11.1.1　信息

1)信息的概念

信息是现代社会的重要资源,而且发挥着越来越重要的作用。传统的管理不认为信息是一种资源。能源、物质和信息并列为人类社会发展的三大资源。信息化水平的高低已成为衡量一个国家现代化水平和综合国力的重要标志。信息化的实质就是使信息—这一社会主导资源充分发挥作用。

2)信息与数据

数据是人们在观察客观事物时记录下来的可以被识别的符号。广义的数据不仅包括数字,而且包括文字、图像和声音。而“信息”可以定义为：信息是经过加工后的数据,它对接收者的行为能产生影响,而且对接收者的决策具有价值。

根据以上定义,各类房地产中介公司发布的房源及价格对于想购房的人来说就是信息,他们在进行比较和思考后可能会做出购买或者推迟购买的决策;而对于不想购买的普通人来说,这些就不是信息,只是数据。

信息按照重要性分为战略信息、战术信息和作业信息;按照应用领域可以分为管理信息、社会信息、科技信息和军事信息;按照加工顺序可分为一次信息、二次信息和三次信息;按照反映形式可分为数字信息、图像信息和声音信息等。

3)信息的特性

管理信息是反映控制管理活动中经过加工的数据,是管理上一项极为重要的资源。信息流一方面是物质流的表现和描述,另一方面又是用于掌握、指挥和控制社会和企业生产过程的软资源。信息流的巨大的数量及其复杂的高度组织,是生产社会化程度的重要标志和重要组成部分。

信息具有以下特性：

(1)客观性。客观事实是信息的中心价值。

(2)时效性。信息的时效是指从信息源发送信息,经过接受、加工、传递、利用,所经历的时间间隔及其效率。时间间隔愈短,使用愈及时,使用程度愈高,则时效性愈强。

(3)不完全性。只有正确舍弃无用和次要信息,才能正确地使用信息。

(4)价值性。信息是经过加工并对生产经营活动产生影响的数据,是劳动创造,是一种资源,因而有价值。

(5)等级性。管理信息系统是分等级的。通常把管理信息系统分为三级：战略级、策略级(或称战术级)、作业级。

11.1.2　信息系统

1)信息系统的概念

系统是为了达到某种目的而对一群单元做出有规律的安排,使之成为一个相关联的整体。信息系统是一个人造系统,是计算机支持的系统,由人、硬件、软件、数据和应用组成。通过它可以实现对数据的数字化输入和编辑、存储和再组织、模型化和分析,以及排序和图形表达。任何一个使用信息系统或信息系统所产生的信息的人叫做终端用户。终端用户不包括系统分析员和程序员。

就信息系统的概念而言,不应该以计算机为前提。也就是说,信息系统不只是单一的计算机应用。换言之,在没有计算机以前,就存在着由人工处理的、简单的、低级的、原始的信息系统。比如历史久远的账务销售,相对现代的电话传真订货等。但是,进入信息时代以后,不用说信息系统,几乎所有的系统都离不开计算机等信息技术。信息技术就是为处理信息而产生的。可以说,没有信息技术就没有现代的信息系统。

2)信息系统的沿革

社会的进步期待着各种各样的信息系统,要建立这些信息系统对应着必要的信息技术的进步。有意义的是,随着时间的推移和信息技术的进步,产生了一系列信息系统。

(1)EDP系统

回顾信息系统的发展史,起始于20世纪50年代,其基本动力首先是企业谋求提高数据处理的工作效率,进而节约人力。当时首先开发的就是以机械系统为中心的狭义信息系统。后来,随着企业数据处理量的进一步增加,人工成本也进一步增加。而且,当时处理数据的机械系统(即计算机系统)的成本也很高,因此,信息系统的发展并不很快,能够使用的也只有为数不多的大型企业的高级管理者和少部分委托计算的间接部门。这时的信息系统称为EDP(Electronic Data Processing)系统,或称为ADP(Automatic Data Processing),以离线和批处理方式为主。数据处理是使用计算机处理事务数据并生成报表。在计算机发明以前,则由人工或简单的计算工具进行。

