由于Excel提供了强大的表格处理函数和功能，借此可以编制各种类型的报表。本任务主要介绍利用Excel编制科目汇总表和总分类账，其流程如图3－1所示。

图3－1 编制科目汇总表及总分类账的流程图

任务引例

某公司2012年1月期初总账试算平衡表和记账凭证汇总表数据如表3－1和表3－2所示。

表3－1 期初总账试算平衡表

续表

表3－2 记账凭证汇总表

续表

子任务一：科目汇总表的编制

科目汇总表也称为记账凭证汇总表，它是将一定期间内的所有经济业务，根据相同的会计科目进行归类，定期汇总出每一个会计科目的本期借方发生额合计数和贷方发生额合计数的一种表格。

科目汇总表的编制是科目汇总表核算程序的一项重要工作，它是根据一定时期内的全部记账凭证，按科目作为归类标志进行编制的。可以利用Excel中的数据透视表功能将已形成的会计凭证表生成科目汇总表数据。

［例3－1］要求根据【任务引例】中的记账凭证汇总表，利用Excel进行科目汇总表的编制。

操作步骤如下：

①打开学习情境二中的“某公司账簿．xls”工作簿，建立一个新工作表为“科目汇总表”。

②打开“记账凭证汇总表”工作表，执行【数据】︱【数据透视表和数据透视图】命令，打开【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1】对话框，选择“Microsoft Office Excel数据列表或数据库”和“数据透视表”，如图3－2所示。

图3－2 数据透视表和数据透视图向导1

③单击【下一步】按钮，打开【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2】对话框，选定区域为“记账凭证汇总表！＄A＄3：＄K＄57”，如图3－3所示。

图3－3 数据透视表和数据透视图向导2

④单击【下一步】按钮，打开【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3】对话框，选择数据透视表显示位置为“现有工作表：科目汇总表！＄A＄1”，如图3－4所示。

⑤单击【布局】按钮，打开【数据透视表和数据透视图向导－布局】对话框。将“年”“月”拖动到“页”区域，“明细科目代码”“总账科目”拖动到“行”区域，“借方”“贷方”拖动到“数据”区域，如图3－5所示。

图3－4 数据透视表和数据透视图向导3

图3－5 数据透视表和数据透视图向导－布局

⑥双击“计数项：借方”，打开【数据透视表字段】对话框，选择“汇总方式”为“求和”。单击【数字】按钮，选择格式为“会计专用”，“小数点位数”为“2”，“货币符号”为“无”，如图3－6所示。

⑦同理，设置“计数项：贷方”，如图3－7所示。

⑧单击【确定】按钮，返回【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3】对话框。单击【完成】按钮，生成科目汇总数据，如图3－8所示。

图3－6 数据透视表字段

图3－7 布局设置

图3－8 科目汇总表

⑨在“科目汇总表”中插入标题行为“科目汇总表”，并进行相应的设置，如图3－9所示。

图3－9 设置标题

⑩选择“数据”字段，将其拖动至“汇总”字段，如图3－10所示。

图3－10 变动“数据”字段

选择“科目代码”字段并单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“字段设置”命令。打开【数据透视表字段】对话框，选择“分类汇总”为“无”，如图3－11所示。

图3－11 设置“科目代码”字段

同理，设置“总账科目”字段。选择“年”为“2012”，“月”为“01”，完成科目汇总表的建立，如图3－12所示。

图3－12 科目汇总表(www.daowen.com)

子任务二：总分类账的编制

总分类账，又称总账，它是一种会计核算账簿，按照经济业务发生的时间顺序，逐笔录入的一种总括类的账簿。每个会计科目都有一个相应的总分类账，比如银行存款总分类账，库存现金总分类账等。根据公式业务量的多少，以及业务发生时涉及的会计科目，设定相应的总分类账。总账是每个公司必不可少的一种账簿，是会计编制财务报表的依据。

