20世纪70年代起,管理者普遍认为信息技术可以提高劳动生产率,然而越来越多的管理者开始意识到,信息系统投资和生产率之间存在负相关,从而产生了“生产率悖论”这一说法。后来,实证研究将信息技术能力的概念加入其中,发现了可以颠覆“生产力悖论”:信息技术对生产率具有明显的正向影响,信息技术具有降低成本、提高劳动生产率、提升组织绩效的作用。为什么对信息技术的认识前后发生了反转呢?主要是因为管理者和学者逐渐认识到能够为企业提供竞争优势的并不是信息技术本身,而是懂得如何有效利用它的人。有了信息技术系统而不加以管理,会验证“生产率悖论”。而企业只有提升自身利用信息技术的能力,实施知识管理,将资源进行充分整合,才能提高企业绩效。这样看来,以往研究结果不一致现象可以有一个比较合理的解释。如,Byrd(1997)用结构方程的方法探索了对信息技术投资的五个变量和组织绩效的五个变量的关系。结果表明,员工接触IT的程度与销售量和生产率存在正相关。超级计算机、主体和微型计算机的价值及用于员工的预算比例与员工估计的销售额存在显性负相关。Shu-hui Chuang(2004)通过实证研究发现,信息技术和企业的竞争优势存在相关性,知识管理能力和企业的竞争优势存在显著相关。知识管理活动通过信息技术能够辅助决策制定,促进信息共享、组织学习。
信息技术与知识管理间存在着一种相互作用的关系:一方面,信息技术,比如管理信息系统、办公自动化系统、专业技术软件等,其应用能够提高企业内各类知识员工的工作质量和工作效率;另一方面,随着知识环境和技术的变化,一些信息技术工具也需要不断进行修改、调整和更新,需要进行高质量的知识管理(徐璞、戴昌钧,2010)。
企业信息化建设对于知识获取、传播、创新、共享和应用都将起到积极的促进作用。首先,信息技术能够帮助员工获取丰富的信息,先进的计算机存储技术和检索技术,比如查询语言、多媒体数据库以及数据库管理系统,是增强企业知识检索和存储的有效工具,这些工具可以大大提高员工获取知识的速度。其次,知识传播也是组织知识管理活动的关键环节之一。如,视频技术能够促进知识传播,可以看到与会者、技术数据窗口、视频剪辑等,从而使知识在不同人群中快速传播。数据挖掘、人工智能、群体软件等技术为有效的知识传播提供了进一步的技术支持。另外,信息技术也被看作是知识创新过程中的一个重要元素。Alavi和Leidner(2001)提出,通过计算机仿真、智能软件与企业内部局域网等,员工可能会创造更多的知识,个体知识会得到较快的增长。技术信息系统可以为员工提供一个交流思想和信息的环境,每个人可以在这个平台上分享自己的想法,并且持有不同观点的个体可以共同对话,这样,个体可能会产生新的观点和想法,知识创新的质量和频率也得到了提高。(www.daowen.com)
另外,信息技术和知识管理的关系还体现在知识共享方面,知识共享能够使知识管理的成果通过推广达到收益最大化。知识共享可以分为显性知识共享和隐性知识共享。显性知识由于便于表达,常常以企业培训、电子邮件、数据库等方式实现共享,可见,显性知识相对容易实现共享,可以由信息系统直接完成。而隐性知识的共享因其不可言传的特性,主要是通过人们直接面对面的接触进行交流,对于隐性知识来说,传统的面对面交流、观察、手把手的师带徒方法仍然是企业当中知识共享的常用有效渠道。共享隐性知识时,信息系统需要帮助人们找到知识的拥有者,然后通过一些技术手段,如远程电视、电话会议、BBS等实现隐性知识的共享。
最后,信息技术和知识管理的关系还体现在知识的应用方面,信息技术可以加强组织内知识的整合与应用过程。例如,许多企业建立了内部局域网,便于组织成员获取、维护相关的知识和信息,这在某种程度上加快了新知识的应用速度。信息技术还能够扩展个体成员内部社会网络的规模,信息技术可以使组织成员跨越时间和空间对组织知识进行使用。工作流程自动化系统就是信息技术促进知识应用的一个很好的例子,通过这个系统,为组织成员提供了相关的工作文档、信息、规范和行为指南,提升了组织内成员沟通和交流的效率(徐璞、戴昌钧,2010)。
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