《条例》第九条规定：“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”

《格式》则将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。下面据此对各要素及其标注要求加以阐述。

（一）版头

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，一般包括以下要素。

1.份号

份号是公文印制份数的顺序号。标注份号是便于公文的登记、管理、回收及丢失追查。涉密公文应当标注份号。公文如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。编虚位号，即“1”编为“NO：000001”。

2.密级和保密期限

密级和保密期限是针对涉密公文而言的。密级是秘密等级的简称。根据国家保密法规定，密级分绝密、机密、秘密三级。保密期限是指保密的具体时间。公文若有具体保密期限而不注明，则按《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）第九条“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”执行。涉密公文应当根据涉密程度和实际情形分别标注密级和保密期限。

公文若需同时标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格标注在版心左上角第二行，密级与保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，如“机密★5年”。

3.紧急程度

紧急程度是针对紧急公文而言的，是对紧急公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

公文如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

发文机关标志是公文发出机关（作者）的名称标注。从《格式》提供的式样可知：下行文的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，上行文和信函的发文机关标志只用发文机关全称或者规范化简称，特定的命令格式和纪要格式的发文机关标志则用发文机关全称或者规范化简称加文种组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；同级或相应的党、政、军、群机关联合发文时，应按党、政、军、群的先后排序。如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页至少显示一行正文。

《格式》对发文机关标志的位置提出了三种规定：一是文件格式与纪要格式发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离均为35mm，二是信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，三是命令格式发文机关标志上边缘至版心上边缘为20mm。

发文机关标志居中排布，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

5.发文字号

发文字号是发文机关为便于登记、管理、引用所编制的公文序号。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字有习惯而规范的用法，不能随意编改，如“国发”“国办发”“粤府”等，位居三者之首；年份是公文发出当年的年份，用阿拉伯数字标识全称，不简写，也不加“年”字，且外用六角括号“〔〕”括起来，位居三者之中；发文序号是按年度以发文先后为序从“1”开始编的流水号，不编虚位（即“1”不编为“01”），不加“第”字，位居三者之末。三者的位置不能随意交换。联合行文时，使用主办机关的发文字号。行政发布令、授衔晋升令，还有行政公告的文号则只使用序号，即“第×号”。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色分隔线；用信函格式行文的平行文或处理日常事务的下行文，发文字号顶格居版心右边缘，编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。若是报刊上刊发或在公众场所张贴的公文，发文字号一般位于标题下方偏右的位置。行政发布令、授衔晋升令、行政公告的文号则在标题下空2行，居中编排。

6.签发人

签发人是发文机关批准公文发出的领导人，即党政机关的正职或主持工作的负责人以及经授权的办公厅（室）秘书长（主任）。

签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

党政机关公文都需经领导签发或会签才能发出。但不是所有公文都需把签发人或会签人的姓名印在外发文件上，只有上行文才在发文机关标志右下方、红色分隔线右上方印出签发人或会签人姓名，以便上级查询。其余党政机关公文的签发人、会签人及签署意见只写在发文稿纸的相应栏目里，而不标注在外发文件上。联合行文的会签，一般由主办机关首先签署意见，协办机关依次会签。一般不使用复印件会签。

7.版头分隔线

版头分隔线是指发文字号之下4mm处居中的那条与版心等宽的红色分隔线。

（二）主体

公文首页红色分隔线（不含）以下、末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，主要作用是承载文种文本，内容包括标题至附注的八个要素。

1.标题

标题是指公文文本的题目，由发文机关名称、事由和文种组成，是公文内容的高度概括，要求准确而简明。

公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，排列应当使用梯形或菱形。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号，但当可能影响表意时，也可以使用标点符号，如“教育部关于浙江大学毕（结）业证书、学位证书使用名章的批复”。

2.主送机关

主送机关是公文的主要受理机关，用全称或规范化简称或者同类型机关统称。明确主送机关是为了明确办事的责任，这在公文中很重要。

主送机关在标题下空一行居左顶格，用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，需将主送机关移至版记时，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3.正文

正文是公文文本的主体和核心。不同文种在写法上有不同，但一般应体现开头、主体和结尾三个层次。

公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。(www.daowen.com)

正文表达的总体要求是段落或层次所表达的内容要单纯，语言表意准确明了，文字精练简洁。

4.附件说明

附件说明是对公文正文的说明、补充或者参考材料（即附件）的序号和名称的标识。附件是附于正文随文发送的文件、报表和有关材料等，是公文的组成部分，对正件具有说明、补充、印证和参考作用。

值得注意的是，转发、印发某一公文时，不能将被转发、印发的公文视作附件。因为转发、印发公文的主体内容就是被转发、印发的文件，转发、印发公文只起按语或说明、批准、发布的作用。

公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名

发文机关署名是发文机关在文尾署上自己全称或者规范化简称。署名的具体位置与要求分三种情况。

（1）加盖印章的公文。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文或附件说明的一行之内。

（2）不加盖印章的公文。单一机关行文时，在正文或附件说明下空一行右空二字编排发文机关署名；联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

（3）加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

6.成文日期

成文日期是公文生效的具体时间。它以会议通过或者发文机关负责人签发的日期为准，联合行文则以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

加盖印章和签名章时，成文日期从发文机关署名下一行右空四字的位置编排；不加盖印章时，成文日期在发文机关署名下一行编排，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

7.印章

印章即用印，是公文合法、有效、负责的标志，也是机关权威的象征。党政机关公文除纪要、电报公文和在报刊刊登的外，均应加盖印章，方能生效。

公文的用印有三种情况：一是单一机关发出的公文，盖发文机关的印章；二是联合上报的公文，盖主办机关的印章；三是联合下发的公文，盖各联合发文机关的印章。

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，且顶端应上距正文或附件说明一行之内；联合行文时，印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内。

印章用红色，不得出现空白印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8.附注

附注是对公文使用方法、传达范围、联系人姓名和电话等的说明和标识。公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（三）版记

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版记属公文的尾部，其内容已不属文本范畴，而属格式范畴，主要用以标注与发文有关的事项，包括以下要素。

1.版记分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关

抄送机关是指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用全称或规范化简称或者同类型机关统称。

需要抄送的具体情况包括以下五种：一是越级行文，须同时抄送被越级的机关；二是上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；三是受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关；四是下行文主送受理机关，根据需要抄送相关机关，重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关；五是上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐。若有多个抄送机关名称，应根据其性质分别用顿号和逗号隔开，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期

印发机关是指负责印制、发送公文的机关，通常是发文机关的办公厅或办公室。我国省、部级以上党政机关设置办公厅，省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位设置办公室。印发日期指文件印制完成的时间。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字。印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

此外还有页码。页码是版记之外的要素，一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。