（一）订舱流程

在国际货物买卖中，如采用CIF或CFR术语成交，则根据2020年《国际贸易术语解释通则》的有关规定，由出口方负责租船订舱并支付运费。因此，出口方在收到信用证并审核无误后，要及时委托货运代理公司或直接与运输公司联系，办理租船订舱手续。一般情况下，出口公司会委托货运代理公司办理货物运输，然后把相关信息及时告之进口方。下面以委托货运代理订舱为例，其订舱流程如下：

（1）出口企业在备货的同时，填制货运委托书，并随附发票（invoice）、装箱单（packing list）等必要单据，委托货运代理公司办理货物运输的相关手续。

（2）货运代理公司接受货运委托后，缮制货物托运单，连同发票、装箱单等必要单证向船公司办理租船订舱。

（3）船公司根据具体情况，同意承运后，则在托运单的几联单据上编上与提单（B/L）号码一致的编号，填上船名、航次并签字，即表示已确认托运人的租船订舱，同时把配舱回单（equipment interchange receipt）、装货单（shipping order，S/O）等有关的单据退还给货运代理公司，货运代理公司要通知出口企业已订舱，并让其将托运的货物按时送到指定码头的仓库。

（4）出口企业按规定时间将货物运抵指定的码头仓库。

（5）托运人持船公司签署的装货单，填制出口货物报关单，并连同其他有关的出口单证向海关办理出口货物报关手续。

（6）海关根据有关规定对出口货物进行查验，审查合格后，海关发出清关指令。

（7）作为托运人委托的货运代理公司对已经清关的货物要求船方装货。

（8）货物装船后，由大副签署大副收据（mate’s receipt，M/R），亦称收货单，交给货代公司。

（9）货代公司拿到海运提单确认书后，经出口企业确认，向船公司换取正本已装船提单。收货单上如有大副批注，则在换取提单时，将该项大副批注转注在提单上。(www.daowen.com)

（二）租船订舱所需的基本单据

租船订舱的基本单据有订舱委托书、商业发票、装箱单、合同或信用证副本等，这些单据需要卖方填写缮制，然后交给货运代理公司用来作为租船订舱的依据。货运代理公司在接受卖方委托之后还需要制作配舱回单、装货单（shipping order，S/O）等单据交给船公司签章确认。

1.订舱委托书

它是卖方用来委托货运代理公司代为租船订舱的主要文件之一，其基本格式和内容如下面“相关链接”所示。

相关链接

出口货物订舱委托书

2.商业发票

对外贸易业务中的商业发票没有固定的标准格式，这种商业发票和国内贸易中由税务局印发的“发票”有本质的区别，它是由卖方自己缮制的，用于出口各个环节的商业文件。商业发票在出口业务中用途广泛，在装船以前的各个环节如租船、报关、报检都需要商业发票，如果CIF等术语下，需要卖方投保时，在投保海运险时也需要商业发票，可以多制作几份，作为装船前的通用单据。在装船之后，商业发票的用途更为重要，这时的商业发票和装船前的发票有所不同，必须按照合同/信用证要求仔细填写，数量必须是经过商检机构检验的实际装运数量，其作用在本环节转变为结汇时的主要文件，是命令买方或买方银行付款的重要结汇单据之一。

3.装箱单

对外贸易业务中的装箱单没有固定的标准格式，它是由卖方自己缮制的，和商业发票一样，用于出口各个环节。在装船以前的各个环节如租船、报关、报检都需要装箱单，可以多制作几份。在装船之后，装箱单上的装运货数量必须是经过商检机构检验的实际装运数量，和商业发票一样其作用在本环节转变为结汇时的主要单据，是买方或买方银行付款的结汇单据之一。