财务报表是根据记账凭证信息汇总整理之后，对公司的经营成果和财务状况进行综合反映的一种书面文件。企业日常发生的会计事项，按照一定的会计处理程序和方法，已经在有关凭证、账簿中进行了全面、连续、系统的记录和反映。但这些日常记录所提供的日常资料是比较分散的，不能集中而概括地说明企业经济活动的全貌。所以，系统地整理这些资料，并据此编制财务报表，才能向有关方面提供有用的决策信息。

财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表三大财务主表，这三大财务主表的编制，都可通过Excel公式设置及对其他工作表单元格数据的引用来完成。

一、资产负债表的编制思路

资产负债表根据“资产＝负债＋所有者权益（股东权益）”这一会计等式进行编制，属于静态报表，反映的是企业在某一特定日期（一般指月末或年末）的财务状况。

对于企业的管理部门、上级主管部门及投资者而言，资产负债表具有重要的作用，其中各项目期末数据的来源，主要可以通过以下几种方式取得：

①直接根据总账科目的余额填列，如“交易性金融资产”、“交易性金融负债”、“短期借款”、“实收资本”等项目，直接根据有关总账科目的期末余额分析填列。

②根据明细科目的余额编制，如“应收账款”项目，需要根据“应收账款”和“预收账款”科目的有关明细科目的期末借方余额计算填列；“应付账款”项目，需要根据“应付账款”和“预付账款”科目的有关明细科目的期末贷方余额计算填列；“未分配利润”项目，应根据“利润分配”科目中所属的“未分配利润”明细科目期末余额填列。

③根据几个总账科目的期末余额合计数编制，如“货币资金”项目，根据“现金”、“银行存款”、“其他货币资金”科目的期末总账科目余额计算编制。

④根据有关科目余额减去其备抵科目余额后的净额分析计算填列。“固定资产”、“无形资产”项目，应根据相关科目的期末余额扣减相关的累计折旧（或摊销）填列，已计提减值准备的，还应扣除相应的减值准备。

⑤根据总账科目和明细账科目余额分析计算填列。“长期借款”项目，应根据“长期借款”总账科目余额扣除“长期借款”科目所属的明细科目中将在资产负债表日起一年内到期，且企业不能自主地将清偿义务展期的长期借款后的金额计算填列。“长期待摊费用”项目，应根据“长期待摊费用”科目的期末余额减去将于一年内（含一年）摊销的数额后的金额填列；“其他非流动负债”项目，应根据有关科目的期末余额减去将于一年内（含一年）到期偿还数后的金额填列。

⑥综合运用上述填列方法分析填列。主要包括：“应收票据”、“应收利息”、“应收股利”、“其他应收款”项目，应根据相关科目的期末余额，减去“坏账准备”科目中有关坏账准备期末余额后的金额填列；“应收账款”项目，应根据“应收账款”和“预收账款”科目所属各明细科目的期末借方余额合计数，减去“坏账准备”科目中有关应收账款计提的坏账准备期末余额后的金额填列；“存货”项目，应根据“材料采购”、“原材料”、“发出商品”、“库存商品”、“周转材料”、“委托加工物资”、“生产成本”、“受托代销商品”等科目的期末余额合计，减去｜“存货跌价准备”科目期末余额后的金额填列，材料采用计划成本核算，以及库存商品采用计划成本核算或售价核算的企业，还应按加或减材料成本差异、商品进销差价后的金额填列。

资产负债表“年初余额”栏内各项数字，应根据上年末资产负债表“期末余额”栏内所列数字填列。如果上年度资产负债表规定的各个项目的名称和内容同本年度不相一致，应对上年末资产负债表各项目的名称和数字按照本年度的规定进行调整，填入本表“年初余额”栏内。

二、任务引例

在某公司账簿中，根据资产负债表的编制思路，通过公式的设置，引用“总账试算平衡表”工作表的相关单元格数据，完成资产负债表的编制。

1．某公司2012年1月的总账试算平衡表（见图4－1）

图4－1 总账试算平衡表

2．资产负债表的编制

（1）设置资产负债表格式

《企业会计准则》及其应用指南的一般企业资产负债表的格式和内容，如图4－2所示。

根据样表，可以通过学习情境一所学的技能要点，新建工作表，设置工作表格式等操作步骤完成资产负债表的格式设置。

（2）资产负债表中添加日期

企业资产负债表是针对企业经营过程中的某个时间点的财务状况进行分析，通常资产负债表的分析均在某一个会计期末进行，如果需要对某个月的数据进行资产负债分析，则时间应该是该月的最后一天。所以在资产负债表中日期的设置可以借助Excel的公式来实现。实现过程如下。

