企业做好应收账款的追讨工作可以通过以下几点措施。

1.通过账龄分析追讨

企业可以运用账龄分析法按期限对应收账款进行分类管理。账龄分析就是将应收账款的授信期限按照时间长短进行分类，统计各时间段内的支付和拖欠情况，从而监督每个客户的支付进度，对不同时间段内的应收账款采取不同的应对措施。对企业来说，账龄分析是一种“筛选”活动，企业可以据此确定应收账款管理的重点，编制和实施催账计划，对不同客户采取不同的销售策略。

账龄分析的方法如下所示。

（1）根据合同编号、应收日期、付款日期、已付金额、未付金额、拖欠时间等项目编制“账龄记录表”。如表5-8所示。

表5-8　账龄记录表

（2）根据账龄记录表的内容，进行统计分析，制作“账龄分析表”。如表5-9所示。

表5-9　账龄分析表

上面这个账龄分析表可以用于某一客户、某一类客户或全部客户。企业可以通过此表进行如表5-10所示的分析。

表5-10　账龄分析内容

账龄分析是实行应收账款跟踪分类管理的第一步，也是非常重要的基础工作，企业应派有经验的财务分析人员进行这项工作。

2.实施应收账款跟踪管理

应收账款跟踪管理属于继制定信用政策、批准赊销的事前控制之后的事中控制，是现代企业信用管理的一项重要组成部分。应收账款跟踪管理就是从赊销过程开始，到应收账款到期日，对应收账款的整个回收过程实施严格的跟踪、监督、确保客户正常支付货款，从而最大限度地降低逾期应收账款的发生率。企业实施应收账款跟踪管理有利于和客户及时沟通，保持良好的业务关系，给习惯性拖欠的客户施加一定的压力，能够及时发现信誉不良的恶意拖欠的客户，有利于及时收回货款，缩短应收账款的回收期限，减少坏账损失，保证资产的流动性和安全性。

实施应收账款跟踪管理可以采用如图5-11所示的方法。

图5-11　应收账款跟踪管理方法

（1）出货日应建立应收账款档案。企业可以预先设计统一编号的“四联赊销责任书”，载明欠款单位、法定代表人、经手人、地址、电话、发货日期、货名、规格、数量、金额、本单位经办人、责任人和款到日等内容。

（2）货到日的查询。由业务人员估计货到日，要主动以电话或传真与客户取得联系。

（3）货到一周后，查询客户对货物的满意度。这时候，业务人员要再次以电话、传真或信函方式与客户取得联系。

（4）提醒客户付款到期日。在货款到期前一周，业务人员要再一次联系客户，视客户情况，选择录音电话、传真、电报、快信甚至登门拜访等方式。

（5）货款到期日的催收。在货款到期日的一两天内，应直接联系客户，询问客户是否已将货款汇出，如还没汇出，询问其原因。在这个阶段，企业要保持与客户的良好关系，催账人员措辞要礼貌、周到、严谨，并体现出对按期收款的关切和信心。

（6）及时报告到期未付的情况。如果客户在超过货款到期日3天仍没有付款，业务人员应将逾期未付的客户名称、金额、未付原因等情况立即报告经理和财务部门，以便将发生逾期欠款的客户纳入早期逾期应收账款催收管理范围之内。

应收账款跟踪管理的实施就是要以合作的、非敌对的态度与客户沟通，对客户施加适当的压力，督促其付款，从而最大限度地提高应收账款的回收率。3.选择应收账款回收方式

如果在货款到期日企业还没有收到客户的付款，就应该立即着手进行催收。接下来的工作就是选择适当的应收账款回收方式。

企业追讨欠款的基本方法如图5-12所示。

图5-12　追讨欠款的方法

（1）企业自行追讨

对于拖欠时间不长的应收账款，自行追讨是处理的首选方式。企业可以选用的方法有电话收款、收款信收款和上门追讨三种。这种通过双方协商清偿债务的方式主要适用于债权债务关系比较明晰，各方对拖欠债务的事实无争议或争议不大的情况，而且这种方式简便、易行，能够及时地解决问题。

企业实行自行追讨的追账成本最小，有利于维护双方当事人的良好业务关系，但是，自行追讨的力度不大，对恶意拖欠的客户没有太明显的作用。

（2）委托专业机构追讨如果客户一再拖欠，企业自行追讨一段时间后仍没有实质性的效果，而又不想马上诉诸法律时，企业可以委托专业机构代为追讨。这些机构包括律师事务所、会计师事务所、收账公司等专业机构。委托专业机构代为追讨能够加大追讨力度，节约成本和费用，有利于维护客户关系。

