子任务一：认识Excel的工作界面

一、Excel的启动与退出

（一）Excel的启动

方法一：单击任务栏上的【开始】命令按钮，选择程序菜单中的“Microsoft Office”命令，再单击其右侧子菜单中“Microsoft Office Excel 2003”命令选项，即可启动，如图1－1所示。

图1－1 通过开始菜单启动Excel

方法二：如果桌面上建立了快捷方式，双击桌面上的Excel快捷图标即可启动，如图1－2所示。

（二）Excel的退出

在退出Excel之前，请先保存文件，否则会弹出保存文件的提示窗口。退出Excel的方法如图1－3所示。

图1－2 双击桌面上的Excel快捷图标启动Excel

方法一：单击Excel窗口右上角的关闭按钮。

方法二：单击Excel窗口【文件】︱【退出】菜单命令。

方法三：单击Excel应用程序窗口左上角的Excel图标，在弹出的菜单中选择【关闭】。

方法四：双击Excel应用程序窗口左上角的Excel图标。

方法五：在Excel应用程序为当前活动窗口时，按下Alt＋F4组合键。

图1－3 退出Excel的方法

二、Excel的工作界面

启动Excel后，即可打开Excel 2003的工作界面，该界面主要由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作区、状态栏和滚动条等部分组成。如图1－4所示。

图1－4 Excel 2003的工作界面

下面介绍Excel窗口中重要的几个部件。

（一）工作簿

Excel中用于计算和存储数据的文件称为工作簿，其扩展名为．xls。工作簿是由若干工作表构成的，每个工作表可以有自己独立的数据，默认情况下打开一个Excel工作簿有三张工作表（分别命名为Sheet1、Sheet2和Sheet3，Sheet1、Sheet2和Sheet3称为工作表标签），用户可以使用命令添加和删除工作表，一个工作簿最多允许有255个工作表。

特别提醒：Excel 2007及Excel 2010生成的文件格式为“．xlsx”。

（二）工作表

工作表是单元格的集合，是Excel进行一次完整作业的基本单位。打开一个Excel工作簿默认打开的是Sheet1工作表，而且Sheet1工作表处于激活状态，称为当前工作表。只有当前工作表才能进行操作，每个工作表的名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上，可以通过单击工作表标签切换当前工作表。

1．选择工作表

要对一个工作表进行编辑，必须进行工作表的选择，使该工作表成为活动工作表，活动工作表名称下面以下画线标记。单击目标工作的标签，即可选择所要编辑的工作表。

2．移动、复制工作表

在同一工作簿中移动工作表，即改变工作表的顺序，用鼠标拖动工作表标签即可。

在工作簿中复制工作表和移动工作表的方法差不多，指针在按住鼠标左键拖动时需要同时按住Ctrl键，当拖到合适位置时，再依次松开鼠标左键及Ctrl键即可完成，其名称为原工作表名称后加一个带括号的序号。如图1－5所示。

图1－5 复制工作表

3．工作表重命名

方法一：双击工作表标签，其标签变成黑色底纹，输入需要命名的名称即可。如图1－6所示。

方法二：对需要命名的工作表单击右键，弹出窗口选择【重命名】命令，然后输入需要命名的名称。如图1－7所示。

图1－6 双击重命名 图1－7 右键重命名

（三）单元格和单元区域

1．单元格

工作表中行与列交汇所形成的方格称为单元格，简称单元。

单元格是工作表最基层的组件，单元格名称也称单元格地址，用列标和行号来表示，列标用大写的英文字母表示，行号用阿拉伯数字来表示，每个单元格的地址是唯一的。

2．单元区域

单元区域是指若干个单元格组成的矩形范围。单元格区域又分为连续区域、集合区域、交际区域。

连续区域是指有若干个连续单元组成的区域，如图1－8所示。连续区域的表示方法是将第一个和最后一个单元引用，中间用冒号连接，例如，表示从A3到D8所组成的一个矩形区域“A3∶D8”。