(2)在线系统

20世纪50年代后半期开始进入了在线计算机集成处理阶段,即IDP(Integrated Data Processing)阶段。处理方式由离线(Off-line)转移到了在线(On-line)。应用对象也扩展到了生产管理的直接数据处理部门,并且由计算机等机器实现实时控制。例如,美国几家主要的航空公司为旅行社提供了航空订票系统,其中包括各航空公司的航班班次及时刻表等信息。很快,使用这个系统的旅行社就达到了旅行社总数的80%。凡是进入该系统的航空公司都要为该系统提供的服务而付费。再如,日本1965年新开通的新干线铁路的坐席预约系统也是一个大规模的在线实时系统。以后,银行的在线系统也相继出现。信息系统的工作对象也由管理事务发展到了社会服务,信息系统的使用者也不限于企业,逐步扩展到了社会组织和个人。这时,对应于原来的数据批处理作业方式,产生了实时事务处理。许多用户在线同时操作和使用系统,即实时共享系统(Real Time Sharing System,RTSS)。通过在线会话形式,接受用户的指令,系统再实时完成相应的事务处理,形成一种交互式的处理方式。

(3)经营管理信息系统(MIS)

20世纪60年代末,从美国开始建设生产经营管理信息系统(Management Information System,MIS),很快便传到像日本这样的发达国家,传入中国大概是20世纪70年代末和80年代初。

经营信息系统是提供企业或组织使用的相关数据和信息的系统其所包含的数据和信息范围很广,如事务处理系统、信息报告系统、OA系统、决策支持系统和战略信息系统等。

MIS可以为企业的各个层面提供大量的实时数据,它使用了数据库技术和在线处理方式,并建立了一定的数据模型和分析功能。

到了20世纪70年代,出现了决策支持信息系统(Decision Support System,DSS),并构成了经营信息系统的重要部分。决策支持系统是辅助决策活动的信息系统,往往用于计划、备选方案分析和试探求解方面,用户一般通过终端与DSS交互式的对话,包括各种决策模型,它是信息系统的一种意义深远的应用。

决策支持系统是20世纪70年代发展起来的面向用户的交互系统,其主要目的是支持结构和非结构化决策问题,以提高决策效能。DSS主要由数据库管理子系统(DBMS)、模型库管理子系统(MBMS)、知识库管理子系统(KBMS)组成。(www.daowen.com)

决策支持系统是一种以决策科学、管理科学、系统科学与行为科学为理论基础,以计算机技术、信息技术为手段,面向决策任务,通过对数据、信息进行分析,利用定量与定性模型进行仿真、优化,与人的经验及创造性相结合,以支持决策者在决策过程中明确问题、确定目标、生成方案并加以评价选择,以提高决策的科学性和有效性的系统。其工作方式是人与计算机反复对话(信息交流),不断推动决策过程的进行,促成正确的决策,并在决策支持过程中不断提高决策者的水平。它是一种辅助工具,不能代替人的最后决断,但却能支持和改进决策工作。

DSS是管理信息系统发展到20世纪80～90年代的高级产物,是为管理者提供数据查询、分析、模拟和统计的信息系统,支持管理者完成重大决策。专家系统工具和技术可以融入决策支持系统,提高决策支持过程的质量。决策支持系统一般包括数据库、模型库、知识库和相应的数据查询、数据挖掘、建模、统计、分析和展望等决策工具。

如果说MIS是帮助一个组织“把事情做正确”,那么DSS就是帮助一个经理“做正确的事情”,DSS支持解决特定问题的各个方面。它已经超越了传统的管理信息系统。DSS可以为复杂问题的解决提供直接帮助,而这是传统MIS所不支持的。这些复杂问题大多是独特的、非直接的。例如,汽车制造商选择在一最佳地理位置建立一个新的工厂,或者,石油公司希望找到最佳地点开采石油。传统的MIS系统很少用来解决这类问题,而DSS可以通过建议选择,帮助确定最终决定。DSS通常用于解决复杂问题,或是用于难以获得和使用制定最佳决策所需的信息的情况。DSS同时还需要管理者的判断,而且管理者通常在DSS开发和执行过程中起到积极的作用。DSS的基本元素包括用来支持决策者或用户的一系列的模型,支持制定决策的一系列的数据和信息(数据库),帮助决策者和其他用户与DSS进行交互的系统和过程(用户界面)。

