本书选择了记账凭证账务处理程序进行核算，因此建立记账凭证汇总表是核算的关键步骤，后续的会计账簿和会计报表都是直接根据期初总账试算平衡表和记账凭证汇总表自动生成。记账凭证账务处理流程是指对发生的经济业务事项，都要根据原始凭证或汇总原始凭证编制记账凭证，然后直接根据记账凭证逐笔登记总分类账的一种账务处理程序。接下来，介绍Excel如何根据期初总账试算平衡表和企业发生的经济业务建立和编制记账凭证汇总表。

一、接任务一任务引例

该公司2012年1月发生以下业务：

（1）5日，销售给大华公司产成品60件，每件售价800元，货已发出货款尚未收到。适用增值税税率为17％。

（2）10日，将短期债券兑现款存入工行存款，其中面值120 000元，利息12 000元。

（3）10日，支付现金900元已用于报销办公用品费。

（4）12日，工行通知收到商业承兑汇票款120 000元。

（5）15日，以工行存款购买原材料400吨，单价600元／吨，适用增值税税率为17％。

（6）18日，以工行存款购入生产用电子设备一台，价款12 100元。

（7）20日，企业将一台报废电子设备转入清理，其原价款为2 2 000元，已提折旧20 000元。

（8）20日，收到报废电子设备变价收入900元。

（9）20日，结转清理净损失1 100元。

（10）21日，销售给三合公司产成品500件，每件售价800元，货已发出，货款存入工行存款，适用增值税税率为17％。

（11）22日，以工行存款支付产品广告费20 000元。

（12）22日，分配并结转工资，生产产品直接人工费为320 000元，生产车间人工费为110 000元，管理部门为70 000元。

（13）25日，从工行提现金500 000元备发工资。

（14）25日，发放职工工资500 000元。

（15）25日，计提固定资产折旧费81 605元。其中生产用设备66 605元，办公用设备15 000元，其他设备5 000元。

（16）25日，结转本期产品销售成本37 100元。

（17）25日，制造费用转入生产成本176 605元。

（18）25日，结转本年收益448 000元。

（19）25日，结转成本费用144 100元。

（20）25日，结转本年利润。

二、编制有效科目代码查询表

为了方便在编制记账凭证汇总表时查询科目代码，应先做好科目代码查询表，编制方法如下：

①在【某公司账簿】【期初总账试算平衡表（含明细科目代码）】后插入新工作表，并命名为【科目代码查询表】，选择【期初总账试算平衡表（含明细科目代码）】中“明细科目代码”、“总账科目”、“明细科目”三列复制粘贴到【科目代码查询表】的A2、B2、C2三列中，在D2单元格输入“科目查询”，合并单元格A1、B1、C1、D1，并将标题更改为“科目代码查询表”，完成后如图2－13所示。

图2－13 科目代码查询表

②设置“科目查询”，科目查询格式为“明细科目代码＋”“＋总账科目＋明细科目”，在D3单元格输入公式“＝IF（C3＝" "，A3＆""＆B3，A3＆""＆B3＆C3）”，选择D3单元格利用填充柄功能快速填充所有科目查询设置，并调整单元格的行高和列宽使数据完全显示，完成后如图2－14所示。

图2－14 科目查询设置

三、编制记账凭证汇总表

（一）记账凭证汇总表格式设置

①打开【某公司账簿．xls】工作簿中的工作表Sheet3重命名为【记账凭证汇总表】，在A1单元格，输入“某公司记账凭证汇总表”，然后跨列居中。

②分别选择A2至K2单元格，输入“年、月、日、序号、凭证编号、摘要、科目代码、总账科目、明细科目、借方金额、贷方金额”、“制单人”、“审核人”形成记账凭证汇总表的基本格式。

③根据学习情境一任务一，完成对记账凭证汇总表单元格的设置，要求如下：

a．“年、月、日、序号、摘要、科目代码”六个项目必须使用“文本”类型，选中A、B、C、D、F、G六列单击【格式】︱【单元格格式】，打开【单元格格式】对话框单击【数字】选项卡，选中“文本”，单击【确定】按钮，如图2－15所示，退出【单元格格式】对话框。

b．“借方余额”和“贷方余额”两个项目必须使用“会计专用”类型，小数位数为2位，货币符号为“无”，选中J和K两列，单击【格式】︱【单元格格式】，打开【单元格格式】对话框单击【数字】选项卡，选中“会计专用”，“小数位数”列表框选择“2”，“货币符号”选择“无”，单击【确定】按钮，如图2－16所示，退出【单元格格式】对话框。