（3）仲裁追讨

仲裁方式适用于双方纠纷导致的账款拖欠，申请仲裁程序简便，能够充分自治，易于执行，为当事人保密。

（4）诉讼法律

通过法律诉讼收回应收账款，由于程序复杂，通常要拖一年或者半年以上，与其他催讨方式相比，效率最低；同时，这也是冲突性最强的方法，会导致与客户关系的完全破裂；诉讼的法律费用很高，而且随着时间增加，没有确定数目。但是，通过法律诉讼收回应收账款的优点也是很明显的，它具有强制性，可以用法律的威严强制不遵守信用规则的客户承担其所应尽的义务。

4.使用电话收款

如果企业在付款到期日没有收到客户的付款，应立即着手进行催收。催收应收账款的首选方式就是电话收款。应该说电话收账是应收账款回收最基本和最有效的方式。但在专业知识、收账技巧和权限方面对电话收款人员都有一定的素质要求。

（1）电话收款的适用范围

对不同的企业来说，电话追账的适用性也不一样。比如，对于拥有大量客户但每个客户的账款都很小的供应商来说，采用电话进行催账也许会很不划算，因为不仅增加通信成本，也会耗费大量人力。但是，对于客户数量不大而每个客户欠款金额都比较大的供应商来说，采用电话催款会非常实用。

（2）电话收款的步骤

电话收款可以通过四个步骤来完成，如图5-13所示。

图5-13　电话收款步骤

①做好准备工作。企业应首先准备好相关资料，这是非常重要的一步，它可以防范对方搪塞的借口，使收账人员有备无患，收账电话无懈可击。拨号之前，收账人员应准备好以下资料：

☆客户的名称、地址和电话号码；(www.daowen.com)

☆订货资料，包括：订单号码与订货人名字、赊销的货品、货品的单价、附收的款项（运费、快递费、保险费）等；

☆发票复印件、出货日期、交货日期，以及双方交货情况的相关资料；

☆客户的付款情况，包括已在付款期限内支付的金额和逾期金额；

☆企业过去曾经采取过的收账行为；

☆客户没有信守的承诺。

同时，还应记住：收账电话是否有效，这与事前的准备工作息息相关。完整的催账资料和事先的准备将使你的收账电话加大胜算率。

②找准关键联系人。资金流向往往是商业交往中比较敏感的话题，资金周转实力更是一个秘密，所以在结款时要找准关键人，如果向做不了主的人提结款要求，只能是徒劳无益，甚至会“打草惊蛇”，结果适得其反。

如果客户是管理规范的大企业，应与指定付款联系人或财务人员联系；如果客户是小型家族企业，最好直接与负责人或老板联系。

③展开对话。催款时，一开始就要开门见山，提出债务的准确数额并在谈话中和结束时重复提到这一数额；开始谈话的时候要以开放式问题了解客户拖欠账款的原因，问题应强调要点；客户会提出各种拖欠账款的借口，收账人员在电话前应准备好应对回答，通话时冷静地一一应对，态度始终是：“对这个消息我很遗憾，我们确实需要你们立即付款。”

④得到承诺，要求付款。在这个时候，收账人员要从逻辑上迫使客户找不到任何拒绝支付逾期货款的理由。不要怕拒绝，要获得一个明确的付款承诺，然后，继续追踪客户的行动，直到其付款为止。

电话收款是各种收款方式中最快捷的方式，通过它能迅速与客户沟通，获取关于拖欠货款的信息。但是，由于这种方式收款不与对方见面，因此，对客户施加的压力小，追讨力度较轻。

5.使用收账信收款

尽管在收款过程中普遍使用电话和传真，但收账信仍发挥着重要作用，因为收账信的优点不可忽视：可以一次性发给众多的客户，价格便宜，较为正式，可以通过其设计精美的格式和内容提高企业的信用管理形象，和传真相比，拥有更大的私密性。

收账信的撰写和发放原则包括以下几点：

（1）收账信要符合明确具体、简明扼要、清楚正确、措施坚定而且权威这几项写作要点。

（2）收账信的书写和发放

①逾期15天未付，发出第一封收账信。第一封收账信应直截了当，提醒客户未付的账单。

②逾期30天未付，发出第二封收账信。第二封收账信语气要坚定，提出要求客户付款的明确期限。另外，签署人级别应高于第一封信，表明对该笔欠款的关注。

③逾期60天，发出第三封收账信。第三封收账信语气要强硬、坚决，表明将要采取的措施，礼貌而坚定会增加效果。

④逾期90天，发出最后的提醒信。第四封收账信是最后的提醒信，所以在信的开头要提到客户对付款的消极反映，措施要严厉。

⑤诉讼前的最后付款要求。为起到重要提醒作用，本信函可打印成红色；措施应是对拖欠实施措施的陈述，而非威胁。另外，在法庭上，可能要出示此信的复印件。

使用收账信时应注意，收账信的力度应依次递增，逐渐加大对客户的收账压力。但是，由于收账信属于单方面的联系方式，不易引起对方的重视，不能及时得到答复，收账力度较小，应与其他收账方式配合使用。