方法：在资产负债表中设置分析月份的下拉列表。

步骤1：首先在资产负债表工作表中的某一个单元格区域输入分析当年的1月至12月，并将格式设置为“×年××月”，如图4－3所示。

图4－2 资产负债表样表

图4－3 单元格区域中输入选择月份

步骤2：将单元格区域命名为“选择分析月份”。具体操作为：选择单元格区域m4：m15，单击菜单栏中的【插入】｜【名称】｜【定义】命令，弹出【定义名称】对话框，在该对话框中的【在当前工作簿中的名称】文本框中输入【选择分析月份】，在【引用位置】文本框中检查单元格区域是否正确或者直接在文本框中输入公式：＝资产负债表！＄M＄4：＄M＄15，如图4－4所示。

图4－4 定义数据区域名称

步骤3：将M列进行隐藏，因为M列是用于设置数据下拉列表的数据源，作为辅助列往往需要进行隐藏，但不可删除。具体操作：选定单元格M列，右击弹出相应的快捷菜单，在菜单中选择【隐藏】命令，如图4－5所示。

图4－5 将辅助列进行隐藏设置

步骤4：设置输入“分析月份”的单元格。具体步骤：可以选择在单元格“单位：元”的上方即选择单元格H2，然后单击菜单栏中的【数据】｜【有效性】命令，如图4－6所示。

图4－6 设置数据下拉列表

步骤5：在弹出【数据有效性】对话框中，设置数据有效性的条件。在这里我们需要设置数据的下拉列表，因此在【有效性条件】区域中的【允许】下拉列表中选择【序列】，并在【来源】文本框中输入“＝选择分析月份”，如图4－7所示。

图4－7 数据有效性的有效性条件设置

步骤6：通过以上的设置，这时选定单元格H2时，单元格中将会显示一个下拉按钮，单击此下拉按钮会弹出如图4－8所示的下拉列表。

步骤7：设置好“选择分析月份”后，接下来需要将“分析月份”转换成该月的最后一天。通常，资产负债表的分析均在某一个会计期末，如果需要对某个月的数据进行资产负债分析，则时间应该是该月的最后一天。因此需要在单元格E3中输入公式：

＝DATE（YEAR（H2），MONTH（H2）＋1，0）

图4－8 设置好的数据下拉列表

如图4－9所示。

图4－9 计算资产负债表的时间

【函数说明】

1．DATE函数

DATE（year，month，day）返回代表特定日期的序列号。如果在输入函数前，单元格格式为“常规”，则结果将设为日期格式。函数DATE在年、月、日为变量的公式中非常有用。

Year参数可以为一到四位数字。Microsoft Excel将根据所使用的日期系统来解释year参数。默认情况下，Microsoft Excel for Windows将使用1900年日期系统。

对于1900年日期系统

（1）如果year位于0（零）到1899（包含）之间，则Excel会将该值加上1900，再计算年份。例如：DATE（108，1，2）将返回2008年1月2日（1900＋108）。

（2）如果year位于1900到9999（包含）之间，则Excel将使用该数值作为年份。例如：DATE（2008，1，2）将返回2008年1月2日。

（3）如果year小于0或大于等于10000，则Excel将返回错误值＃NUM！。

对于1904年日期系统

（1）如果year位于4到1899（含）之间，则Excel会将该值加上1900，再计算年份。例如：DATE（108，1，2）将返回2008年1月2日（1900＋108）。

（2）如果year位于1904到9999（含）之间，则Excel将使用该数值作为年份。例如：DATE（2008，1，2）将返回2008年1月2日。

（3）如果year小于4或大于等于10000，或者位于1900到1903（含）之间，则Excel将返回错误值＃NUM！。

Month参数代表每年中月份的数字。如果所输入的月份大于12，将从指定年份的一月份开始往上加算。例如：DATE（2008，14，2）返回代表2009年2月2日的序列号。

Day参数代表在该月份中第几天的数字。如果day大于该月份的最大天数，则将从指定月份的第一天开始往上累加。例如，DATE（2008，1，35）返回代表2008年2月4日的序列号。

Microsoft Excel可将日期存储为可用于计算的序列号。默认情况下，1900年1月1日的序列号是1而2008年1月1日的序列号是39448，这是因为它距1900年1月1日有39448天。

