对企业来说，记账就是把企业发生的所有经济业务运用一定的记账方法在账簿上记录。也就是说出纳人员或者会计人员为了对会计要素进行核算，反映和监督企业的经济活动，再按一定原则设置了会计科目，并按会计科目开设了账户之后，就需要采用一定的记账方法将会计要素的增减变动登记在账户中，这就是记账。

1.记账的意义

给企业记账，意思是记录企业收到了多少钱和企业支出了多少钱。一笔交易是指以货币换某物的交换，货币是通过交易流入和流出企业的。货币流入一家企业，是指企业主要通过销售商品或提供服务获得货币；货币流出一家企业，是指企业花钱支付商品、原材料、租金、电费和所有其他费用。

在财务管理中，每一个企业都有必要记账，然而，一些企业不是每一笔交易都做记录，而另外一些企业根本不做任何记录。

记账可以很好地改善企业，整洁、准确地记账可以帮助查明企业的经营状况，帮助解决企业存在的问题。如果企业经营得好，用记账查明为什么经营好，然后，找出做得更好的办法和计划；如果企业经营得不好，用记账查明出了什么问题，然后，制定解决这些问题的措施。那么记账是如何改善企业的呢？如图3-7所示。

图3-7　记账改善企业

（1）记账可以帮助企业管理现金

记账可以显示企业在任何一个时点上应该有多少钱。记账使企业清楚是否有差错。

（2）记账可以显示企业自身的经营状况

记账帮助企业及时发现问题。记账可以查明有些问题，例如成本是否太高，销售是否下降等。

（3）记账向其他人证明企业的经营状况

当企业申请贷款、纳税时，需要完整准确的账簿。账簿说明企业情况良好并表明企业完全在控制之下。

（4）记账帮助企业为将来制订计划

记账能够帮助企业清楚自身过去和现在的经营状况。当企业知道自己的经营是好还是坏时，便能准确地为将来制订计划。

2.记账前的准备工作

对企业而言，记账是一项极为严肃的工作，为了保证记账工作的有序展开，企业的记账人员在记账前还要进行准备工作，具体如图3-8所示。

图3-8　记账前所要做的准备工作

（1）选购和装订账簿。企业现行的总账一般采用订本式，选购时应根据本单位业务量的大小选择，尽最一年一本，避免一种账一年用不完或不够用。活页账装订本时要注意同一本账装同样的账页，其纸色、大小应一致，装订时，应排齐顶紧，以保证账本外形美观，防止账页松动。

（2）粘贴索引纸。会计业务量小的单位账簿可不设索引纸，会计业务量较大、业务较复杂的单位账簿应粘贴索引纸。粘贴索引纸时，应按由前往后（按账页顺序）、自上而下的顺序粘贴。当合起账本时，全部索引纸应整齐、匀称并能显露科目。

（3）统一笔墨、印台、印章。同一本账要尽量用同一支笔、同一牌号的墨水、同一套印章、同色印油。墨水、印台应单独保管，以免被他人混用而改变颜色，记账用的蘸水笔也应单独保管，防止被他人使用而改变笔尖的角度，造成笔迹不一。

（4）保持记账办公桌面的整洁。整理办公桌面，清除污染物，防止账簿被污染。

3.规范记账应注意事项(www.daowen.com)

为了保证及时、准确、完整地记账，以及账簿的完好，企业的记账人员在记账时必须注意的事项如图3-9所示。

图3-9　规范记账应注意事项

4.记账书写要点

为了保证账目的清晰，企业的记账人员在书写时还必须牢记的要点如图3-10所示。

图3-10　记账书写要点

（1）会计记录文字书写方面的要点

会计记录的文字是指用国家统一的会计制度确定的会计方法在会计凭证、会计账簿、财务会计报告中登记经济业务事项时所使用的文字。我国会计记录的文字应当用中文，即受《会计法》调整的国家机关、社会团体、公司、企业、事业和其他组织，其会计记录的文字应当使用中文。其原因如图3-11所示。

图3-11　我国会计记录规定使用中文的原因

（2）阿拉伯数字的书写要点

阿拉伯数字是记账的主要用文，因此，阿拉伯数字的书写极为重要。阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写（具体要求如下表所示）。阿阿伯数字金额前面书写货币币种符号的，币种符号与阿拉伯数字金额之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。阿拉伯数字规范书写如表3-5所示。

表3-5　阿拉伯数字规范书写一览表

续表

（3）以元为单位阿拉伯数字各位的书写要点

所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，对其每一簇数字的数位都有严格的要求，除表示单价等情况外，一律写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或符号“-”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“-”代替。

（4）汉字大写数字金额书写要点

为了进一步保证记账数字的准确性，在用阿拉伯数字后，还要用相应的大写数字来表示。如“零”、“壹”、“贰”、“叁”、“肆”、“伍”、“陆”、“柒”、“捌”、“玖”、“拾”、“佰”、“仟”、“万”、“亿”等，一律用正楷或者行书体书写，不得用“〇”、“一”、“二”、“三”、“四”、“五”、“六”、“七”、“八”、“九”、“十”等简化字代替，不得任意制造简化字。大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应当写“整”字或“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或“正”字。

（5）有关阿拉伯数字金额数零的书写要点

如果阿拉伯数字中间有“0”，汉字大写金额要写“零”字；如果阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；如果阿拉伯数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。