图2－15 文本格式设置

图2－16 会计专用格式设置

（二）自动生成凭证编号

利用concatenate（）函数或“＆”符号均可以按照“年＋月＋日＋当日顺序号”自动生成唯一的记账凭证编号。

①方法一：直接利用连接符“＆”实现，，在E3单元格中输入公式：“＝A3＆B3＆C3＆D3”。

完成后E3单元格如图2－17所示。

图2－17 凭证编号样式

②方法二：利用文本函数CONCATENATE实现，在E3单元格中输入公式：“＝CON CATENATE（A3，B3，C3，D3）”，如图2－18所示。

图2－18 文本函数CONCATENATE

附文本函数CONCATENATE介绍

函数功能：将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。

函数语法：CONCATENATE（Text1，Text……）。

参数说明：Text1、Text2……为需要连接的字符文本或引用的单元格。

注意：如果参数不是引用的单元格，且为文本格式的，请给参数加上英文状态下的双引号，如果将上述公式改为：＝A14＆“＠”＆B14＆“．com”，也能达到相同的目的。

特别提醒：请勿在上述格式设置中将E列单元格也设置成“文本”格式，必须是在常规格式下才能实现公式的效果。

（三）设置科目代码下拉列表

一般来说企业设置的科目较多，录入人员不一定记得所有科目代码。最好的方法就是能够直接提供下拉式列表，录入人员可从下拉列表中达到快速查找和使用的效果。

①切换到工作表“科目代码查询表”中，单击菜单栏中的【插入】︱【名称】︱【定义】命令，弹出“定义名称”对话框，当前工作簿名称输入“科目代码”，在引用位置，输入“＝科目代码查询表！＄A＄3：＄A＄57”，如图2－19所示，单击【添加】︱【关闭】按钮完成“科目代码”名称的定义。

图2－19 “科目代码”名称定义

②切换到工作表【记账凭证汇总表】中，选定单元格G3，单击菜单栏中的【数据】【有效性】命令，弹出“数据有效性”对话框，点击【设置】，有效性条件“允许”下拉列表中选择“序列”，在“来源”文本框中输入“＝科目代码”，如图2－20所示。单击【确定】此时单元格G3的右侧就会显示一个下拉按钮，单击可以展开明细科目代码的下拉列表，如图2－21所示。选择以下要填制分录的所有单元格，同样方式可以设置或者通过填充柄快速复制完成其他单元格的设置。

图2－20 数据有效性设置科目代码下拉列表

特别提醒：来源处插入定义的名称时必须首先输入“＝”。

图2－21 “科目代码”下拉列表

（四）设置自动显示总账科目和明细科目

由于总账科目、明细科目与科目代码是一一对应的，而且在期初总账试算平衡表中已经设置，在此处可以通过查找引用函数完成总账科目和明细科目的自动显示，设计方法如下：

①切换到工作表“科目代码查询表”中，单击菜单栏中的【插入】︱【名称】︱【定义】命令，弹出“定义名称”对话框，当前工作簿名称输入“会计目录”，在引用位置，输入“＝科目代码查询表！＄A＄3：＄C＄57”；单击【添加】︱【关闭】按钮完成“会计目录”名称的定义，如图2－22所示。

图2－22 “会计目录”名称定义

②切换到工作表记账凭证汇总表中，选定单元格在I3，输入公式“＝IF （G3＝""，""，VLOOKUP（G3，会计目录，2，FALSE））”，其中嵌套的VLOOKUP函数各参数如图2－23所示。同样选定单元格J3输入公式“＝IF（G3＝""，""，VLOOKUP（G3，会计目录，2，FALSE））”。

附函数VLOOKUP介绍

函数功能：在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。

图2－23 查找应用函数VLOOKUP

函数语法：LOOKUP（lookup＿value，table＿array，row＿index＿num，range＿lookup）

参数说明：

Lookup＿value参数说明

Lookup＿value为需要在数据表第一列中进行查找的数值。Lookup＿value可以为数值、引用或文本字符串。

Table＿array参数说明

Table＿array为需要在其中查找数据的数据表。使用对区域或区域名称的引用。

Row＿index＿num参数说明

Row＿index＿num为table＿array中待返回的匹配值的行序号。Row＿index＿num为1时，返回table＿array第一列的数值，row＿index＿num为2时，返回table＿array第二列的数值，以此类推。如果row＿index＿num小于1，函数VLOOKUP返回错误值＃VALUE！；如果row＿index＿num大于table＿array的列数，函数VLOOKUP返回错误值＃REF！。

