现代企业越来越重视响应速度，跨部门的项目型工作也越来越多，这些变化都对沟通提出了更高的要求。提高沟通过程的效率也就成为很多管理人员都迫切需要解决的问题。

很多沟通过程之所以缺乏效率是因为发起人在进行沟通的时候没有想清楚自己要通过沟通解决什么问题。实际上，高效的沟通过程往往都依赖于沟通之前的准备工作。发起人首先要认真思考、筹划，搞清楚沟通内容的特点，根据沟通内容的特点选择合适的沟通方式。不同的沟通方式有不同的特点，适合解决不同类型的问题。会议沟通直接迅速，互动性强，适合解决不确定性强的问题；邮件沟通能够传送大量信息，允许对方选择合适的时间沟通，适合并不紧急的、技术型问题的沟通；电话沟通可以随时随地进行，适合对紧急不重要的问题进行沟通。管理人员需要熟知各种不同的沟通方式的特点、优劣，根据自己的实际情况采取合适的沟通方式。

常见的沟通方式有会议沟通、邮件沟通、软件群沟通、电话沟通等。这些沟通方式并没有绝对的优劣之分，而是各有特点，用得恰当就能够充分发挥它们的优势，取得良好的沟通效率，用得不好，则有可能事倍功半。

管理人员在选择沟通方式的时候要从自己面临的实际沟通任务出发，选择适合解决问题的沟通方式，而不是固执地采用某一种沟通方法。沟通的形式并不重要，实现沟通的目标才是目的。为了保障沟通的效果，管理人员需要掌握各种不同沟通方式的特点，以及熟知它们适用的条件。只有这样才能根据自己面临的沟通问题合理地选择适当的沟通方式以取得较好的沟通效果。

提高沟通效率还需要努力提高沟通过程的效率。沟通过程的效率和沟通人数的规模、人员差异程度、利益分歧大小、主持人本身的控制力、具体沟通方式相关。沟通人数和沟通效率成反比，人数越多、利益相关方越多越难达成一致。一个明显的例子就是这些年世贸组织很难达成突破性的合作规定，造成这种局面并不是世贸组织成员的原因，而是客观上他们想达成一致的难度太大。也正是这个原因，中小企业的沟通往往比较容易达成一致，并快速采取行动。因此，提升沟通过程的效率要特别注意控制沟通的人数和利益相关方的数量。

人与人之间的差异也会加大沟通的难度。研发人员经常会觉得销售人员总是很肤浅，什么都是一知半解，不懂装懂；而销售人员总是觉得研发人员死脑筋，总是闭门造车，缺乏对于市场的把握。其他部门也有类似的问题，差异越大，越难理解对方，总感觉对方像是个外星人。

差异无法避免，但是因为差异而带来的沟通障碍却是可以消除的。差异之所以会形成沟通障碍往往是因为沟通双方缺乏相互的了解，所以，一些知名企业极力提倡跨部门聚会、跨部门午餐，就是希望通过这些活动促进不同部门的员工彼此之间的了解，削弱差异对于以后跨部门合作带来的负面影响。

不少大公司还提倡员工轮岗，这种做法在一定程度上也能提升跨部门沟通的效率。通过轮岗让员工接触不同的岗位，他们就更有可能避免片面地从一个角度看待问题，更有可能从多个不同的角度来思考问题，更容易理解对方的立场。这种变化将有助于提升沟通过程的效率。(www.daowen.com)

轮岗还有可能让员工突破单一的部门经验的局限，站在更高的层次上通盘考虑问题。因此，一些管理比较完善的大企业往往会有计划地安排一些企业的“希望之星”轮岗，让他们从多个角度接触和熟悉公司的运作。这样做一方面锻炼了员工，为未来的发展储备了人才，另一方面也确实有助于提升跨部门沟通的效率。

利益分歧是影响沟通过程效率的一个重要因素。由于利益和沟通的人息息相关，会议可能形成的不同决议往往代表着不同的利益分配，所以会导致沟通的各方都努力为自己或者自己所代表的团体争取利益。在这种情况下，通过讲道理是很难做好沟通的。因为在利益面前，尤其是巨大的利益面前，道理往往都是苍白的。

对于这种问题，在绩效篇已经说过，团队需要通过绩效管理统一团队成员的利益。利益一致了，很多因为利益导致的沟通问题也就消失了。对于现有的分歧，管理人员也要注意提出合理的利益解决方案，通过协调解决利益分歧为沟通铺平道路。

同样的沟通，由不同的管理人员来主持，沟通效果就会不同。其实这些都是由管理人员的控制能力所决定的。良好的控制能力让他们不需要特别的沟通技巧就能够从容做好旁人看来难以完成的沟通。在现实的管理中也并不缺乏这样的案例，总有些深孚众望的领导，他们只要参加了会议，争吵就立刻平息，原本纠缠不清的问题也很快就有了决断。而这个过程中，这些领导可能根本就没有说几句话。出现这种情况往往是由于领导他们本身的权力尤其是软权力发挥了作用。

而有些管理人员觉得明明自己说得很有道理，事实清楚、论点清晰，但还是无法有效地说服对方。有时候这并不是沟通技巧的问题，而是主持人权力的问题。高明的管理人员能够根据自己的权力控制沟通的方式和节奏，尽可能取得与自己的权力相称的沟通成果。

因此，对于普通的管理人员来说，还是应该在平时努力建立自己的权力。拥有了足够的权力将有助于提升沟通的效率，进而提升工作效率。权力是保障沟通效率的一个重要因素。缺乏权力基础，沟通的效率就会大打折扣。