(4)办公自动化(Office Automation,OA)和终端用户计算

20世纪70年代末,以提高办公工作效率为目的的办公自动化理念盛行,OA一词流行起来,支撑它的信息技术有个人计算机、文字处理技术等办公机器,数据管理,包括数据库、电子表格软件,文档管理,包括文档制作、桌面出版即DTP(Desk Top Publishing)等软件。其间,个人计算机的性价比大幅提高,为信息系统的发展变革带来了契机。这时,将以往信息系统只有专家才能开发和使用的一部分由终端用户的非专家来完成,这就叫终端用户计算(End User Computing,EUC),拉开了终端用户计算的序幕,在企业信息系统中的人的组织结构发生了变化。

在倡导OA的同时,有另一个主导,就是实现无纸办公(Paperless Office),以节约纸张和节省木材。实践证明,无纸办公只是一个神话。办公自动化和电子邮件的普及,正好与无纸办公背道而驰。纸张的消耗量非但没减少,反而增加了40%。数据处理演变成了知识管理,打印机到处可见,甚至延伸到了家庭。纸张的魅力令人们恋恋不舍。

(5)战略情报系统

20世纪80年代末至90年代初,世界经济环境严峻,企业的竞争激化。为了确保企业在同行中的优势,建立战略信息(Strategic Information System,SIS)的重要性越发显现。SIS的提法开始流行。信息系统成为支持企业竞争战略的有力工具。战略情报系统的定义是,利用信息技术,包括数据库和网络技术,依据对客户信息的处理,以获得与同行其他公司的差别化和竞争优势为目的的信息系统,该系统也属于决策支持信息系统,它定位在实现企业的战略目标上。战略情报的概念与普通信息不同,而与国家对外国情报的收集、评价、分析,进而确定国策的谍报(intelligence)相近,故战略信息系统多称为战略情报系统(Strategic Intelligence System,SIS)。战略情报专家W．Prat说,战略情报系统是为最终说明当前国策的重要性,而选择情报、评价情报、判断情报,再导出更有价值、更深刻的情报内容的系统。战略情报的特征是以国家之间的他国、军队之间的敌军、企业之间的竞争对手为前提,并确定竞争优势为目的。

战略信息系统的组成要素包括情报的输入功能、处理功能、存储功能(情报库)和输出功能。

战略系统的成功案例有美国航空公司的座席预订系统。现在,世界上的航空公司多数都加入到计算机预订系统(Computerized Reservation System,CRS)。美国的预订环境叫SABRE(Semi-Automation Business Research Environment)。大新数据库天天更新,能够检索全球650多家航空公司的航班时刻表,其中300多家可以预订,还包括旅馆、汽车、火车等,促进了航空公司的业务,也提高了旅行社的服务水平。

(6)网络和因特网

20世纪90年代,组织内的计算机系统的结构都普及了局域网(Local Area Network,LAN)和具有特殊功能的服务器的结合,而终端用户一侧则普及了个人计算机,C/S结构成为主流,而且将组织以外的,甚至国外的计算机通过网络与组织内的计算机连接起来。另外,由于个人计算机和笔记本电脑的大幅降价,以及通信费的降低,SOHO(Small Office,Home Office)办公方式或者是移动办公方式悄然兴起。家庭办公(SOHO)是独立办公和家庭办公的总称,最早在20世纪80年代出现于美国的纽约,选择家庭办公方式的人群主要是自由职业者,如作家、记者、经纪人、软件设计师等。目前,这种方式在国外相当普及,已达美国雇员总数的30%。这种方式缓解了交通,在美国每年可以节省上下班时间可达35亿小时,因此得到了政府鼓励。在中国,随着因特网、个人计算机、传真机、移动电话等办公设备的普及,特别是带宽接入、无线接入的发展,也在逐渐形成家庭办公方式。近两年,又出现了移动式家庭办公(Mobile Office and Home Office,MOHO)的概念和现象。

由于公司内外的网络化,促进了个人或组织的信息共享的实现,其支撑软件是工作流管理软件和支持协同工作的所谓群件(Groupware)。

因特网不只是一个全球性的巨大网络,而且在信息系统方面也具有重大意义。20世纪90年代初,随着B/S商用化的开始,因特网如爆炸性地向一般群体普及,这标志着网络社会的来临,并对信息系统产生了重大影响。

例如,电子邮件和Web,不仅实现了组织内部和组织之间的通信和沟通,而且实现了组织外的企业和消费者的通信和沟通,创建了新型的现代化的联系渠道,使一种在线的网络式的新型商务模式的建立变为现实。20世纪90年代后半期,随着移动电话的普及,基于网络通信的应用更加发展。