2．YEAR函数

YEAR（serial＿number）返回某日期对应的年份。返回值为1900到9999之间的整数。

参数Serial＿number为一个日期值，其中包含要查找年份的日期。

3．MONTH函数

MONTH（serial＿number）返回以序列号表示的日期中的月份。月份是介于1（一月）到12（十二月）之间的整数。

参数Serial＿number表示一个日期值，其中包含要查找的月份。

思考：为何在公式＝DATE（YEAR（H2），MONTH（H2）＋1，0）中，需要在月份上附加一个增量1，并且天的值使用0？

解析：下个月的第0天即是当前月的最后一天。

在操作过程中，同学们可能会出现以下的问题，大家可以考虑以下问题出现的原因。

问题提示1：在单元格H2中为何会显示为一个非日期型格式的数据？如图4－10所示。

图4－10 非日期型格式的数据

问题解决1：出现非日期型格式的数据是因为单元格H2没有设置为日期型格式，在单元格中所显示的是日期数据所对应的序列号。解决办法是将该单元格格式调整为“日期型”即可。如图4－11所示。

图4－11 设置单元格格式为日期型格式

问题提示2：在单元格H2中，如果是空白，即没有选择任何一个分析月份，则在单元格E2中的日期将显示为“1900－01－31”，如图4－12所示。

图4－12 未选择分析月份资产负债表的日期显示

问题解决2：如果在单元格H2中没有选择任何分析月份，则在单元格E2的公式中将日期理解为系统初始日期（1900年1月1日），经过公式的计算，结果为当月的最后一天（1900年1月31日）。解决该问题的办法就是完善单元格E2中的公式为：

＝IF（H2＝""，""，DATE（YEAR（H2），MONTH（H2）＋1，0））

如图4－13所示。

图4－13 完善后的资产负债表日期计算公式

（3）资产负债表的数据填列

方法一：可以直接通过工作表之间链接引用的方法，分别引用“总账试算平衡表”工作表【期初数】和【期末数】的相关单元格数据，并进行一定的计算完成资产负债表【年初余额】和【期末余额】的公式设置。

方法二：利用函数SUMIF进行公式的设置。

无论采用哪种思路，在计算前，都需要了解资产负债表中各个项目的计算规则，也就是资产负债表中各项目之间以及项目和会计科目之间的数据勾稽关系。(www.daowen.com)

首先需要将文本类型的“科目代码”转换成数据类型的“科目代码”，为后续公式的使用做好准备。具体步骤如下：

步骤1：切换到“总账试算平衡表”中，在“科目代码”列的右侧插入新列，输入列标题为“科目代码”，并在单元格B4中输入公式：＝VALUE（A4），将科目代码转换为数值型。如图4－14所示。否则在函数SUMIF中无法搜索到符合条件的数据。

步骤2：将辅助列B列进行“隐藏”。

图4－14 转换科目代码为数值型

【函数说明】

VALUE函数：将代表数字的文本字符串转换成数字。

VALUE（text），其中参数Text为带引号的文本，或对需要进行文本转换的单元格的引用。

下面将针对资产负债表中典型的项目进行分析，并按照两种思路进行公式的设置，以拓展公式设置的思路。

典型项目1：货币资金＝库存现金＋银行存款＋其他货币资金

方法一：引用“总账试算平衡表”中“库存现金”、“银行存款”、“其他货币资金”科目的数据，并进行求和计算，如图4－15所示。

公式设置：

货币资金期末余额C6＝总账试算平衡表！G4＋总账试算平衡表！G5＋总账试算平衡表！G6

货币资金年初余额D6＝总账试算平衡表！D4＋总账试算平衡表！D5＋总账试算平衡表！D6

图4－15 用直接引用的思路计算货币资金期末余额

将单元格C6中的公式复制到单元格D6中，只需要将其公式修改为“总账试算平衡表”中年初余额所对应的的单元格，如图4－16所示。

图4－16 用直接引用的思路计算货币资金年初余额

方法二：由于货币资金项目包括“库存现金”、“银行存款”、“其他货币资金”三个科目，所对应的科目代码是“1001”、“1002”、“1009”，所以在函数SUMIF中用条件“＜1010”来搜索需要的数据，如图4－17所示。

图4－17 用函数SUMIF的思路计算货币资金期末余额

公式设置：

C6＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＜1010"，总账试算平衡表！＄H：＄H）

D6＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＜1010"，总账试算平衡表！＄D：＄D）

同样将单元格C6中的公式复制到单元格D6中，只需要将其公式中条件求和区域“总账平衡表！＄H：＄H”修改为“总账试算平衡表！＄D：＄D”，如图4－18所示。

图4－18 用函数SUMIF的思路计算货币资金年初余额

典型项目2：应收账款净额＝应收账款－坏账准备

方法一：引用“总账平衡表”中“应收账款”、“坏账准备”科目的数据，并进行相减计算。

公式设置：

应收账款C8＝总账试算平衡表！H9－总账试算平衡表！I10，如图4－19所示。

图4－19 用直接引用的思路计算应收账款期末余额

应收账款D8＝总账试算平衡表！D9－总账试算平衡表！E10，如图4－20所示。

方法二：“应收账款”的科目代码为“1122”，“坏账准备”的科目代码为“1241”，所以在函数SUMIF中分别用条件“＝1122”和“＝1241来搜索“应收账款”和“坏账准备”的数据。

