（一）订舱委托书的填制方法

订舱委托书中一般填写如下内容。

1.托运人　即委托货运代理人代为订舱的当事人，可以是出口方，也可以是进口方。

2.收货人　即信用证上规定的提单收货人。

3.通知人　即信用证上规定的提单通知人。

4.信用证号码　即相关交易的信用证号码。

5.开证银行　即相关交易的信用证开证银行的名称。

6.合同号码　即相关的合同号码。

7.成交金额　即相关交易的合同总金额。

8.装运口岸　即信用证规定的起运港口。如信用证未规定起运港口，则填写实际装运港名称。

9.目的港　即信用证规定的目的地港口。如信用证未规定具体的目的港口，则填写实际卸货港名称。

10.转船运输　即根据信用证条款，如允许转运，则填“YES”；反之，则填“NO”。

11.分批装运　即根据信用证条款，如允许分批装运，则填“YES”；反之，则填“NO”。

12.信用证有效期　即信用证的有效期。

13.装船期限　即信用证规定的装运期限。

14.运费　即根据信用证提单条款的规定，填写“FREIGHT PREPAID”（运费预付）或“FREIGHT COLLECT”（运费到付）。

15.成交条件　即合同成交的贸易术语，如“FOB”“CIF”“CFR”等。

16.公司联系人、电话/传真、开户银行及银行账号等栏目　按托运人公司的实际情况填写。

17.特别要求　如托运人对所订舱位有特殊要求的话，可以填在这一栏中。

18.标记唛头　即货物的装运标志，即通常所说的“唛头”。

19.货号规格　即货物描述。

20.包装件数　即货物外包装的数量，如“370 CARTONS”。

21.毛重、净重、数量、单价、总价等栏目　按货物的实际情况填写。

22.总件数、总毛重、总净重、总尺码、总金额等栏目　按货物的实际情况填写。

23.备注　如有其他事项可填入“备注”栏中。

一般在订舱委托书上会注明托运人、收货人、通知人这3栏为提单项目要求，即船运公司在签发提单时，对相应栏目的填写会参照订舱委托书的写法，因此，这三栏必须按照信用证提单条款的相应规定填写。

（二）货物托运单的填制方法

托运单由船运公司自行设计，因此，不同船运公司的托运单格式各有不同，但从内容上来讲，各船运公司的托运单基本一致。托运单的具体填制方法如下。

1.托运单号码（D/R NO）　由船公司编写，该号码也是以后提单的号码。当船运公司在托运单上填好提单号码和船名后，船运公司与托运人之间关于货物运输的法律关系即被确定。

2.托运人（Shipper）　也就是委托运输的人，可以是出口商，也可以是进口商。此栏填写托运人的名称和地址。

3.收货人（Consignee）　按信用证规定或根据业务需要填写。目前主要有以下几种填法。

（1）记名抬头。如信用证提单条款内规定“Consigened to×××”“Issued to×××”“Addressed to×××”或“Issued in name of×××”等，则意味着收货人一栏应根据信用证的规定直接填写收货人的名称。但在托收项下，收货人一栏一般填写合同的买方或代收行。

由于记名抬头的提单只能由收货人提货，不能转让，而收货人只需凭“到货通知”（No）即可提货，出口方对物权不易控制，因此，这种抬头应尽量少用。

（2）不记名抬头。如信用证提单条款内未注明收货人，或仅注明“Made out to bearer”或“issued to bearer”等，则收货人一栏留空不填，或填“to bearer”（送来人）。由于不记名抬头的提单风险较大，所以，这种抬头也很少使用。

（3）指示抬头。如信用证提单条款内规定“Made out order”（凭指示）、“Made out order”或“Made out to shippers order”（凭发货人指示）、“Made out to order of开证申请人”（凭开证申请人指示）、“Made out to order of议付行”（凭议付行指示）、“Made out order of开证行”或“Made out to order”（凭开证行指示），则收货人一栏应按信用证的要求填写，开证申请人、议付行或开证行的实际名称应写明。目前，在国际货物运输中主要采用这种指示抬头方式。

4.被通知人　通常是买方或买方的代理人。货到目的港时，由承运人通知其办理报关提货等手续。对被通知人栏的填制方法有以下几种。

（1）如信用证有规定，应严格按信用证规定填制，被通知人的详细地址、电话、电传、传真号码等信息一样也不能遗漏。

（2）如信用证无规定，则留空不填，但必须在空白处详细填写开证申请人的名称和地址。这样既能符合信用证的要求，做到单证相符，又能满足承运人及某些进口商对运输或进口方面的要求。

（3）无论托运单正本是否填写被通知方，副本应注明买方、开证行或中间商的详细名称、地址、电话等，以便货到时及时通知其办理提货手续。

（4）如信用证规定“Notify×××only”，则“only”不能漏掉。

（5）托收项下，本栏目可填写合同的买方。

5.船名（Vessel）　由船方或其代理人填写将配载货物的船舶名称。当船公司或其代理人将填有船名的托运单退还托运人时，说明配船工作已经完成。

6.装运港（Port of Loading）、目的港（Port of Destination）　装运港即船公司收货的港口，目的港即货物最终送达的港口，一般按合同或信用证的规定填写。