图1－8 连续区域

集合区域表示互不相连的单元组成的区域，如图1－9所示，单元之间用逗号连接，例如“A2∶A6，B5∶D8”。

图1－9 集合区域

交际区域表示两个单元引用的公共区域，如图1－10所示。两个单元引用间用空格连接，例如“A2∶B6B3∶C8”是指其公共单元区域“B3∶B6。

图1－10 交际区域

3．单元格以及单元区域的选定

在选择若干单元格之后，会看到总有一个单元格与其他单元格不一样，它就是选择区域内的活动单元格。活动单元格一般为白底，而其他单元格为透明浅蓝色。

单元格以及单元区域的选定的具体方法如下：

①选定单个单元格。用鼠标单击相应的单元格，或在键盘上移动方向键。

②选定某个单元区域。单击预选定区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后的一个单元格；如果选定较大的单元格区域，先选定第一个单元格或单元区域，然后按住Shift键，再单击预选定区域中最后一个单元格。如选定B2∶C8，如图1－11所示。

图1－11 选定工作表中连续单元格

③选定工作表中所有的单元格。单击全选按钮，或者按住Ctrl＋A组合键，如图1－12所示。

图1－12 选定工作表中所有单元格

④选定不相邻的单元格或单元区域。选定第一个单元格或单元区域，然后按住Ctrl键，再选定其单元格或单元区域，如选定B2∶B8和D2∶D8，如图1－13所示。

图1－13 选定工作表中不连续单元格

子任务二：Excel的基本操作

要对数据进行处理，首先要将基本的数据输入到工作簿的工作表的各单元格中。

任务引例：某高校利用Excel软件记录与管理员工基本资料，在这个任务中，我们输入的基本数据如图1－14所示。

图1－14 教职工基本情况一览表

1．新建工作表

打开Excel工作簿，在Sheet1工作表中进行编辑。每一个数据项占一个单元格，如“教职工工号”占一个单元格。

2．输入数据

单击A1单元格，使它成为活动单元格，输入标题“教职工基本情况一览表”，如图1－15所示。

图1－15 输入标题

注意：在单元格中输入数据时，单元格或编辑栏中有插入光标，在编辑栏左侧会出现三个按钮。单击“取消”按钮或按键盘Esc键表示放弃当前输入内容；单击“确认”按钮或按键盘Enter键表示完成并确认当前输入内容；单击“插入函数”按钮，会弹出“插入函数”对话框，可以选择函数进行数据计算，基本函数计算我们将在任务三中给大家介绍。

（1）输入字符型数据

字符型数据是由字母、汉字或数字和字符的组合组成的数据，一般可直接输入。默认情况下，字符型数据沿单元格左边对齐。如图1－16所示。

图1－16 输入字符型数据

（2）输入以0开始的数据或较长的数字

如果输入数据是全部由阿拉伯数字组成的字符串，如图1－14中的“教职工工号”、“联系电话”和“银行账号”三列数据，输入时需要在数据前加上英文状态下的单引号“’”，如图1－17所示。

图1－17 输入以0开始的数据或较长的数字

（3）输入数值型数据

数值型数据是由0～9及一些有效符号（如＋、－、％、等）组成的字符串，如＋15、60％等。数值型数据沿单元格右边对齐。

输入负数：在单元格中输入负数时，可以在数字前输入“－”来标识，也可以将数字置于“（）”（括号）内来标识，比如在单元格中输入“（66）”，按一下回车键，则会自动显示为“－66”。

输入分数：在文档中，通常用一道斜杠来分界分子与分母，其格式为“分子／分母”，在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的。比如在单元格中输入“6／8”，按回车键则显示为“6月8日”。

为了避免将输入的分数与日期混淆，在单元格中输入真分数时，先输入“0”（零），其与分子之间要有一个空格隔开，比如在输入2／3时，应该输入“0 2／3”。如果在单元格中输入“6 1／2”，则单元格中显示“6 1／2”，而在编辑栏中显示“6．5”，如图1－18所示。

图1－18 输入数值型数据(www.daowen.com)

输入百分比数据：直接输入数字后再输入百分号％；或换算成小数后，选择【格式】︱【单元格】命令，打开的对话框中在【数字】选项卡下选择“百分比。”

输入小数：在输入小数时，可以像平常一样直接在指定位置输入小数点。也可以利用逗号分隔千位、百万位等，当输入带有逗号的数字时，在编辑栏并不显示出来，而只在单元格中显示。