公式设置：

应收账款C9＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1122"，总账试算平衡表！＄H：＄H）－SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1241"，总账试算平衡表！＄I：＄I），如图4－21所示。

图4－20 用直接引用的思路计算应收账款年初余额

图4－21 用函数SUMIF的思路计算应收账款期末余额

应收账款D9＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1122"，总账试算平衡表！＄D：＄D）－SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1241"，总账试算平衡表！＄E：＄E），如图4－22所示。

图4－22 用函数SUMIF的思路计算应收账款年初余额

典型项目3：存货＝原材料＋库存商品＋包装物及低值易耗品＋生产成本

方法一：引用“总账平衡表”中“原材料”、“库存商品”、“包装物及低值易耗品”、“生产成本”等科目的数据，并进行求和计算。

公式设置：

存货C14＝总账试算平衡表！H12＋总账试算平衡表！H13＋总账试算平衡表！H14＋总账试算平衡表！H35，如图4－23所示。

图4－23 用直接引用的思路计算存货期末余额

存货D14＝总账试算平衡表！D12＋总账试算平衡表！D13＋总账试算平衡表！D14＋总账试算平衡表！D35，如图4－24所示。

图4－24 用直接引用的思路计算存货年初余额

方法二：“原材料”的科目代码为“1403”、“库存商品”的科目代码为“1406”、“包装物及低值易耗品”的科目代码为“1412”、“生产成本”的科目代码为“5001”，所以在函数SUMIF中分别用条件“＝1403”、“＝1406”、“＝1412”和“＝5001”来搜索“原材料”、“库存商品”、“包装物及低值易耗品”和“生产成本”的数据，如图4－25和图4－26所示。

公式设置：

存货C14＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1403"，总账试算平衡表！＄H：＄H）

＋SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1406"，总账试算平衡表！＄H：＄H）

＋SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1412"，总账试算平衡表！＄H：＄H）

＋SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝5001"，总账试算平衡表！＄H：＄H）

图4－25 用函数SUMIF的思路计算存货期末余额

存货D14＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1403"，总账试算平衡表！＄D：＄D）

＋SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1406"，总账试算平衡表！＄D：＄D）

＋SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1412"，总账试算平衡表！＄D：＄D）

＋SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝5001"，总账试算平衡表！＄D：＄D）

图4－26 用函数SUMIF的思路计算存货年初余额

典型项目4：固定资产净值＝固定资产－累计折旧

方法一：引用“总账平衡表”中“固定资产”、“累计折旧”科目的数据，并进行相减计算。

公式设置：

固定资产C24＝总账试算平衡表！H17－总账试算平衡表！I18，如图4－27所示。

图4－27 用直接引用的思路计算固定资产期末余额

固定资产D24＝总账试算平衡表！D17－总账试算平衡表！E18，如图4－28所示。

图4－28 用直接引用的思路计算固定资产年初余额

方法二：“固定资产”的科目代码为“1601”，“累计折旧”的科目代码为“1602”，所以在函数SUMIF中分别用条件“＝1601”和“＝1602”来搜索“固定资产”和“累计折旧”的数据。如图4－29所示。

公式设置：

固定资产C24＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1601"，总账试算平衡表！＄H：＄H）

－SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1602"，总账试算平衡表！＄I：＄I）

图4－29 用函数SUMIF的思路计算固定资产期末余额

固定资产D24＝SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1601"，总账试算平衡表！＄D：＄D）－SUMIF（总账试算平衡表！＄B：＄B，"＝1602"，总账试算平衡表！＄E：＄E），如图4－30所示。

图4－30 用函数SUMIF的思路计算存货期末固定资产年初余额

典型项目5：流动资产合计＝货币资金＋交易性金融资产＋应收票据＋应收账款等科目

公式设置：

流动资产合计C17＝SUM（C6：C16），如图4－31所示。

图4－31 流动资产合计的公式设置

典型项目6：未分配利润＝利润表中的“净利润”项目金额

公式设置：

未分配利润G34＝利润表！D19，如图4－32所示。

除了以上列举的典型项目外，其他资产负债表的项目都可以参照这两种思路进行取数和计算，在此就不再一一列举了，同学们可以自行完成其他资产负债表项目的公式设置。设置完成后检查资产负债表中资产合计是否和负债及所有者权益合计是否相同。如果相同说明公式的计算式正确的，如图4－33所示。