管理控制的内涵、目标与地位的确定为进行有效管理控制奠定了基础、明确了方向。然而,内部控制相对于科学技术领域的控制而言,复杂程度高、涉及面广、不确定因素多。因此,进行管理控制必须遵守一定的原则和满足一定的要求。
(一)管理控制原则
目前关于控制原则、内部控制原则、内部会计控制原则的表述有许多种。内部管理控制作为一种控制,或一种内部控制,控制的一般原则或内部控制原则都应对内部管理控制起作用。当然,管理控制由于与其他控制不同,在管理控制原则方面也应有其特殊性。另外,关于控制原则与控制要求,有时人们将其混用,通称为控制原则或原理,这里我们将控制原则与控制要求分开,控制原则更侧重于控制的内在性,而控制要求则侧重于控制的外在性。从这个思路出发,内部管理控制的主要原则有六项:
1.计划性原则
计划性原则是指管理控制必须反映计划的要求,完成计划目标。管理的首要职能是计划。管理控制实质上也是要保证计划目标的实现。因此,计划性原则是管理控制的本质要求。计划的水平,包括计划的系统性、全面性、准确性等程度,决定了管理控制的质量与水平。
2.适宜性原则
适宜性原则是指管理控制必须考虑组织的环境特征,因地制宜、因人制宜,因事制宜。内部管理控制系统的发展已从封闭型转向开放型,控制环境是管理控制的基本要素。脱离控制环境特点,照抄其他国家或组织的控制模式及方式方法是不会取得理想成效的。因此,在进行管理控制时,我们一定要结合中国环境特点、各个组织的环境特点,选择适宜的管理控制模式。
3.重要性原则
重要性原则是指在管理控制中必须抓住关键的控制点进行控制,不能面面俱到。在管理控制中坚持重要性原则,主要是因为以下三点原因:
(1)有利于控制目标分解与落实;
(2)有利于规避财务活动与经营活动风险;
(3)有利于提高控制的效率,即以较少的控制投入,取得较大的控制成果。
4.趋势控制原则
趋势控制原则是指在管理控制中要善于从历史资料和现状分析中发现规律和倾向,采取纠正措施,以防患于未然。任何事物的发展总有前因后果,任何问题的出现都可能事前有某种迹象。在管理控制中应根据控制对象的现状及变化趋势,及时发现潜在问题及风险,使经济运行按照战略目标和规划进行。
5.例外控制原则
例外控制原则是指在管理控制中要注重对非正常、非常规情况进行控制,这是提高控制效率的基本要求。所谓非正常和非常规的界定,要根据组织特点和控制程度要求来进行,不同类型的组织、不同的业务,其正常与否的判断标准是不同的;不同的控制程度要求,其例外的判断标准也不同。如在紧控制下,2%以上的变动就属于例外,而在松控制下,4%以下的变动都属于正常。(www.daowen.com)
6.直接控制原则
直接控制原则是指在管理控制中应通过提高控制主体的素质进行事前预防控制。直接控制原则强调控制主体的重要性或对控制者的培养是控制的关键。因为合格的控制者能够观察到即将出现的问题,并能及时采取措施加以纠正。直接控制克服了间接控制事后纠偏所带来的问题。当然,在一些情况下,直接控制要与间接控制结合,间接控制可解决直接控制不到位所造成的偏差。
(二)管理控制要求
1.管理控制要以人为本
管理控制无论从主体还是从客体看,都是人(管理者)进行的控制和对人(组织中其他成员)进行的控制。管理控制要以人为本,就是说在管理控制理论与实务中,必须抓住人这一根本。在管理控制理论研究中,要强调管理艺术、行为科学、人力资源等;在管理控制实务中,也要从治理结构、组织结构、领导能力、职责分工等方面充分考虑人的主观能动性。
2.管理控制要有客观标准
管理控制客观标准的确定是管理控制的重点与难点。管理控制中只有运用客观标准,才能既保证控制者的利益并实现目标,又规范被控制者的行为,调动被控制者的积极性和创造性。管理控制客观标准的制定要考虑历史水平、行业特点、组织目标等因素。
3.管理控制要讲成本效益
管理控制要保证控制目标的实现,必须投入各种人力、物力和财力,这些投入的货币表现就成为管理控制的成本。管理控制不仅要追求组织的有效性,而且要讲究管理控制本身的有效性,即以尽可能少的投入(成本),取得尽可能多的产出(收益)。防止片面追求控制效益,盲目加大控制投入,使控制成本大于所得收益的情况发生。
4.管理控制要具有灵活性
管理控制的灵活性,是指在管理控制过程中,要根据控制环境等的变化对控制目标、控制标准及方式等进行适当的调整,以便于抓住机遇,调动组织中各成员的积极性与创造性。应当指出,管理控制的灵活性强调的是一种积极的灵活,而不是消极的灵活。所谓积极的灵活,是指根据环境变化,放宽某种控制,使其能抓住机遇,从而提高组织目标。而消极的灵活是指当遇到环境变化或困难时,就降低控制目标和标准。
5.管理控制要强调可控性
管理控制的可控性是指管理控制主体与管理控制客体或对象的协调一致,即控制主体有权力和义务对控制客体的行为与结果负责。在管理控制中强调可控性,要求一个组织在其机构设置、目标分解、职权划分等方面必须将可控性放在重要位置,以保证整体管理控制系统的有效运作。
6.管理控制要提倡全局性
管理控制是一个全面综合的系统,管理控制系统的各个要素、各个环节、各项内容、各级组织之间都相互关联、相互作用。因此,无论在管理控制系统的设计上还是在管理控制系统运行的过程中,都必须有全局观念,不能因片面追求某个局部目标和利益而牺牲组织整体目标和利益。
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