当需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时，可以采用下面的方法：选择【工具】︱【选项】对话框，单击【编辑】标签，选中“自动设置小数点”复选框，并在“位数”微调框中输入或选择要显示在小数点右面的位数，如图1－19所示。如果要在输入比较大的数字后自动添零，可指定一个负数值作为要添加的零的个数，比如要在单元格中输入的“66”变成“0．66”，即小数点前移2位，则要在“位数”微调框中输入“2”。输入后的显示如图1－20所示。另外，在完成输入带有小数位或零字符串结尾的数字后，应清除对“自动设置小数点”复选框的选定，以免影响后面的输入；如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置选项，可以在输入数据时自带小数点。

（4）输入时间和日期

输入时间：小时与分钟或秒之间用冒号分隔。Excel一般所输入的时间默认为上午时间。若需输入下午的时间，则在时间后面加一个空格，然后输入“PM”来表示。

输入日期：按年月日顺序输入数字，其间用“／”或“－”进行分隔；若省略年份，则以当前年份作为默认值。如输入“7－8”或“7／8”，是在单元格中显示内容为“2012－7－8”。

图1－19 设置小数点位数

图1－20 输入时与确定后显示

如图1－14中的“参加工作时间”就是日期型数据。输入方法如图1－21所示。

图1－21 输入时和确认后显示

注意：如果要在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的“Ctrl＋；”组合键；如果要在单元格中插入当前时间，则按“Ctrl＋Shift＋；”组合键。

3．数据有效性的使用

（1）使用“数据有效性”填充数据

图1－14中“性别”列中的数据只有“男”、“女”两种选择，以及“职称”列中只有三种可供选择，此种情况可以使用“数据有效性”来填充数据。

第一步：选中F3：F12单元格区域。

第二步：在【数据】菜单栏下选择【有效性】，打开【数据有效性】对话框。

第三步：在【设置】选项卡下面设置有效条件【允许】为“序列”，然后在【来源】中输入“男，女”，单击【确定】关闭此对话框。如图1－22所示。

图1－22 数据有效性设置

注意：【来源】中输入的信息均用英文状态下的逗号“，”隔开。

第四步：在工作表中的F3：F12区域中单击任何一个单元格，会出现一个下拉选项，单击单元格右边的下拉箭头，即可选择性别为男还是女。

（2）使用数据有效性功能查错

图1－14中“身份证号”列数据的输入，一般公民身份证号均为18位，在大批量输入这样数据时，为了及时防止输入时的错误，我们可以通过数据有效性功能设置文本长度以查错。

方法：身份证号属于较长字符串，在输入前先选择所要输入区域，然后右键选择“设置单元格格式”，设置其为“文本”格式，如图1－23所示；通过选择【数据有效性】设置文本长度为18，如图1－24所示；然后设置出错警告，警告错误信息为“请检查输入身份证位数”，如图1－25所示。如果输入时出错，会弹出提示对话框，问是否继续。如检查确实部分地区身份证号为15位，确定无误后点击“是”继续，否则点击“否”重新修改输入。如图1－26所示。

图1－23 设置文本格式

图1－24 设置文本长度

4．使用“自动填充”功能填充有规律的数据

在活动单元格或选定单元格区域的右下角有一个黑色的小方块■，这就是填充柄。将鼠标移到填充柄上时，鼠标指针会变成形状。对于表格中相同的数据或有规律的数据可以用拖动填充柄的方法快速输入。

（1）使用填充柄填充等差序列

下面使用填充柄来完成“教职工基本情况一览表”中“教职工工号”列数据的输入。

图1－25 设置出错警告

图1－26 输入出错时提示

第一步：选中“教职工基本情况一览表”中A3单元格，输入“’002110”，按Ener键确认输入。

第二步：把鼠标移到A3单元格的填充柄上，当鼠标变成形状，按住鼠标左键向下拖动到A12单元格，松开左键，则在A3到A12单元格区间就被填充了所需的数据，如图1－27所示。

（2）使用填充柄填充等比序列

除了用鼠标左键拖动填充柄填充数据外，还可以用鼠标右键拖动填充数据。这时Excel会根据初始单元格中的数据类型提供多种选择。初始数据可以只有一项。

下面在新建工作簿中A1到G1单元格区域中填充等比序列2、4、8、16、32、64、128。方法及步骤如下：

图1－27 使用“自动填充”功能填充数据

第一步：打开新工作簿，在A1中输入2。

第二步：选中A1单元格，鼠标移动到A1的填充柄上，按住鼠标右键向右拖动到G1后放开鼠标，这时会弹出一个快捷菜单，如图1－28所示。

图1－28 快捷菜单

第三步：单击快捷菜单中的“序列”选项，在弹出“序列”对话框中选择“类型”为“等比序列”，“步长”设置为2，单击【确定】，如图1－29所示。返回工作表，如图1－30所示。

