人力资源规划作为一项分析与预测工作，需要大量的信息支持。有效的信息收集和处理，会大大提高人力资源规划的质量和效率。因此，企业进行人力资源信息管理工作具有重要的意义。

（一）人力资源信息系统概述

1.人力资源信息系统的概念

人力资源信息系统是企业进行有关员工的基本信息及工作方面的信息收集、保存、整理、分析和报告的工作系统，为人力资源管理决策的制定和实施服务。人力资源信息系统对于人力资源规划的制定是非常重要的，而且人力资源规划的执行同样离不开人力资源信息系统。

随着企业人力资源管理工作的日益复杂，人力资源信息系统涉及的范围越来越广，信息量也越来越大，并与企业经营管理其他方面的信息管理工作相联系，成为一个结构复杂的管理系统。企业的人力资源信息系统主要有两个目标：第一个目标是通过对人力资源信息的收集和整理提高人力资源管理的效率；第二个目标是有利于人力资源规划。人力资源信息系统可以为人力资源规划和管理决策提供大量的相关信息，而不是仅仅依靠管理人员的经验和直觉。

2.人力资源信息系统的内容

（1）完备的组织内部人力资源数据库

这其中包括企业战略、经营目标、常规经营信息，以及组织现有人力资源的信息。根据这些内容可以确定人力资源规划的框架。

（2）企业外部的人力资源供求信息和影响这些信息的变化因素

例如，外部劳动力市场的行情和发展趋势、各类资格考试的变化信息、政府对劳动用工制度的政策和法规等，这些信息的记录有利于分析企业外部的人力资源供给。

（3）相关的软硬件设施

这包括专业的技术管理人员、若干适合人力资源管理的软件和计量模型、高效的计算机系统和相关的网络设施等。这些是现代化的人力资源信息系统的物质基础。

3.人力资源信息系统的功能

（1）为人力资源规划建立人力资源档案

利用人力资源信息系统的统计分析功能，组织能够及时、准确地掌握组织内部员工的相关信息，如员工数量和质量、员工结构、人工成本、培训支出及员工离职率等，确保员工数据信息的真实性，从而有利于更科学地开发与管理组织人力资源。(www.daowen.com)

（2）通过人力资源档案制定人力资源政策和进行人力资源管理的决策

结合人力资源档案信息内容，综合分析确定晋升人选，对特殊项目工作进行分配、调动、培训，以及制定工资奖励计划、职业生涯规划和组织结构等。

（3）达到组织与员工之间建立无缝协作关系的目的

以信息技术为平台的人力资源信息系统，更着眼于实现组织员工关系管理的自动化和协调化。该系统使组织各层级、各部门间的信息交流更为直接、及时、有效。

（二）人力资源信息系统的建立

1.对系统进行全面的规划

首先，要使企业的全体员工对人力资源信息系统的概念有一个充分的了解，保证人力资源管理部门对人力资源管理流程有一个清晰、完整的把握；其次，考虑人事资料的设计和处理方案；最后，做好系统开发的进度安排，建立完备的责任制度和规范条例等。

2.系统的设计

人力资源信息系统的设计包括：①分析现有的记录、表格和报告，明确对人力资源信息系统中数据的要求；②确定最终的数据库内容和编排结构；③说明用于产生和更新数据的文件保存与计算过程；④规定人事报告的要求和格式；⑤决定人力资源信息系统技术档案的结构、形式和内容；⑥提出员工工资福利表的形式和内容要求；⑦确定企业其他系统与人力资源信息系统的接口要求。需要单独强调的是：在进行人力资源信息系统设计时，必须考虑企业的发展对系统的可扩展性和可修改性的要求。

3.系统的实施

系统的实施主要从以下几方面进行：①考察目前及以后系统的使用环境，找出潜在的问题；②检查计算机硬件结构和影响系统设计的软件约束条件；③确定输入/输出条件要求、运行次数和处理量；④提供有关实际处理量、对操作过程的要求、使用者的教育状况及所需设施的资料；⑤设计数据输入文件、事务处理程序和对人力资源信息系统的输入控制。

4.系统的评价

从以下几个方面对人力资源信息系统进行评价估计：①改进人力资源管理的成本；②各部门对信息资料要求的满足程度；③对与人力资源信息系统有关的组织问题提出建议的情况；④机密资料安全保护的状况。