苏珊娜是一个优秀的引导师。事实上，说到规划会议流程，她甚至很有变革精神。“如果准备充分，所有失败的会议都可以被拯救。如果会议主持人多多思考想要通过会议达到的目标，会议的流程以及采用的方法，与会人员就能收到清晰的指示。当会议实现了预定目标时，人们的心态也会得到改善。当大家的工作变得更加高效更有创新的时候，大家的挫败感会随之减少。”

周全的准备对于线上引导会议尤其重要，其中最重要的几项任务包括：设计每个环节的内容并进行时间规划、选择引导工具、准备信息展示、熟悉电脑操作等。苏珊娜的会议流程一般包括三个阶段：澄清问题、解决方案和行动计划。

每个阶段都需要创造想法并对其进行挑选。苏珊娜需要选择有效的方式。比如，在进展会议中的澄清问题环节，参与者首先在白板上罗列出成功和挑战，然后用叉号（×）标记最重要的三个挑战。最后，她需要对会议时间进行确认：计划中的活动在时间上合适吗？是否有时间解答大家的问题？是否有休息时间？是否对突发状况，如技术问题、迟到等留出空余时间？

为工作坊留出足够的时间是非常必要的。一般而言，本书提到的由三个阶段组成的引导工作坊需要三个半小时。线上需要更少时间，一般在两个半小时。这或许是因为线上人们的精力会更加集中，并且可以用更快的速度成立小组。

我相信，此刻有很多读者正在抱怨，比起常规会议，这些准备工作和三个阶段的结构占用了太长时间。这虽然是事实，但好的一面是，这样的过程可以让大家对会议内容有更深入的理解，并且赢得了大家的承诺，也为大家在下一步工作中发挥自主性提供了条件。大家还记得苏珊娜如何指导大家在确定行动方案的时候，关注质量而不是数量吗？其实道理是一样的。组织一个高质量的会议需要更多的时间，所以你需要一边减少会议频率，一边通过设计，让会议变得更加有效而富有参与性。

除了选择合适的流程和工具外，苏珊娜还要确认设备和软件层面的可操作性。软件是否具备将参会人员分成小组，放在不同聊天室交流的功能？是否自带暖场活动？自行检查设备的过程也让她进一步熟悉了技术问题，便于她解决会议过程中出现的问题。

苏珊娜设计工作坊或会议的方法

·选择处于哪个阶段(www.daowen.com)

·选择每个阶段的执行方式

·对会议的开始、休息、能量活动和结束做计划

·检查时间计划

熟练的技术操作是会议稳定进行的保障，但这并不意味着引导师要成为IT专家。最好的解决办法是为所有潜在的风险提供后备方案。对于后备方案的重要性，苏珊娜是在引导一次由英国贸易部部长出席的会议中意识到的。“那一天，我们的线上会议系统突然出现了故障。好在我开会的时候带上了技术支持部的一名同事，临时找到了新的系统。会议仅仅推迟了15分钟。”为防备电池用完、电脑宕机以及引导者不得不离开会议的情况，带一套备用设备是个好主意。备用电池和笔记本电脑，甚至是一位替代你的引导师都是可以考虑的，以防意外情况发生。

苏珊娜的一条最佳实践是在他们首次线上虚拟会议前所有参与者都提前技术签到。由于防火墙、弹出拦截程序以及其他原因会引发成经常性的技术问题。如果会议开始时，15个参会人员中有三个人碰到了技术问题，引导者就很难同时解决他们的问题，而剩下的人也只能无奈地等待。这也是为什么要在前一天预先进行技术签到的原因。

现在我们知道了虚拟情境下的最佳实践。它们也同样适用于线下面对面的会议中。那它们的差别在哪里？对了，在虚拟环境中参与者看不到彼此，而技术问题潜伏在每个角落，这些实践就显得更重要了。