Range＿lookup参数说明

Range＿lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。如果为TRUE、1或省略，则返回近似匹配值。也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup＿value的最大数值。如果lookup＿value为FALSE或0，函数VLOOKUP将查找精确匹配值，如果找不到，则返回错误值＃N／A。

说明：当第一列已排序，第四个参数用TRUE（或缺省，默认），Excel会很轻松地找到数据，效率较高。但是如果当第一列没有排序，第四个参数用FALSE，Excel会从上到下一条一条地查找，效率较低。个人觉得，若要精确查找数据，由于计算机运算速度很快，可省略排序操作，直接用第四个参数FALSE即可。

应用实例

问题：如图2－24所示，已知表Sheet1中的数据如下，如何在数据表二Sheet2中作如下引用：当学号随机出现的时候，在B列显示其对应的物理成绩？

图2－24 VLOOKUP应用实例

根据问题的需求，这个公式应该是：＝vlookup（A2，sheet1！＄a＄2：＄F＄100，6， true）

详细说明一下此处vlookup函数中各个参数的使用说明（如图2－25所示）：

（1）vlookup是垂直方向的判断，如果是水平方向的判断可使用Hlookup函数。

（2）A2是判断的条件，也就是说如果sheet2表中A列对应的数据和Sheet1表中的数据相同方能引用。

（3）Sheet1！＄A＄2：＄F＄100是数据跟踪的区域，因为需要引用的数据在F列，所以跟踪的区域至少在f列，＄是绝对引用。

（4）6这是返回什么数的列数，如上图的物理是第6列，所以应该是6，如果要求英语的数值，那么此处应该是5。

（5）是否绝对引用，如果是就输入true如果是近似即可满足条件，那么输入false （近似值主要用于带小数点的财务、运算等）。

图2－25 VLOOKUP应用实例

与其他相关函数的联系如表2－4所示。

表2－4 VLOOKUP与相关函数比较

（五）将该公司2012年1月份发生的所有经济业务编制会计分录后录入到记账凭证汇总表中

1．作会计分录(www.daowen.com)

【1】借：应收账款　 56 160．00

贷：主营业务收入 　 48 000．00

应交税费——应交增值税（销项税）　 8 160．00

【2】借：银行存款——工行存款　 132 000．00

贷：交易性金融资产　 12 000．00

投资收益　 120 000．00

【3】借：管理费用——办公费　 900．00

贷：库存现金 　 900．00

【4】借：银行存款——工行存款　 120 000．00

贷：应收票据　 120 000．00

【5】借：原材料　 240 000．00

应交税费——应交增值税（进项税） 　 40 800．00

贷：银行存款——工行存款　 280 800．00

【6】借：固定资产　 12 100．00

贷：银行存款——工行存款　 12 100．00

【7】借：固定资产清理　 2 000．00

累计折旧 　 20 000．00

贷：固定资产 　 22 000．00

【8】借：库存现金　 900．00

贷：固定资产清理 　 900．00

【9】借：营业外支出　 1 100．00

贷：固定资产清理　 1 100．00

【10】借：银行存款——工行存款　 468 000．00

贷：主营业务收入　 400 000．00

应交税费——应交增值税（销项税）　 68 000．00

【11】借：销售费用　 20 000．00

贷：银行存款——工行存款　 20 000．00

【12】借：生产成本　 320 000．00

制造费用　 110 000．00

管理费用——工资　 70 000．00

贷：应付职工薪酬　 500 000．00

【13】借：库存现金　 500 000．00

贷：银行存款——工行存款　 500 000．00

【14】借：应付职工薪酬　 500 000．00

贷：库存现金　 500 000．00

【15】借：制造费用　 66 605．00

管理费用——折旧费　 15 000．00

贷：累计折旧　 81 605．00

【16】借：主营业务成本　 37 100．00

贷：库存商品　 37 100．00

【17】借：生产成本　176 605．00

贷：制造费用　 176 605．00

【18】借：主营业务收入　 448 000．00

投资收益　 12 000．00

贷：本年利润　 46 000．00

【19】借：本年利润　144 100．00

贷：销售费用　 20 000．00

管理费用——工资　 70 000．00

管理费用——折旧费　 15 000．00

管理费用——办公费　 900．00

主营业务成本　 37 100．00

营业外支出　 1 100．00

【20】借：本年利润　 315 900．00

贷：利润分配　 315 900．00

2．设置科目查询下拉框

为了方便根据会计分录中的总账科目名称快速查询到对应的末级科目代码，可以通过【科目代码查询表】设置科目查询下拉框来实现，步骤如下：

①切换到工作表【科目代码查询表】中，单击菜单栏中的【插入】︱【名称】︱【定义】命令，弹出“定义名称”对话框，当前工作簿名称输入“科目查询”，在引用位置，输入“＝科目代码查询表！＄D＄3：＄D＄57”，如图2－26所示，单击【添加】︱【关闭】按钮完成“科目查询”名称的定义。

