线上会议和面对面会议用到的核心工具是一致的。觉察之环理论和三段式结构适用于任何的会议环境。事实上，引导者使用的大部分工具，无论在线上会议还是面对面会议都能起到很好的效果。然而，要想创造最好的虚拟会议环境，苏珊娜仍然需要在组织面对面会议的方法的基础上做一些改变。

在召开线上会议之前，苏珊娜要确保腾出时间来讲会议基本规则。然而在大部分面对面会议中，许多规则如“100%参与到会议中”是无须多言的。这是因为，在现实环境中，人们更懂得约束自己的行为。如果一个人和发言者同处一室，就不会轻易拿出手机聊天或看球赛结果。然而在线上会议环境中，人们可以神不知鬼不觉地转移注意力。而且，在线上会议中，玩手机的诱惑会更大。鉴于上述原因，苏珊娜特意做了一张PPT，把基本规则说清楚。

在会议过程中，人们偶尔需要暂时离开会议或出去接电话。在面对面会议中，大部分人会直接行动，会议主持人因为能看到发生的一切也会理解这些行为。而在虚拟环境下，一切就大不同了。苏珊娜发现，当对方已经不在屏幕面前时，她还在问对方问题。这种情况让她立下了规则：100%参与到会议中来。苏珊娜定下这个规矩，并不是为了让大家认真听伯特或她的讲话。她主要是担心大家会在集体讨论环节分心。会议的主要目的是统一认知，得到大家对后续行动计划的认同。所以，集体讨论环节对于完成在会议启动时确立的目标是非常有意义的。

她还会要求每个人在发言前首先告知大家自己的姓名。在面对面会议中，这是不需要的，因为大家可以看到谁在发言。然而，在虚拟环境中，无论技术多么先进，有时候依然会发生误会。让与会者在讲话前先报名字，可以帮助听者更好地跟随发言人的思路，使交流变得更加顺畅。

准备线上会议对于苏珊娜而言耗费了更多的时间。首先，她需要增加一个会议前的检查环节，让与会者确认技术设备运行无误。而面对面会议上的准备就简单得多，只需要发邮件确认时间和地点即可。这就是两者之间最重要的差异之一：更多的精力要放在确保人们在线上环境中可以舒服而高效地参与。现在，想想你自己的工作。你参加过多少个会议？10个？50个？1000个？因为大部分会议都是面对面的，人们对如何参与此类会议很熟悉：拿起一杯咖啡，打开门，找个位置坐下。然而在线上环境下，一切都不一样了。所以，苏珊娜需要帮助大家热身，制定一些可以遵循的规则，这样他们就可以高效地参与进来了。

组织面对面启动会议的一种方法

签到

·让大家到处走动，做一些交流

·小组简单交流：我们今天为什么来这里

陈述和思考

·陈述或演示

·每个人基于陈述信息思考。结合觉察之环的四个部分，写下答案

·小组简单交流，分享答案

·全体成员按照觉察之环的思路，讨论答案。此环节需要设记录员，在白板纸上写重点内容

退出

·总结会议，参会人员广泛评价：这次会议开展得如何

苏珊娜还要调整在虚拟环境下使用觉察之环的方法。

在面对面会议中，苏珊娜会一次性让大家思考觉察之环的四个方面，然后花几分钟让他们写下自己的想法，之后将大家分组讨论这些问题：事实是什么？感受如何？意味着什么？采取什么行动？

考虑到自己对线上会议还不太熟悉，苏珊娜决定一次只专注觉察之环的一个方面。这种做法简化了任务，让工作更好管理。如果当时没有这么做，会议会变得复杂，大家会对讨论的内容感到茫然，也会被复杂的界面和表格搞得头昏眼花。

一个启动会议的优势、劣势和适用场景

优势

·帮助减少消极情绪。如果没有处理好消极情绪，人们是不能够想出具体的行动的(www.daowen.com)

·多使用提问。这可以帮助参与者仔细思考问题并讨论，也可以促进学习和理解

·当工作环境充满共识时，闲言碎语也随之消失

·讨论的事情会通过行动跟进，而不是停留在讨论阶段

·确保对会议内容的及时反馈

劣势

·需要更多的耗时工具完成具体的执行计划

·一个贯穿始终的工具支持沟通、让大家思考探讨话题对自身工作的重要性

·讨论环节并不意味着产生新想法

适用场景

通常情况下，聆听者并不能充分理解听到的内容。基于觉察之环提出的四个问题是一个互动性很强的思考工具，可以促进聆听者对内容的理解。它可以用于任何内容陈述。在陈述与变革相关的话题时，这个工具尤其合适：

·新技术

·目标

·工作方式

·合并的团队

·解聘或外包

·价值

·组织变化

会议结束后，苏珊娜感到非常满意。她立刻打电话给乔治，兴奋地吹嘘着自己的胜利。

“乔治，这太棒啦！今天早上我组织了一场线上会议，我们告诉团队成员预算被削减，销售人员的工作量却要增加。但最后，不仅一切顺利，而且大家都能认真思考会上讲到的内容，积极接受这个决定。我让他们表达了对这个问题的看法，他们并没有吵闹或者谩骂，也没有对可能的问题感到害怕。这真是一次完美的会议！”

乔治开心地祝贺道：“恭喜！恭喜！听到一切进展顺利我真是为你高兴，苏珊娜！我依然记得自己第一次做线上会议时内心的忐忑不安。但最后我却发现，线上会议并不比面对面会议难。”

之后，苏珊娜将新的变化引入团队，并帮助大家理解这些新政策，一起探讨如何应对。值得注意的是，这一切都是在线上完成的。当天下午，苏珊娜沉浸在成功的喜悦之中，并度过了一个美好的周末。