一、Excel记账会计循环流程

使用Excel进行会计核算时，登记账簿账和编制会计表的工作可以通过Excel函数功能予以实现。需要登记的现金日记账、银行存款日记账、明细分类账及总账，其信息来源于记账凭证汇总表中各项经济业务的会计分录（记账凭证）。操作者应根据自己所登记的账簿的性质，在期初总账试算平衡表和记账凭证汇总表中选择需要的信息（会计科目、科目名称、年、月、日、凭证编号、金额等），利用Excel中的函数及其他的功能命名完成账簿中各项的填充。Excel进行会计核算与手工核算不同在于，我们将大量的数据检索和编辑任务交给了计算机。由于计算机远高于人的数据处理速度，因此检索和编辑的时间急速缩减，从而能快速地获得各种账簿和会计报表；另一方面由于计算机不会发生遗漏、重复及计算错误，因此某些手工方式下的核对等环节也被省掉了。使用Excel进行会计核算的过程如图2－1所示。

图2－1 Excel进行会计核算的相关表格的生成程序

从图2－1Excel进行会计核算的相关表格的生成程序可以看出，利用Excel记账会计循环包括以下几个过程：

①建立期初总账试算平衡及对账户进行试算平衡检查。根据企业上月末的总账试算平衡表，并运用Excel中的SUMIF和IF函数进行期初试算平衡的检查。

②编制记账凭证汇总表。根据本月实际发生的经济业务并利用Excel中的定义名称功能及VLOOKUP函数编制生成记账凭证汇总表，并对会计分录进行试算平衡检查。

③打印指定记账凭证。利用Excel中的查找引用函数和记账凭证汇总表中凭证编号等信息，完成打印指定记账凭证的设置。

④生成日记账。利用Excel中的数据筛选功能完成日记账的显示。

⑤生成科目汇总表。利用Excel中数据透视表及记账凭证汇总表中的经济业务信息，生成科目汇总表。

⑥生成三栏式总分类账。利用Excel中数据透视表、VLOOKUP函数和IF函数，依据期初总账试算平衡表和记账凭证汇总表建立和编制三栏式总账。

⑦生成总账试算平衡表。利用Excel中IF函数、SUMIF函数和ABS函数，依据期初总账试算平衡表和记账凭证汇总表建立和编制总账试算平衡表。

⑧生成会计报表（资产负债表及利润表）。利用Excel的数据链接，依据总账试算平衡表的信息完成会计报表的编制。

以上过程中涉及的表格详见《学习情境二 某公司账簿》．xls文件。

过程一：《期初总账试算平衡表》；

过程二：《期初总账试算平衡表》、《科目代码查询表》、《记账凭证汇总表》；

过程三：《记账凭证汇总表》、《打印指定凭证》；

过程四：《期初总账试算平衡表（含明细科目代码）》、《记账凭证汇总表》、《银行存款日记账》；

过程五：《记账凭证汇总表》、《科目汇总表》；

过程六：《期初总账试算平衡表》、《记账凭证汇总表》、《三栏式总分类账》；

过程七：《期初总账试算平衡表》、《记账凭证汇总表》、《总账试算平衡表》；

过程八：《总账试算平衡表》、《利润表》、《资产负债表》。

二、任务引例

（一）某公司资料如下

1．某公司2012年1月初总账试算平衡表（见表2－1）

表2－1 2012年1月初总账试算平衡表

续表

2．明细账账户期初余额

银行存款——工行存款　借：892 000

——建行存款　借：31 000

应交税费——应交增值税

——应交增值税（进项税）

——应交增值税（已交税金）

——应交增值税（销项税）　贷：33 000

管理费用——工资

——折旧费

——办公费

（二）期初总账试算平衡表的建立

1．根据表2－1某公司2012年1月初总账试算平衡表在Excel工作表中建立期初总账试算平衡表

①新建一个空白Excel工作簿，并命名为【某公司账簿】。在Sheet1工作表中将光标移至A1单元格单击，输入标题“期初总账试算平衡表”，同时选中A1、B1、C1、D1四个单元格将格式更改为跨列居中，并将A和B列设置成“文本”格式，C和D设置成“数值、两位小数位数，使用千分位分隔符”，如图2－2所示。

图2－2 期初总账试算平衡表标题

②运用记录单功能完成期初总账试算平衡表的各项信息的录入。选择A2、B2、C2、D2单元格，分别输入公司名称“科目代码”“科目名称”“借方余额”“贷方余额”，将列单元格调整到所需的宽度，选中A2、B2、C2、D2单元格后单击【数据】︱【记录单】命令，在记录单对话框中的【科目代码】、【科目名称】、【借方余额】文本框中分别输入1001、库存现金、800，如图2－3所示。

③然后单击【新建】按钮，逐个进行记录添加。完成记录添加后，单击【关闭】按钮，形成期初总账试算平衡表。

④记录的修改：

修改方式一：直接在录入时修改。

修改方式二：单击要修改的任意单元格，单击【数据】︱【记录单】命令，单击【下一条】按钮找到需要修改的记录，完成修改后单击【关闭】按钮。

图2－3 数据记录单命令(www.daowen.com)