6.上门追讨应收账款

对于一些大客户，使用电话收款和收账信两种方式都无效时，企业就要考虑派收账员通过上门访问直接与其交涉还款问题，了解拖欠的具体原因。尽管上门追讨也许是向客户友好催账的手段中成本最高的一种，可是，因为这种方法催账效果好，所以，对于那些欠款金额较高的客户来说，企业采用这种方法还是很有价值的。

（1）追讨前的准备工作

追讨前，除了首先准备好相关资料外，收账前还应向销售人员多方了解客户情况，以辨明客户各种“借口”的真相。这些主要包括客户的结款时间、借款方式、结款签字负责人坐班时间、有无对账程序，以及须客户提供普通发票还是增值税发票、何时提供等。

（2）实施上门追讨

做好准备工作后，收账员就可以进行上门催收了。管理规范的大公司一般都很重视自身的信誉，不希望拖欠事实公布于众，收账员上门前应提前与合适级别的人预约好，精心计划、安排，深入讨论，搞清双方公司运转环节的各个方面会有助于加速未来的收款。

但是，如果对方是小型企业，就要采取另一种策略。催收时要找准关键人，向做不了主的人提结款要求，只能是徒劳无益，要找到老板或公司负责人。如果对方以各种理由推辞，收账员应针对不同的拒付借口、不同类型的客户，选择合适的时间，做出灵活多变的处理。

（3）索要确认函和书面付款计划

在催收账款的过程中，获得客户对债务的书面确认或要求对方提供书面的付款计划是非常重要的。首先，书面确认和付款计划比较正式，能给客户留下比较深刻的印象。其次，书面确认和付款计划对于日后通过法律或其他严厉手段追讨欠款将起到至关重要的作用。而且，书面确认或付款计划拿到的越早越好。

要知道，实施上门追讨应收账款是企业实行自行追讨的最后选择，因此，收款时要以理服人，灵活地采用各种战术。企业可以采用恻隐术、疲劳战术、激将法等等，软硬兼施，不断地给客户施加压力。为了使自己的长远利益不受损害，客户一般均会如约付款。

7.委托专业机构追讨应收账款

如果企业的收账能力有限，在客户发生拖欠应收账款的情况时，企业可以将应收账款追讨的权力交给专业收账机构，由其代理完成向债务人的追讨工作。专业收账机构追讨力度大，处理案件专业化，能节约企业追账成本，缩短追讨时间，而且能收回相当比例的逾期账款，提高企业的信用管理形象。企业办理委托业务可以采用的步骤和方法如图5-14所示。

图5-14　委托专业机构追讨应收账款的步骤

（1）选择资信状况良好的追账机构

采用委托专业机构追讨应收账款应选择一个好的专业机构，这是企业成功追账的重要环节。采用这种方法追讨账款时，企业应考察的因素如表5-11所示。

表5-11　采用委托专业机构应考察的因素

（2）提供应收账款信息

企业选定收账机构后，收账机构会要求企业提供包括债务人的名称、地址、目前的经营状况，债务的金额、时间及应收账款拖欠经过等多方面的信息用于前期调查。

（3）听取分析评估及处理建议

根据企业提供的应收账款信息介绍，收账机构会运用债务分析技术对案件进行分析评估，并向企业解释分析结果，提供适合该案件的追讨建议。如果企业对债务人的现状不了解，而欠款金额较大时，可以先期委托收账机构做一份债务人偿债能力的专项调查。

（4）办理委托，开始合作

如果企业对委托的收账机构的先期工作满意，与之确定合作关系后，收账机构就会根据债务的金额、时间、地点及综合评价结果核算佣金比例，与企业协商确定。

（5）结算与结案

企业被拖欠的应收账款追回后，委托双方应及时结算。如果还款直接回到追账机构账户，追账机构扣留佣金，余款应在10个工作日之内向企业汇出；如果还款直接汇到企业账户，企业应在10个工作日之内将佣金向追账机构汇出，再由追账机构提交正式结案报告，双方同意终止委托协议。