会议是企业中最常见也是最重要的沟通方式之一，很多的日常工作沟通都需要通过会议来解决，几乎没有任何管理人员能够绕开会议开展自己的工作。会议沟通有多种形式：按沟通的地点来分，有很多人正式聚集到会议室进行的正式会议，也有在工作场合几个人临时聚在一起的非正式会议；按沟通的人数来分，有成千上万人的大型会议沟通，也有两个人单独沟通的小会议。

会议的形式多种多样，但并没有好坏之分，关键在于如何合理的运用会议沟通这个工具。是否有必要召开会议？应该采用什么会议形式？选择什么人参加会议？本次会议的议题是什么？会议前需要做什么准备工作？如果搞清楚了这些问题，合理安排，会议其实仍然不失为一种好的解决问题的沟通手段。

会议的优点在于能够一下子集中所有相关人员，有什么意见和问题可以马上沟通，其他参会人员也可以马上知道沟通的结果。而且由于是面对面沟通，更容易产生情感的互动，沟通效率更高。如果运用得当，会议确实能够快速地解决很多问题。

但是会议沟通也有不利的一面，语言毕竟不像文字那么精确，所以有些时候会议上的讨论难免流于浅显。用会议的形式来沟通复杂的技术型问题尤其吃力，很难获得深层次的解决方法。而且会议的时间紧迫，前面的问题还没完全沟通明白，后面的新问题又出来了，反而不利于参会人员理解问题、解决问题。

此外，会议很容易把潜在的利益分歧公开化，如果参会人员之间的利益分歧过大，会议组织者可能很难在会议中提出有效的解决方案，导致会议无果而终。

会议自身的优劣是会议这种沟通模式本身决定的，沟通发起人需要意识到这些特点，然后根据问题的特点决定是否需要采用会议沟通。对于确实需要采用会议沟通的，需要考虑清楚如何通过其他手段回避、弥补会议沟通的缺陷，尽量保证会议的沟通效果。

导致会议效率不高的问题根源往往在会议开始之前就已经产生了。前面说过有的团队的会议动机不纯，把被邀请参加会议看作是身份的象征。这样会使会议发起人邀请一些不必要的人员参加会议，不但降低了会议沟通效率，而且也浪费了他们的工作时间。(www.daowen.com)

更为糟糕的是，由于参会人员众多，很可能会形成多个不同的立场，把会议变成一场没有效率的争吵。而且由于人员众多，立场也特别难协调，很难在会议上提出能够让各方都满意的解决方案，导致会议往往无果而终。

此外，会议邀请的过高级别的人往往会因为会议和自己的关系不大而不愿意浪费自己的时间，会议没有结束就提前离场；有时候还会导致真正需要讨论会议议题的人跟风离场，使会议无法正常完成，也无法形成有效的决定。

会议缺乏准备也是影响会议效率的重要因素。会议发起人应该提前明确会议议题，让参会人员做好会议准备，对于较为复杂的议题，还要考虑提前发放会议相关资料。通过这些手段尽量让参会人员有备而来，提升会议效率。

无论会议组织者怎么控制，那些很复杂的、利益分歧大的，牵涉广泛的问题都很难在一个会议上圆满得到解决。当项目管理人员要完成一个大的、复杂的项目的时候，他们并不期望一次性完成所有工作。他们更倾向于把一个大项目分解成很多个小的、相对独立小项目，针对每个不同的小项目分别提出项目管理的目标，制定对应的项目计划。这样他们更容易得到合适的项目解决方案。从这个角度来看，会议管理其实和项目管理很相似。如果一个议题过于复杂，牵涉到的利益过多，难以一次性找到合适的解决方案，那就应该考虑把这个议题分解成为多个子议题，分别落实、逐步推进，这才是正确的解决思路。

大事开小会，小事开大会，这句话道出了会议控制的秘诀。复杂的问题不应该在大会上讨论，因为这种问题往往容易激起大量的争论，而参会人员众多，很容易导致会议在激烈的争吵中无可奈何地结束，无法形成有意义的结论。但是如果把复杂的问题分解成为几个小问题，然后开小会分别沟通，那么牵涉到的人数就会大大减少，沟通的复杂程度就会大大降低。有些方案并不是可以拿到大会上面讨论的，小范围沟通更容易提出妥善解决方案。这就是为什么大事要开小会的原因。

而小事开大会的好处在于一旦形成了趋势，大会反而更容易推动和影响那些立场不坚定的人群，引导他们跟随会议的主流方向前进，所以当议题明确、没有争议、很容易形成一个方向的时候，大型的会议反而更容易引导那些缺乏明确立场的人员跟随主流方向前进。高明的管理人员会利用这种羊群效应让大多数人快速接受自己预定的目标，提升沟通的效率。这就是小事开大会的精髓所在。