迎送类礼仪文书一般由标题、称谓、正文和文尾四部分构成。

（一）标题

迎送类礼仪文书最常用的标题是以文种为题，如“欢迎词”“欢送词”；其次是以“致词场所/事由+文种”为题，如“第22次APEC中小企业工作组会议欢迎词”“欢迎香港驻军文艺演出队慰问演出活动的讲话”（此处文种用“讲话”，是将“欢迎词”“欢送词”等的种类归属为它们的上位类，一切当场致词都可归为“讲话”）；最后是由“致词者+致词场合/事由+文种”构成，如“温家宝总理在世界旅游组织第15届全体大会上的欢迎词”。

（二）称谓

称谓要求顶行写，对宾客的称呼要用敬词并写全称，以示尊重，如“尊敬的×××总统阁下”“尊敬的各位来宾、朋友们”等。称谓要符合实际情况，且后加冒号。

（三）正文(www.daowen.com)

迎送类礼仪文书的正文一般都可用开头、主体和结尾三个层次行文，但欢迎词与欢送词各层的具体内容有所区别。

欢迎词开头总是先对来宾表示欢迎、感谢或问候，主体接着从具体场合出发，写宾客来访的目的、意义、作用，继而概括已取得的成就以及变化和发展，表示继续加强合作的意愿、希望，或回顾双方交往的历史与友情，放眼全局，展望未来，结尾用简短的语句，向宾客表示感谢或良好祝愿，祝宾客愉快、祝宾客成功或祝宾客健康等。

欢送词开头总是先对客人表示热烈祝贺和欢送，主体接着回顾宾客来访期间双方的愉快相处、达成的协议共识，对客人提出的意见建议、双方建立的友谊与共同愿望给予高度评价和赞颂，或者对出征（或出访）者出征（或出访）的目的、使命（任务）给予高度评价、赞扬和鼓励，结尾一般是提出倡议，表达祝愿和希望。

（四）文尾

文尾写明致词者职务、姓名和日期。若在标题之下已写明了这些内容，则文尾不再重复。