(7)电子政务

政府的信息系统建设也同企业一样,为了提高工作效率,也是从EDP做起。20世纪90年代中期,各个国家先后提出推进政务信息化或者电子政府、电子政务的规划和法案。其目的是将政务信息电子化,政务申请、提交、审批、终结等环节都能在网上进行,即一站式服务。

例如,森喜朗任日本首相时,提出了对政府进行IT革命的政策设想,立志IT兴国。在2000年9月日本第150次临时国会上,前首相森喜朗提出了以“IT革命”和“教育改革”为支柱的重要政策课题。其中IT革命的目标是“完善超高速互联网,5年后(2005年)成为信息通讯发达国家”。提出采取“E-Japan设想”为旗号的战略。E-Japan设想的推行过程为：“IT基本战略”(2000年11月27日的IT战略会议确定)→“E-Japan战略”(2001年1月22日第一次IT战略总部决定,5年内成为信息通讯发达国家)→“E-Japan重点计划”(2001年3月29日制定的具体的E-Japan战略,列明了政府应立刻重点实施的措施)。E-Japan设想的基本方针为：①使所有的国民能享受IT的便利;②推进经济结构改革,强化各产业的国际竞争力;③让国民实际感受到生活的丰富和充满个性并有活力的社会;④为实现全球的高度发达的信息通讯网络社会做出国际贡献。另外,日本在2002年8月启动一站式服务的居民基本信息网络系统,一年后在全国城乡全面应用。

(8)国家信息基础设施

随着信息系统在企业、组织和民众中的广泛应用,信息系统的整合提升提高到了国家的战略高度。这些信息系统的实现不能离开国内外信息基础设施的整合。因此,在1996—1997年,当时的美国总统克林顿和副总统戈尔提出建设和整合美国国家信息基础设施(National Information Infrastructure,NII)以及以因特网为核心的全球信息基础设施(Global Information Infrastructure,GII)。基于这种考虑,1997年7月,当时的美国商务部又发布了“电子商务的世界化构想”(Framework for Global Electronic Commerce),很快得到了世界上大多数国家和地区的共同反响。例如,日本提出“IT基本法”,成立IT战略办公室,提出电子日本战略等。其目标是：建成世界最高水平的高度信息通信网络,确保高度信息通信网络的安全性和可靠性,推进电子商务等应用,实现电子政务与公共领域的电子化和信息化,振兴教育和学习,并大力培育人才等,力争用五年时间达到世界最先进的信息化国家的目标。我国也成立国家信息化领导小组,制定信息化战略发展纲要,并把以信息化带动工业化作为我国的基本国策。

回顾和归纳信息系统的发展史,从解决机能上的效率化,到辅助决策,再到知识的创造;还有,信息系统的使用者也发生了从企业到社会、到个人的变化;系统规模也从单一系统到复合系统,进而到网络化、国际化发展。

3)信息系统的类型

信息系统可分为作业信息系统和管理信息系统两大类。

作业信息系统的任务,是有效地处理组织的业务、控制工业的生产过程和支持办公室事务,并更新有关的数据库。作业信息系统由业务处理系统、过程控制系统和办公室自动化系统三部分组成。

《中国企业管理百科全书》对管理信息系统的定义为：“管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况;利用过去的数据预测未来;从企业全局出发辅助企业进行决策;利用信息控制企业的行为,帮助企业实现其规划目标。”

根据管理信息系统的功能,可以将其分为数据统计系统、数据更新系统、状态报告系统、数据处理系统、知识工作系统、办公自动化系统和决策支持系统等。

信息系统应用于不同的专业领域,就得到相应的信息系统,例如在地理领域被称为地理信息系统(GIS),在土地管理领域有土地信息系统。推而远之,在土地、房地产领域被称为不动产信息系统,对评估而言就称为估价信息系统。

信息系统的出现和发展为人类带来了巨大的便利,改变了人们的生产方式、工作方式和生活方式。随着应用的进一步深入和普及,人们还会提出诸如实用性、先进性、方便性、可靠性、简易性、可维护性、可扩展性、安全性、知识产权等问题,还需要通过技术和管理等手段去解决。

随着企业或组织的大型化、个人需求的多样化、人们在全球范围的流动化,信息系统也发生着巨大的变化,总的趋势是信息系统向多样化、复杂化、社会化方向发展,所以希望系统的使用维护的简易化、安全化。期待着信息技术的进步能给人们带来一个更美好的信息化社会。