在已经建立的固定资产明细表的基础上，可以进行分类汇总，从而形成各种固定资产统计报表，也可以使用数据透视表对固定资产进行汇总分析。

一、建立固定资产统计分析表

为了保护原始的固定资产明细表数据，应当单独建立一个备份数据工作表，并以此工作表中的数据为基础进行各种统计分析。我们将该工作表命名为“统计分析表”。

“统计分析表”工作表的数据可以通过建立“统计分析表”工作表与“固定资产明细表”的动态链接而形成，具体步骤为：

步骤1：新建工作表，并命名为统计分析表”。

步骤2：在单元格A3中输入公式“＝IF（固定资产明细表！A3＝""，""，固定资产明细表！A3）”。

步骤3：选择单元格A3，将其向右一直填充到单元格S3。

步骤4：选择单元格区域A3：S3，将其向下一直填充复制到单元格区域A500：S500（或复制到更多的行数）。

通过以上的操作，就得到了动态的固定资产数据表，再对此工作表的格式进行设置，插入标题和日期，最后的结果如图6－46所示。

图6－46 与“固定资产明细表“动态链接的统计分析表

二、排序分析

如果要对固定资产的开始使用日期按先后顺序进行排序，创建一张固定资产按起始日期先后顺序的统计报表，则可以选择菜单栏【数据】︱【排序】，如图6－47所示，选择“主要关键字”为“起始日期”，排序方式为“升序”，点击“确定”按钮，排序结果如图6－48所示。

图6－47 按“起始日期”排序

图6－48 排序后的固定资产分析表

三、筛选分析

选择固定资产统计分析表，再单击菜单栏【数据】︱【筛选】︱【自动筛选】命令，则在数据标题的旁边出现下拉箭头，如图6－49所示，单击某标题右边的下拉箭头，从下拉列表中选择需要筛选的项目，就可以将该项目筛选出来，从而得到不同的统计报表。

图6－49 自动筛选样式

比如我们想了解使用部门是办公室的设备有哪些？我们就可以通过筛选“使用部门”，如图6－50所示为办公室的固定资产明细。

四、分类汇总分析

还可以对固定资产进行分类汇总分析。例如，按照“使用部门”对固定资产进行统计，汇总计算出各个部门的固定资产的“资产原值”、“本月折旧额”，这里需要注意的是对哪项字段进行统计，先要对该字段进行排序，具体步骤如下所述。

图6－50 筛选出的办公室的固定资产明细表

步骤1：选择固定资产统计分析表单元格区域。

步骤2：单击菜单栏【数据】︱【排序】命令，将“主要关键字”设置为“使用部门”，排序方式为“升序”，点击【确定】按钮。

步骤3：再单击菜单栏【数据】︱【分类汇总】｜命令，弹出【分类汇总】对话框。

步骤4：在“分类字段”列表中选择“使用部门”。(www.daowen.com)

步骤5：在“汇总方式”列表中选择“求和”。

步骤6：在“选定汇总项”中选择“资产原值”、“本月折旧额”复选框，如图6－51所示。

图6－51 【分类汇总】对话框

步骤7：单击【确定】按钮，就得到分类汇总结果，如图6－52所示。这里，为了让界面看起来简洁，已经将一些列进行隐藏。

图6－52 按使用部门进行分类汇总

五、使用数据透视表编制固定资产折旧费用分配表

数据透视表是一种交互式报表，可以快速分类汇总，比较大量的数据，并且可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以快速查看源数据的不同统计结果，有机地综合了数据排序、筛选和分类汇总等常用数据分析方法的优点，可以方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。

在固定资产管理中，由于固定资产的受益对象（使用部门）不同，固定资产折旧费的借记科目也不同，因此需要对固定资产的折旧按受益对象（使用部门）进行分配汇总，可以利用数据透视表筛选提取数据。下面介绍如何利用数据透视表来编制折旧费用分配表，具体步骤如下所述。

步骤1：在工作表数据区域中单击选定任意单元格或选择工作表区域，单击菜单栏【数据】︱【数据透视表和数据透视图】命令，在弹出的【数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1】对话框中，单击“Mixrosoft Office Excel数据列表或数据库”单选按钮和“数据透视表”单选按钮，如图6－53所示。

步骤2：单击【下一步】按钮，切换到“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框，此时在“选定区域”文本框中显示了系统默认的工作表区域，如果要修改单元格区域，可以单击其中的折叠按钮，然后重新在工作表中选择需要的单元格区域。如图6－54所示。

图6－53 选择待分析数据的数据源类型

图6－54 选择数据源区域

步骤3：单击【下一步】按钮，切换到“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框，设置“数据透视表显示位置”，如果我们已经建立好“折旧费用表”，可以选择“现有工作表”，并指定“折旧费用表”的单元格地址，否则选择“新建工作表”。如图6－55所示。

图6－55 选择数据透视表显示位置

步骤4：单击【布局】按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导—布局”对话框。此对话框主要由三部分组成：对话框顶部的解释说明、中部的工作区和右部的“字段”列表。工作区主要由“页”、“行”、“列”和“数据”四部分组成，在“字段”列表中列出了可以向工作区的4个部分添加的字段。如图6－56所示。

图6－56 数据透视表布局

步骤5：在工作区的四部分中，“页”、“行”和“列”用以分类，而“数据”用以汇总。因为折旧费用分配表是按照“费用科目”和“使用部门”进行分类，对资产的“原值”和“本月计提折旧额”进行汇总，所以可以进行如图6－57所示的布局设置。

图6－57 设置透视表布局

步骤6：设置好布局后，单击【确定】按钮后，完成数据透视表，插入标题，最后的结果如图6－58所示。

图6－58 完成的数据透视表

步骤7：上面得到的折旧费用分配表看起来还不够美观，还可以利用“自动套用格式”对数据透视表进行美化，选择【自动套用格式】中的“报表样式4”，如图6－59所示，再将数字格式设置为数字为两位小数，并带千位分隔符，就可以得到如图6－60所示的折旧费用分配表。

图6－59 【自动套用格式】对话框

图6－60 折旧费用分配表