现在很多企业，尤其是中小企业喜欢使用即时聊天工具进行工作沟通。很多人认为及时聊天工具方便、回应及时，而且大家都能够看到。他们觉得可以没有邮箱，但是绝对不能没有QQ群或者微信群。

及时聊天工具确实有一些独特的优点，比如不需要所有人离开自己的工作位置就可以沟通，而且可以实时反馈。聊天群还可以实现一对多的沟通，比电话一对一沟通更有效率。

但是这种及时沟通工具的弱点也很明显，首先，选择QQ群或者微信群聊往往节约的是发信息人的时间，浪费的却是信息接收人的时间。因为信息是动态的，而且信息窗口在不断更新。如果群里的参与人员众多，可能会导致重要的信息一会儿就被淹没在众人的口水信息之中，让需要信息的人逐条查阅信息，在一大堆无效信息中找出那一两条对自己有用的信息，这个时间的浪费比当初发件人选好发送对象定向传送信息花费的时间要多很多。所以，如果从团队整体的角度来看，这种沟通方式其实是浪费时间的。(www.daowen.com)

QQ群也好，微信群也罢，一个明显的特点就是人多嘴杂。这个缺陷导致QQ群和微信群不适合处理复杂的问题，最多只能就一些简单的事情进行简单的沟通。在这种及时聊天软件上面，大家很难认真考虑复杂的问题。

使用及时聊天工具进行沟通要注意方便接收方，一定要避免图自己省事，直接在群里进行工作沟通。如果确实需要在群里沟通，最后也应该把一些沟通的结论单独发给相关人员。这样可以避免及时聊天工具沟通容易遗漏信息的缺陷。这种方式可以避免遗漏或者误解，方便参与沟通的人员在需要的时候了解、确认沟通的结果。