海关内部公文档案相当复杂，据经办过海关文书工作的卢海鸣先生的记载说：“海关公文书以英文为主，与总署（总税务司司署）及其他关区来往公文均使用英文，即内部签注意见亦用英文。其他机关来函及民间申诉书件，则由文书课人员简要翻译，以便税务司披阅处理。”海关文件分为：“1.总署发各关之令文，及各关对总署之呈文，均称为Despatch。2.总署遍发各关之通令，称为Circular。3.副总税务司编发各关之通函，称为Printed Note或Circular Memorandum。4.总署各科税务司遍致各关之通函，称为Memorandum。5.总署税务司与各关区税务司间往复文件，除正式之Despatch外，尚有半官式之Semi-Offical Letter（简称为S/O Letter）。各关税务司每月至少应有两次将当地发生之重要事情或关务不便正式而以Despatch呈报者，缮写S/O Letter报告总税务司了解或请示。6.总税务司遍发各税务司之S/O Letter称为Circular S/0。另外，总税务司遍发各关之通令，如采用S/O Letter方式撰写者，则称为S/0 Circular，与Circular S/0又有不同。7.总税务司与各关税务司间往复函件，内容如涉及机密者，另称IGS/letter，以便加强管制，严防泄密。8.总署与各关间往返电报，均采用海关自编之密码（名称为Jordan Code）拍发。另有属于代电性质之Memo.Telegram，系使用电报之简洁文句，惟以航空邮寄。”(www.daowen.com)