总分类账一般采用订本式账簿，也可以将它看成明显账的一种。总分类账的账页格式，一般采用三栏式，包括：“借方”、“贷方”、“余额”。下面以编制三栏式总分类账为例。

［例3－2］要求根据【任务引例】中的期初总账试算平衡表和记账凭证汇总表，利用Excel进行三栏式总分类账的编制。

操作步骤如下：

①在“某公司账簿．xls”的工作簿中新建工作表为“三栏式总分类账”。

②打开“记账凭证汇总表”工作表，执行【数据】︱【数据透视表和数据透视图】命令，打开【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1】对话框，选择“Microsoft Office Excel数据列表或数据库”和“数据透视表”，如图3－13所示。

图3－13 数据透视表和数据透视图向导1

③单击【下一步】按钮，打开【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2】对话框，选定区域为“记账凭证汇总表！＄A＄3：＄K＄57”，如图3－14所示。

④单击【下一步】按钮，打开【是否让新报表建立在与现有报表相同的数据上】对话框，如图3－15所示。

⑤单击【是】按钮，打开【请选定包含所需数据的数据透视表】对话框，保持默认选择，如图3－16所示。

图3－14 数据透视表和数据透视图向导2

图3－15 数据透视表和数据透视图的对话框

图3－16 选定包含所需数据的数据透视表

⑥单击【下一步】按钮，打开【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3】对话框，选择数据透视表显示位置为“现有工作表：三栏式总分类账！＄A＄1”，如图3－17所示。

图3－17 数据透视表和数据透视图向导3

⑦单击【布局】按钮，打开【数据透视表和数据透视图向导－布局】对话框。将“总账科目”拖动到“页”区域，“年”“月”“日”“凭证编号”“摘要”拖动到“行”区域，“借方”“贷方”拖动到“数据”区域，如图3－18所示。

图3－18 数据透视表和数据透视图向导－布局

⑧双击“计数项：借方”，打开【数据透视表字段】对话框，选择“汇总方式”为“求和”。单击【数字】按钮，选择格式为“数值”，“小数点位数”为“0”。同理，设置“计数项：贷方”，如图3－19所示。

图3－19 布局设置

⑨单击【确定】按钮，返回【数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3】对话框。单击【完成】按钮，生成三栏式总分类账数据，如图3－20所示。

图3－20 三栏式总分类账

⑩在“科目汇总表”中，将“数据”字段拖动至“汇总”字段，并设置“年”“月”“日”“凭证编号”“摘要”字段的“分类汇总”为“无”，将F5单元格“求和项：借方”和G5单元格“求和项：贷方”更改为“借方发生额”“贷方发生额”并插入“三栏式总分类账”标题，如图3－21所示。

图3－21 设置字段

插入标题行为“三栏式总分类账”，并进行相应的格式设置。增加“方向”和“余额”列，并设置“余额”列格式为“数值”且负数显示为红色，如图3－22所示。

图3－22 设置“三栏式总分类账”格式

定义有关公式如下：

I5＝IF（B2＝"（全部）"，"请选择总账科目！"，VLOOKUP（B2，期初总账试算平衡表！B3：D47，2，0）－VLOOKUP（B2，期初总账试算平衡表！B3：D47，3，0））

H5＝IF（I5＝"请选择总账科目！"，""，IF（I5＝0，"平"，IF（I5＞0，"借"，"贷"）））

I6＝IF（E6＝""，""，I5＋OFFSET（I6，0，－3）－OFFSET（I6，0，－2））

H6＝IF（I6＝""，""，IF（I6＝0，"平"，IF（I6＞0，"借"，"贷＂ ）））

思考：为什么在此要使用IF函数？

利用自动填充柄，完成表内单元格H7到I25的计算，计算结果如图3－23所示。

图3－23 “三栏式总分类账”计算

特别提醒：当“总账科目”显示某一具体科目时，则会显示该科目的总分类账。