⑤将工作表Sheet1重命名为【期初总账试算平衡表】，如图2－4所示。

图2－4 期初总账试算平衡表

2．根据期初总账试算平衡表及任务引例中明细账账户期初余额建立期初总账试算平衡表（含明细科目代码）

①右键单击工作表【总账试算平衡表】的工作表标签选择【移动和复制工作表】，弹出如图2－5所示的对话框，在对话框中依次选择【某公司账簿】和（移至最后）并勾选【建立副本】，单击【确定】，完成工作表的复制。然后将工作表名称更改为【期初总账试算平衡表（含明细科目代码）】。将A2单元格的“科目代码”更改为“明细科目代码”、B2单元格的“科目名称”更改为“总账科目”，并在“总账科目”列后插入一列，在C2单元格中输入“明细科目”，如图2－6所示。

图2－5 复制“期初总账试算平衡表”

图2－6 期初总账试算平衡表（含明细科目代码）

②根据明细科目余额插入明细科目数据，操作如下：

第1步：增加银行存款科目明细科目及余额。

在第4行银行存款账户下插入两行，第5行依次在A5、B5、C5、D5输入“100201”“银行存款”“工行存款”“892000”，第6行依次在A6、B6、C6、D6输入“100202”“银行存款”“建行存款”“31000”。

第2步：增加应交税费科目明细科目及余额，步骤同第一步。

第3步：增加管理费用科目明细科目及余额，步骤同第一步，输入完成后如图2－7所示。

图2－7 添加期初明细科目余额

3．根据期初总账试算平衡表数据对账户进行试算平衡检查

①在期初总账试算平衡表下方建立期初试算平衡检查表格，在C60中输入“期初试算平衡检查”，选中C60、D60格式设置成跨列居中显示，依次在C61、C62、C63、C64、C65、C66、C67输入“资产”“负债”“所有者权益”“成本”“资产＋成本”“负债＋所有者权益”“试算平衡”，如图2－8所示。

②利用SUMIF函数分别计算各类会计要素期初余额，公式如下：

D61＝SUMIF（B3：B57，"1？？？"，E3：E57）－SUMIF（B3：B57，"1？？？"，F3：F57）

如图2－9所示。

图2－8 期初试算平衡检查样表

图2－9 SUMIF函数

思考：D61单元格的公式可以更改为“＝SUMIF（B3：B57，"1＊"，E3：E57）－SUMIF（B3：B57，"1＊"，F3：F57）”吗？

D62＝SUMIF（B3：B57，"2？？？"，F3：F57）－SUMIF（B3：B57，"2？？？"，E3：E57）

D63＝SUMIF（B3：B57，"4？？？"，F3：F57）－SUMIF（B3：B57，"4？？？"，E3：E57）

D64＝SUMIF（B3：B57，"5？？？"，E3：E57）－SUMIF（B3：B57，"5？？？"，F3：F57）

D65＝D61＋D64

D66＝D62＋D63

特别提醒：D62、D63、D64单元格中的公式可以通过复制粘贴D61的公式，只用作简单更改就可快速完成。

附数学与三角函数SUMIF介绍

函数功能：条件求和

函数语法：SUMIF（range，criteria，sum＿range）

SUMIF（条件区域，条件表达式，求和区域）

参数说明：

range为用于条件判断的单元格区域。

criteria为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式、文本或单元格内容。例如，条件可以表示为32、“32”、“＞32”、“apples”或A1。条件还可以使用通配符：问号（？）和星号（＊），如需要求和的条件为第二个数字为2的，可表示为“？2＊”，从而简化公式设置。问号匹配任意单个字符；星号匹配任意一串字符。如果要查找实际的问号或星号，请在该字符前键入波形符（～）。如表2－2所示。

表2－2 Excel里的通配符

下面是以函数COUNTIF做的验证，如图2－10所示。

图2－10 通配符的验证

可以使用通配符的函数还有sumif、vlookup、hlookup、match等。

思考：试算平衡检查中SUMIF函数的条件可以用通配符“＊”吗？

sum＿range是需要求和的实际单元格。只有在区域中相应的单元格符合条件的情况下，sum＿range中的单元格才求和。如果忽略了sum＿range，则对range区域中的单元格求和。

两种函数的关联如表2－3所示。

表2－3 与其他函数的联系

③试算平衡检查。利用IF函数进行试算平衡检查，在D67中输入“＝IF（D65＝D66，"试算平衡"，"试算不平衡"）”，如图2－11所示。

图2－11 试算平衡

④期初试算平衡检查表格式设置。将标题“期初试算平衡检查”字体设置成16号加粗，数据区域字体设置成12号；根据字体大小调整合适的行高和列高；填充表格颜色使其突出显示，选中C61：D67区域设置填充颜色为黄色。完成上述操作后，期初试算平衡检查表如图2－12所示。

图2－12 期初试算平衡检查