一套成功的模式，如果改进不成功，就再来一次改进，如果还不成功，要么修改我们的决策，要么调整采购部经理。总之，不能让这种现象再困扰我们的执行，影响我们的运营，阻碍公司的发展。