汽车配件采购程序包括拟定采购计划、选择供货商、选择供货方式、选择采购形式、订立采购合同、配件检验接收等环节。

1.拟定采购计划

采购计划是否合适，对资金周转和经济效益起着关键性的作用。采购计划做得好，不仅可加快资金周转，提高经济效益，而且可以减少库存积压。

采购计划的制订，一般可从三个方面考虑：

1）根据前期销售的情况进行统计分析，拟出本期应该进货的品种、名称、型号、规格和数量。

2）参照库存量，库存多的可少进。如果资金充裕，销路好的产品也可适当多进。

3）根据当前市场行情，进行一些适当调整。

2.选择供货商

对供货商的选择主要从价格和费用、产品质量、交付情况、服务水平四个方面来考虑：

1）价格和费用。价格和费用的高低是选择供货商的一个重要标准。我国市场中存在固定价格、浮动价格和议价，要做到货比三家，价比三家，择优选购。在选择供货商时不仅要考虑价格因素，同时还要考虑运输费用因素。价格和费用低可以降低成本，增加企业利润，但不是唯一标准。

2）产品质量。价格和费用虽低，但如果供应的配件质量较差而影响修车质量，反而会给客户和企业信誉带来损失，所以选购配件时，要选购名牌产品或配件质量符合规定要求的产品。

3）交付的标准。供货商能否按合同要求的交货期限和交货条件履行合同，一般用合同兑现率来表示。交货及时、信誉好、合同兑现率高的供货商，当然是选择的重点。

4）服务的标准。要考虑供货商可能提供的服务，如服务态度、方便客户措施和服务项目等。

另外，在选择供货商时，要注意就近选择。这样可以带来许多优点，如能加强同供货单位的联系和协作、能得到更好的服务、交货迅速、临时求援方便、节省运输费用和其他费用、降低库存水平等。同时也要考虑其他供货商的特点，比较各供货商的生产技术能力、管理组织水平等，然后再做出全面的评价。

为了做出恰当的评价，可以根据有日常业务往来的单位及市场各种广告资料，编制各类配件供货商一览表。然后按表内所列的项目逐项登记，逐步积累，将发生的每一笔采购业务都填写补充到该表中去，在此基础上进行综合评价。

3.选择供货方式

1）对于需求量大、产品定型、任务稳定的主要配件，应当选择定点供应直达供货的方式。

2）对需求量大，但任务不稳定或一次性需要的配件应当采用与生产厂签订合同直达供货的方式，以减少中转环节，加速配件周转。

3）对需求量少，如一个月或一个季度需求量在订货限额或发货限额以下的配件，宜采取由配件供销企业的门市部直接供货的方式，以减少库存积压。

4）对需求量少，但又属于附近厂家生产的配件，也可由产需双方建立供需关系，由生产厂家按协议供货。

4.选择采购形式

1）现货与期货。现货购买灵活性大，能适应需要的变化情况，有利于加速资金周转。但是，对需求量较大而且消耗规律明显的配件，宜采用期货形式，签订期货合同。(www.daowen.com)

2）一家采购与多家采购。一家采购指对某种配件的购买集中于一个供应单位，它有利于采购配件质量稳定、规格对路、费用低，但无法与他家比较，机动性小。多家采购是将同一订购配件分别从两个以上的供应者订购，通过比较可以有较大的选择余地。

3）向生产厂购买与向供销企业购买。这是对同一种配件既有生产厂自产自销又有供销企业经营的情况所做的选择。一般情况下，向生产厂购买时价格较为便宜，费用较省，产需直接挂钩可满足特殊要求。供销企业因网点分布广，有利于就近及时供应，机动性强，尤其是外地区进货和小量零星用料，向配件门市部购买更为合适。

5.签订采购合同

采购合同是供需双方的法律依据，必须按合同法规定的要求拟定，合同的内容要简明，文字要清晰，字意要确切。品种、型号、规格、单价、数量、交货时间、交货地点、交货方式、质量要求、验收条件、双方职责、权利都要明确规定。签订进口配件合同时，更要注意这方面的问题，特别是配件的型号、规格、生产年代、零件编码等不能有一字差别。此外，在价格上也要标明何种价，如离岸价、到岸价等，否则会导致不必要的损失。

6.配件检验接收

汽车配件采购员在确定了进货渠道及货源，并签订了进货合同之后，必须在约定的时间、地点，对配件的名称、规格、型号、数量、质量检验无误后，方可接收。

（1）对配件品种的检验

按合同规定的要求，对配件的名称、规格、型号等认真查验。如果发现产品品种不符合合同规定的要求，应一方面妥善保管，另一方面在规定的时间内向供方提出异议。

（2）对配件数量的检验

对照进货发票，先点收大件，再检查包装及其标识是否与发票相符。整箱配件，一般先点件数，后抽查细数；零星散装配件需点验细数；贵重配件应逐一点数；对原包装配件有异议的，应开箱开包点验细数。验收时应注意查验配件分批交货数量和配件的总货量。

无论是自提还是供方送货，均应在交货时当面点清。供方代办托运的应按托运单上所列数量点清，超过国家规定合理损耗范围的应向有关单位索赔。如果实际交货数量与合同规定交货数量之间的差额不超过有关部门规定的，双方互不退补；超过规定范围的要按照国家规定计算多交或少交的数量。双方对验收有争议的，应在规定的期限内提出异议，超过规定期限的，视为履行合同无误。

（3）对配件质量的检验

1）采用国家规定质量标准的，按国家规定的质量标准验收；采用双方协商标准的，按照封存的样品或样品详细记录下来的标准验收。接收方对配件的质量提出异议的应在规定的期限内提出，否则视为验收无误。当双方在检验或试验中对质量发生争议时，按照《中华人民共和国标准化管理条例》规定，由标准化部门的质量监督机构执行仲裁检验。

2）在数量庞大、品种规格极其繁杂的汽车配件的生产、销售中，发现不合格品、数量短少或损坏等，有时是难以避免的。如果在提货时发现上述问题，应当场联系解决。如果货到后发现，验收人员应分析原因，判明责任，做好记录。一般问题填写《运输损益单》《汽车配件销售查询单》，问题严重或牵涉数量较多、金额较大时，可要求对方派人来查看处理。

（4）责任划分的原则

汽车配件从产地到销地，要经过发货单位、收货单位（或中转单位）和承运单位三方共同协作来完成，所以必须划清三方面的责任范围，责任划分的一般原则是：

1）汽车配件在铁路、公路交通运输部门承运前发生的损失和由于发货单位工作差错，处理不当发生的损失，由发货单位负责。

2）从接收中转汽车配件起，到交付铁路、公路交通运输部门运转时止，所发生的损失和由于中转单位工作处理不善造成的损失，由中转单位负责。

3）汽车配件到达收货地，并与铁路公路交通运输部门办好交接手续后，发生的损失和由于收货单位工作的问题发生的损失，由收货单位负责。

4）自承运汽车配件起（承运前保管的车站、港口从接收汽车配件时起）至汽车配件交付收货单位或依照规定移交其他单位时止发生的损失，由承运单位负责。但由于自然灾害，汽车配件本身性质和发、收、中转单位的责任造成的损失，承运单位不负责任。