5．修改数据

数据输入过程中，如果发现错误，可以在选中单元格后使用Back Space键或者Delete键删除错误的内容，然后重新输入。

图1－29 等比序列设置

图1－30 等比序列的输入

数据输入完成后，如果发现错误，可以使用整体覆盖和部分修改方法进行修改。

整体覆盖：选中有错误的单元格，直接输入正确的内容。

部分修改：选中有错误的单元格，单击编辑栏，将编辑栏中有错误的地方删除，再输入正确的内容。

全部数据输入完成后，将工作表Sheet 1重命名为“教职工基本情况表”，将工作簿Book1以“Excel基本操作系统．xls”保存，如图1－31所示。

图1－31 教职工基本情况表

6．工作表的美化

为了使工作表中的数据整齐醒目，提高工作表的可视性，需要对工作表进行美化。其中包括文字字体、字号、对齐方式、表格行高、表格列宽、表格边框底纹等。

打开工作簿“Excel基本操作系统．xls”，使“教职工基本情况表”为当前工作表。

（1）合并单元格

选中A1：J1单元格区域，单击工具栏上“合并及居中”按钮，A1～J1这十个单元格就被合并成一个大单元格，原A1单元格中的内容显示在合并后的大单元格的中部，如图1－32所示。

图1－32 单元格合并及居中

（2）设置字体、字号及文字颜色

选中A1单元格，单击【格式】菜单栏，在下拉菜单中单击“单元格…”命令，打开“单元格格式”对话框。或者选中A1单元格时单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”，也可打开“单元格格式”对话框。然后单击“字体”选项卡，在“字体”、“字型”、“字号”、“颜色”列表中选择所需要的，单击【确定】完成设置。如图1－33所示。也可以用同样的方法设置区域内数据的字体、字号及文字颜色。

图1－33 单元格格式字体的设置

注意：标题下面设置的下画线为“会计用双下画线”。

（3）设置对齐方式

选中A2：J12单元区域，打开“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，在“水平对齐”下拉列表中选择“居中”，“垂直对齐”下拉列表中选择“居中”，单击【确定】完成设置。如图1－34所示。

图1－34 单元格格式对齐方式设置

（4）设置边框与底纹

选中A2：J12单元格区域，打开“单元格格式”对话框，单击“边框”选项卡，在“线条”样式中选择第二列第五个样式，“颜色”选择“自动”，单击“预设”中的“外边框”，用同样的操作方法设置“内部”边框，单击【确定】完成。如图1－35所示。

单元格的背景又称底纹。默认情况下底纹是白色的，如需要给某些单元格填充不同颜色底纹，可以使这些单元格中的内容显得更醒目。

选中A1单元格，打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”中单击一种颜色，如“浅蓝色”；单击“图案”右端的下拉列表，选择一种图案效果，选择的图案会叠加到浅蓝色背景上，单击【确定】完成设置。如图1－36所示。

（5）工作表表格行高、列宽设置

将光标移动到两行号（列标）之间，此时光标变为双向箭头形状，按住鼠标左键拖动，即可改变行（列）的高度（宽度）。

图1－35 工作表边框设置

图1－36 底纹设置

选择多个连续或不连续的行（列），改变其一行（列）的行高（列宽），则其他被选中的行（列）与该行高（列宽）相同。也可以使用菜单命令改变行高和列宽，在【格式】︱【行】或【列】选项中，选择合适的命令来改变行高或列宽。如图1－37所示。

图1－37 设置行高和列宽

（6）自动套用格式

在Excel中，给用户提供了多种预定义好的格式，能对工作表进行自动格式设置，这样很容易在整个工作表中对某个类型的数据采用一致的格式，从而使得格式的修改变得简便。

选中A1：J12单元格区域；单击【格式】菜单栏，在下拉菜单中单击“自动套用格式…”，打开“自动套用格式”对话框；对话框左边的格式选择中列出了Excel提供的多种预定义的专业工作表格式，用户可以单击选择其中之一，对工作表的数据实现边框、字体、样式、对齐方式等设置；单击【确定】完成。如图1－38所示。

图1－38 自动套用格式设置