1.基础设施管理
基础设施是组织运行的根本条件,是产品实现的根本保证。管理者在考虑相关方需求和期望的同时,应确定、提供并维护为使产品符合要求所需的基础设施。基础设施对确保和提高组织质量管理体系的有效运作有重要作用。
(1)基础设施的范围。
基础设施是企业运作所必需的设施、设备和服务的体系,包括:
建筑物、工作场所和相关的设施,例如:厂房、生产车间、贮存和试验场所、办公室以及与其配套的设施。
过程设备(包括硬件和软件),例如:机床、生产线、工具和设备、计算机硬件及软件系统。
支持性服务,例如:企业的运输设备、供水、供电、供气和通信设施,也包括交付后活动的维护网点,咨询培训等支持性或辅助性服务设施。
对基础设施管理的重点在于依据企业管理体系的需求,更换或增添必要的基础设施;并对已有的基础设施进行维护保养以延长其使用寿命。
(2)基础设施的提供。
基础设施一旦确定和投放使用,往往就很难做出根本的改变。因此,企业确定和提供基础设施的依据和前提条件是:组织的目标、业绩、可用性、成本、安全性、保密性和更新等方面的情况。
1)组织的目标。目标包括所提供的是什么产品和服务、经营规模、经营要达到的目标、质量、环境和安全等领域的方针等。
2)组织的业绩。基础设施是一项很大的投资,如果企业暂时没有业绩或预计的业绩不大,对基础设施的投资就应十分慎重。
3)基础设施必须具有可用性。所有的基础设施都不是用于装饰和欣赏的,如果不具有可用性,投资就是浪费。
4)建设基础设施的成本。企业在确定建设基础设施时,需要进行成本效益分析,以评价建造基础设施的成本费用能否得到回报,能否给企业带来增值效益。
5)基础设施的安全性。如果基础设施不安全,或者安全性措施未指明或难以实施,就可能给组织造成巨大损失,一般来说,采用成熟的技术风险较小。
6)基础设施的保密性。基础设施投放使用后,对组织的机密是否会造成危害,特别是通信设施更要重视其保密性问题。
7)基础设施的改进更新。任何基础设施,特别是设备,都存在一个改进更新的问题,如果其本身不具备改进更新的条件,很可能过早被淘汰而给组织造成损失。
上述因素对于不同基础设施的提供可能具有不同的重要性。例如,对厂房的投资,一般来说较少考虑保密性和改进更新的问题,而对计算机的投资则应重点关注这两点。计算机软件的保密性很重要,特别是企业上网后,自身的技术优势和经营秘密很可能被竞争对手通过网络的方式窃取。在技术日新月异的发展中,计算机硬件和软件的升级更新能力也需要作为企业投资计算机系统时的重要考虑因素。
在确定对基础设施有需求时,应注意两种不良倾向:一是一味追求高、精、尖,贪大求洋,加大企业成本支出;二是故步自封,得过且过,不着眼于组织的发展而使原先投资的基础设施很快就变得过时。因此,企业在确定和提供基础设施时,应综合各个部门的意见,全面考虑、综合平衡,以确保获得适用的基础设施,满足企业在质量、环境和安全等方面的管理要求和整体发展要求。
企业提供基础设施的方式包括购置、新建、租赁、借用、通过委托加工等方式使用供方和合作者的基础设施。(www.daowen.com)
(3)基础设施的维护。
在使用过程中,基础设施会磨损和消耗,因此,企业应对基础设施进行规范化管理,以确保基础设施持续满足组织的需求。基础设施的维护工作包括:
1)制订并实施基础设施的维护保养方法。
不同的基础设施在运行中的磨损和消耗是不同的,对过程和质量的影响也是不同的,因而需要采用不同的维护方法。有的基础设施,例如机床设备,天天都要维护保养,有的基础设施,例如公路,除了常规保护外,一般情况下,只有出现问题才去维护保养。究竟如何维护和保养,什么时候维护保养,都应根据每个基础设施单元的重要性和用途,规定其维护和保养以及运行检验的类型与频率,不能一概而论,一般来说,加工设备(包括工具)在使用过程中经过磨损,其性能、精度很可能衰退,难以继续保持产品质量或过程质量,因而应当是基础设施运行维护的重点。
2)明确各项工作的责任者、维护保养周期和监督考核部门。
在实践中,往往是不同的的基础设施被分到不同的部门去管理。例如,厂房之类的固定资产由办公室或后勤部门管理,设备之类由机修部门或设备科管理,工具之类由工具科或生产车间自行管理,通信设施之类由办公室或其他相关部门管理。由于是多点管理,就可能存在部分基础设施无人管理的现象。例如,车间下水道阻塞,可能谁都不管,使得问题难以得到及时解决。为此,企业有必要对下列管理职能予以明确:
①基础设施由谁进行管理(可以按基础设施的类别落实到部门及相关负责人)。
②基础设施由谁维护保养(为了防止因基础设施使用者和管理者脱节而造成基础设施超负荷使用、管理不善等问题,可以规定基础设施由其使用者进行维护保养,例如机床设备一般由操作者维护保养)。
③基础设施由谁负责维修(例如,电器设施一般由电工负责维修)。
④基础设施何时进行一次大型检查或修理(例如,对厂房每年进行一次大型检查,机床半年进行一次小修、两年进行一次中修、三年进行一次大修)。
⑤基础设施管理由谁进行监督和考核(例如,由企业的设备管理部门或工程部门进行)。
3)明确对设备使用者的要求。
由于使用者直接与设备接触,一旦操作不当,就可能损坏设备。为此,对使用者应当做到:
①进行必要的培训,使他们了解设备,应知其基本原理和构造并学会操作。
③要求其按规定对设备进行维护保养。
④通过监督考核进行奖励和处罚。
必须注意到,不可控制的自然现象,如地震、洪水、台风等会对基础设施产生影响。其次,还有相关的风险,如线路故障、环境污染等因素,可能会使基础设施失去作用。因此,基础设施的维护计划需要考虑识别和减轻可能的相关风险,并应包括保护相关利益的应对之策,例如坚固设施、增加备用的设备等。
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