图2－26 “科目查询”名称定义

②在“记账凭证汇总表”中空白单元格显示“科目查询“，选中“记账凭证汇总表”中N1单元格，单击【数据】︱【有效性】，弹出【数据有效性】对话框，单击【设置】，“有效性条件”中“允许”选择列表框“序列”，“来源”输入“＝科目查询”，如图2－27所示。单击【确定】退出【数据有效性】对话框，完成“科目查询”设置，效果如图2－28所示：

图2－27 “科目查询”有效性设置

3．将第一项业务录入到记账凭证汇总表中

选中单元格A3、B3、C3、D3、F3依次录入“08”“01”“05”“01”“销售产品”，并使用填充柄功能向下快速复制两行数据，选中单元格G3、G4、G5点击科目代码的下拉按钮分别选择“1122”“6001”“22210105”，此时H3、I3单元格中会自动显示“应收账款”“0”，将H3、I3单元格使用填充柄功能向下快速复制两行公式，选中J3、K4、K5依次录入数据“51600”“48000”“8160”，完成第一项业务后如图2－29所示。根据上述会计分录采用以第一项业务录入同样的方法继续完成所有经济业务的录入。

图2－28 “科目查询”显示效果

图2－29 第一项业务录入完成

4．设置明细科目所在列的零值不显示

选中I列单击【工具】︱【选项】︱【视图】，取消【零值】显示，如图2－30所示。

图2－30 设置取消零值

单击【确定】完成零值不显示设置，设置前后效果分别如图2－31和图2－32所示。

2－31 零值不显示设置前

图2－32 零值不显示设置后

（六）借贷平衡提示设置

在标题下方插入一行，选中A2单元格输入“借贷平衡提示：”，并选中A2：E2单元格设置单元格格式跨列居中，选中I2单元格输入“累计”，选中J2单元格对借方数据求和“＝SUM（J4：J57）”、K2单元格对借方数据求和“＝SUM（K4：K57）”，在F2单元格中输入“＝IF（K2＝K2，“平衡”，“不平衡”）”完成操作后如图2－33所示。

图2－33 借贷平衡提示

特别提醒：其中J2、K2、F2三个需要输入公式的单元格请勿将单元格格式设置成“文本”格式。

（七）插入制单人和审核人

选中L3、M3单元中分别输入“制单人”和“审核人”，并在L、K列完成制单人和审核人的录入。如图2－34所示。

图2－34 插入制单人和审核人

（八）美化记账凭证汇总表

记账凭证汇总表创建完成后，要对它进行美化，即格式设置。具体的操作步骤如下所述。

1．表头字段的设置

①标题“记账凭证汇总表”字体设置成20号加粗，选中第1行，单击【格式】︱【单元格格式】弹出【单元格格式】对话框，选择【字体】，【字形】下拉框选中“加粗”、【字号】选中“20”，单击【确定】退出【单元格格式】对话框，如图2－35所示。

图2－35 标题字体设置

②“借贷平衡提示”行将其文字字体设置为红色12号加粗，选中第2行，单击【格式】︱【单元格格式】弹出【单元格格式】对话框，选择【字体】，【字形】下拉框选中“加粗”、【字号】选中“16”，【颜色】选中“红色”，如图2－36所示，单击【确定】退出【单元格格式】对话框。

图2－36 借贷平衡提示格式设置

③选中A3：G3区域，字体设置成14号黑体，并调整各列宽，使文字显示完全。

2．设置数据区域格式

选择单元格区域A4：M57，直接从工具栏设置字号为10号宋体，对齐方式设置居中，并调整合适的行高。

3．添加表格边框

选中A3：M57，单击右键选择【设置单元格格式】弹出【单元格格式】对话框，单击【边框】选项，选中线条样式“粗实线”，单击【外边框】，如图2－37所示，选中线条样式“细实线”单击【内部】，如图2－38所示，完成边框设置如图2－39所示。

图2－37 外边框设置

图2－38 内边框设置

图2－39 记账凭证汇总表美化设置