沟通能够帮助管理人员解决很多问题，但是沟通并不是万能的。有些团队把沟通当成管理的万能良药，什么问题都拿出来沟通。三天一小会、五天一大会、垃圾邮件满天飞，可问题却日益严重。有的团队甚至召开了为了减少会议的会议、发出了倡导减少邮件的邮件，可大多数时候问题依旧。不少团队饱受低效沟通之苦，文山会海让大家忙得像个陀螺，却解决不了实际运营问题。邮箱不断涌进各种邮件，很多都不需要看，还要花时间去扔进垃圾箱删除。以上这些问题给很多团队都带来了困扰。

很多管理人员动辄就要求加强沟通，却没有意识到沟通的成本。沟通并不会使公司的资产负债表减少任何资产，这让很多管理人员都产生了一种错觉，沟通没有成本。这种错误思想导致很多团队都被泛滥的会议和邮件所困扰，陷入了过度沟通的恶性循环，以至于有资深的经理人说，看一个公司的会议的多少就知道这个公司的管理水平，管理水平往往和会议的数量成反比。

有些管理人员希望通过开展减少会议的会议、倡导减少邮件的邮件来解决会议和邮件泛滥的问题。这其实是一种扬汤止沸的做法，无法从根本上解决问题。

如果管理人员不去深究沟通泛滥的根源，也不着手从根源上减少无效沟通，只是通过手中的权力强行要求团队减少会议和邮件，那么最多也只能让会议和邮件泛滥的现象暂时有所缓解，却无法从根本上解决问题。因为导致会议和邮件泛滥的根源仍然存在，等到管理人员对这个问题的关注稍有松懈的时候，泛滥的会议和邮件就会马上卷土重来。

会议和邮件泛滥表现在两个方面：数量泛滥，开了太多不该开的会议、发了太多不该发的邮件；人员泛滥，不该参加会议的人被邀请参加会议，不该收到邮件的人收到了邮件。

出现第一种情况的原因主要在于缺乏沟通的绩效意识。他们忽视了沟通的投入成本，没有意识到沟通作为一项工作，也需要衡量投入产出。此外，频繁发起会议的公司，沟通发起人往往不是真正关注实际问题的解决，而是倾向于让大家知道自己在忙，所以，他们喜欢尽可能扩大声势。

一些管理人员也喜欢这样做，动不动开个会，在会上却不讨论解决任何问题，总是说一些没有价值的、永恒的真理，谁也不能说他们错，但是却无法解决任何问题。(www.daowen.com)

解决沟通泛滥的问题，需要先培养沟通的绩效意识。每项沟通工作都要明确需要实现的目标，从实现工作目标的角度去考虑是否需要沟通、应该如何沟通、和谁沟通。其实很多无效沟通都没有必要进行，最多汇报、知会一下相关人员就可以了。即便真正需要沟通，往往也没有必要在会议室正襟危坐地开会沟通，现场沟通往往是解决问题的更好的手段。邮件沟通也存在类似的问题，比如有很多问题一遍又一遍地发邮件，最后还是沟通不清楚，其实可能在现场几分钟就能说清楚。因此，要想减少会议和邮件泛滥的现象，首先要树立起以绩效为导向的工作作风。如果团队成员都以解决实际工作问题作为自己的工作目标，那么就不会出现会议和邮件数量泛滥的现象。

而造成沟通人员泛滥的原因往往有几个。1.职责不清。即便沟通发起方有控制沟通范围的意识，希望精确确定需要参与沟通的人员，但如果公司的组织架构不清晰、岗位职责混乱，他们也无法准确邀请参与沟通的人员。在这种局面下，大多数人都会抱着宁滥勿缺的原则，把可能需要参与沟通的人都纳入沟通名单，最终导致沟通人数超标。2.目标不纯。沟通本来应该是为了解决工作问题的，但是有些公司把参加会议当成一种身份的象征，导致会议发起人不得不邀请众多与会议主题关系不大的人员，尤其是较高级别的管理人员。3.缺乏绩效意识。很多管理人员往往会担心没有沟通到应该沟通的人员而产生工作疏漏，对于不必要的沟通占用他人的工作时间则不是很在意。这种心态会导致他们有意无意地扩大沟通的范围。

如果沟通泛滥，很多人都不得不参与很多和他们的工作无关的会议，不得不收到很多垃圾邮件，最终就会耗费他们大量的工作时间，导致他们正常的工作无法进行。而正常工作无法正常进行往往又会导致更多的问题，需要更多的会议和邮件来沟通，最终形成恶性循环。这种局面让每个身在其中的人都感觉不堪其扰，却又无可奈何。

要解决无效沟通过多的问题就必须铲除沟通泛滥的根源。首先要明确岗位职责，避免岗位职责不清导致难以判断沟通人选的问题。同时，管理人员还要注意授权清晰，对于能够独立完成工作的下属的工作不要过多干涉，以免被卷入到下属的工作中去。

比起职责不清，虚荣心对沟通造成的负面影响更为严重。如果管理人员把参加会议和接收邮件看成一种身份的象征，那么就会迫使沟通发起人不得不把他们列入沟通名单，他们也会把自己的上司卷入各种无效的沟通中。

如果团队成员意识到无效沟通对于他人的困扰，选择会议邀请人员的时候多考虑一下，发送邮件添加人员名单的时候多考虑一下，那么就可以尽量避免会议人员泛滥的情况。其实有很多会议和邮件都没有必要在沟通阶段就让很多人参与，只要把最后形成的结论通知一下相关人员就可以了。这样做一方面可以让相关人员知道最终的结果，另一方面也避免了把很多人卷入冗长的沟通过程中。