现在,苏珊娜带大家进入了本次会议的核心阶段:头脑风暴,发现障碍和解决方案。“大家还记得上次启动会议上,伯特提到的变革重点目标吗?它们包括削减成本预算50%,增加客户访问量25%,以及关闭圣彼得堡和塞维利亚两个办公室。”苏珊娜边说边指向会议室里的三个白板,每个白板上都写有一个重点目标。
“请大家看一下这三个白板。每个白板四周将形成一个小型会议组。每个小型会议组有五个席位,大家可以选择最感兴趣的话题自由参与。但是如果五个席位满了,你必须进入其他组。大家准备好了吗?你现在的任务就是与小组成员讨论障碍和解决方案,并将讨论结果写在纸上。好,开始吧!”
苏珊娜话音刚落,大家就行动起来了。碰巧的是,大家的兴趣点基本分布均匀,只有托尼表现得很沮丧——他非常想讨论降低成本的问题,但人数已满。好在他很快找到了新的兴趣点,在别的小组热烈地讨论了起来。
苏珊娜一边观察着讨论情况,一边回答着疑问。这时,她决定交换小组继续讨论话题。此时每个组已经用了30分钟时间讨论这个话题了。“现在,我要在每个组选择一名代表留在这里。凯文,你继续留在降低成本组。托尼,你继续讨论关闭办公室的话题。玛格丽特,你的话题依然是增加销售拜访量。其余的伙伴们请自动切换到其他小组,给大家30分钟时间讨论新的话题。”
苏珊娜觉得自己的指令已经非常清晰了,然而丽塔还是不太明白。
“就是说,你要我们讨论其他话题吗?但是,之前不是有人已经讨论过了吗?我们要把他们的想法再重复一遍吗?”
“不,我希望你们可以在他们的想法的基础上做进一步思考。比如,哪些是你赞同的,哪些是你认为不对的?你们要首先听取小组代表解释之前讨论的想法,然后再进行延伸。”
半小时过后,苏珊娜再次让大家切换到新的一组,每个组的代表依然保持不动。第三轮的讨论依然热烈,各种新鲜的想法和评论把30分钟时间填得满满的。最后,苏珊娜不得不打断大家,以便让会议按计划开展。“非常抱歉要打断大家,但是30分钟时间已经过去了,再给你们15分钟好吗?”
步骤
选择话题2~4个
小组工作
·把所有人平均分成数量相同的几组
·每个小组将想法和建议写在白板上
·如果你首先罗列的是阻碍,请找到妨碍目标实现或找到更好方案的问题点
轮流
·每个小组留下一个人来解释内容,其他人在小组间走动,探讨写在白板上的内容
·这个过程中产生新的想法和思路,并对如何实施提出想法
优先排序
·让大家对最好的想法排序
·讨论结果
网络环境下的应用:好的平台是有允许带白板的休息室,你可以轻松地应用咖啡工具。对于其他平台,你可能需要打开许多与白板同时进行的会话框。
凯文答道:“好的,请继续。”然后,谈话又顺利地延续了15分钟。在讨论完关键的解决方案和障碍之后,苏珊娜请大家用虚拟的10英镑来选出最好的想法。(www.daowen.com)
“好的,各位。在你们面前是达成新目标的障碍和解决方案,我给你们每个人10英镑投出你们认为最好的解决方案。你可以把所有10英镑投在一个想法上,也可以把它投到几个上,或者所有的想法你都不喜欢,那就把钱留着不投。关键是要把你投的数量清晰地写在那个解决方案旁边。那样你在哪儿投了多少钱就会一目了然了。”
凯文插话道:“等等,苏珊娜。我们现在仅仅是投解决方案,还是说那些障碍和挑战也要选出来?我要把那10英镑也投到我觉得最急需解决的障碍上吗?”
“问得好,凯文,我们用障碍和挑战来帮助更深入的思考,但现在我们只是先选出解决方案。你可以选择任何与这些主题相关的解决方案。这是个人活动,所以不要交谈。请大家花大概两三分钟时间来完成。”
伯特调侃道:“罗宾逊也许会把他的钱都藏起来,这是他一贯的作风。”
大家听了伯特的话都大笑起来,然后继续着投钱任务。
引导者可使用的工具
投票技术
·10英镑投票法
·点数投票法
·交通灯
·民意投票
给出名次
·给所有的点子一个名次
讨论
·两两结对,进行更深入的讨论
当苏珊娜看到大家选出想法时,她对会议的进展感到很满意。“最棒的是,他们正在达成一致!这绝非易事!”这么顺利地得到了优选的解决方案让苏珊娜的信心高涨。“我要继续把这些想法变成行动方案。”想到这儿,她对大家说道:“干得漂亮!现在,我想请每组的组长数一下点数并总结出刚才讨论中的关键解决方案。”
三位组长,凯文、玛格丽特和托尼开始总结讨论结果。票数最高的是更好地共享销售意向信息以增加客户拜访量,接着是减少出差和把线上会议作为销售流程的开端以减少成本,最后是给每位销售购买高质量的WIFI设备,这样就可以在家办公了。
总结的要点清晰明了,苏珊娜也认为三位组长做得很棒,但她不打算就此罢手。
“总结得很棒,但我认为我们还能从这些主题中得到更多。在这之前,大家先休息15分钟吧!”
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