7.标记及号码（Marks ＆Nos）、集装箱号（Container No.）、封志号（Seal No.）　标记及号码是指唛头，如买卖合同和信用证规定了唛头，则按规定填写，如没有规定，则应注明“N/M”，标记及号码的填写应与发票一致。封志号是海关对货物查验后所加施的封条号，采用集装箱运输时，应填写集装箱号码和封志号。

8.包装种类与件数　包装货物应注明包装数量和单位；散装货物应填“INBUL K”，数量无须大写；裸装货应注明件数，并注明大写数量；集装箱和托盘装运，则应注明集装箱或托盘的数量。

此外，对“包装种类与件数”应填写货物最大包装的名称及件数。如果货物有若干种，包装方式和材料完全不同，则应先填写每种货物的最大包装件数，然后再合计总件数。

9.货物说明　只需填写货物的大类名称或统称，但不能与发票或其他单据的货物描述相冲突。

10.毛重和尺码　按货物的实际毛重和体积填写，应与发票、装箱单一致。若一次装运的货物有几种不同的包装材料或者是完全不同的货物，则应分别填写毛重和尺码，然后合计。总尺码不仅包括各件货物尺码之和，还应包括件与件之间堆放时的合理空隙所占据的体积，因此，总尺码一般都大于货物实际尺码之和。

11.运费（Freihgt）　由船公司或其代理填写应收的运费总额。

12.运费交付方式及地点　根据信用证或合同要求填写，运费支付地点不填。

13.要求签发的提单正本份数［No.of riginal B（S）/L］　按信用证或合同的规定填写。

14.要求签发的提单日期和地点　托运单上一般可提出关于提单签发日期和地点的要求，以满足合同或信用证对提单的规定。提单签发日期应不迟于信用证或合同规定的最迟装运日期，提单签发地点原则上应是装运港所在地。

15.分批装运与转船　应严格按合同或信用证条款填写，填写的内容仅限在“允许”或“不允许”两者中取一。如果信用证或合同有特殊规定，或对分批装运或转船有进一步说明，则应将这些规定或说明填入“特别条款”栏目中。

16.装运期、信用证有效期　本栏应严格按合同和信用证的规定填写。有时此栏也可空白不填，因为托运时间如果与填写的装运期、信用证有效期间隔较长的一段时间，则船方可能不会立即安排装运，从而使托运人希望早装运的目的落空。

17.制单日期　按实际开立托运单的日期填写，也可填写发票的开立日期，或早于发票日期。

18.签字　在托运单的右下角由经办人签字，托运人盖章。(www.daowen.com)

19.特殊要求　若对船方或其代理人在装运过程中有特别要求，如“不能倒置”“立即安排装运”等，应在此注明，或注明信用证对装运的有关要求。

20.货物的交接方式及货物种类　采用集装箱运输时，集装箱货物托运单通常有货物的交接方式、货物的种类等内容，此时应根据实际情况，在单据相应的方框内进行选择。

（三）海运提单的填制方法

按照我国目前的习惯做法，海运提单通常由发货人自己或委托货代代为制作，在货物装船后，送交船运公司或其代理，船运公司或其代理在审核提单所载内容与大副收据内容一致后，对提单进行签署，并加注“已装船”字样和加盖装船日期印章。

各船公司一般都使用自己制订的提单，尽管各船运公司提单的内容、格式稍有差异，但基本一致。提单的格式和内容与托运单基本相似，很多内容的填写可以参考托运单。

1.托运人（Shipper）　也就是委托运输的人，可以是出口商，也可以是进口商。应填写托运人的名称和地址。

2.收货人（Consignee）　即提单抬头人，其填制方法与托运单的收货人一栏相同。

3.被通知方（Notify Party）　与托运单中被通知人一栏的填制方法相同。

4.“前段运输”（Pre carriage by）　是指联合运输中在装货港装船前的运输，由承运人或货代填写，如果是单独的海运，则此栏空白不填，如果是多式或联合运输，应填写第一程运输工具相应的运输编号。

此栏后面的“接货地点”（place of receipt），是指前段运输的接货地点。如果是单独的海运，则此栏空白不填，如果是多式或联合运输，应填写第二程海运前的收货港口名称或具体地点。

例如，采用联合运输方式，先将货物从石家庄用火车运到新港，再由新港装船运至目的港，则前段运输栏填“Wagon No.×××”，接货地点栏填“石家庄（SShijiazhuang）”。

5.船名和航次（Ocean Vessel，Voyage No.）　应填写承担该项海运任务的船舶名称和本次航行的航次，没有航次的船舶可以不填航次。如是预填船名，则当装运船只发生改变时此栏也应做相应更改。如提单船名前有“Intended”（预期）字样，则装船时应批注实际装货船名。

6.装货港（Port of Loading）　即启运港。此栏应严格按信用证或合同的规定填写，启运港之前或之后有行政区名的，如“XINGGANG/TIANJIN”，则应照填。如信用证只笼统规定启运港名称，如“Chinese Port”，则制单时应根据实际情况填写具体的装运港名称。如信用证同时列明几个启运港（地），如“Xingang/Qinghuangdao/Tangshan”，则提单只填其中一个实际装运的港口名称。

此外，如提单上注明的是预期装货港，则在装船时应批注实际装货港。

7.卸货港（Port of Discharge）　即海运承运人终止承运责任的港口。除用FOB贸易术语交易的情况外，卸货港不能填笼统名称，必须列出具体的港口名称。若信用证规定卸货港为多个，并由卖方选择港口，那么提单只能填写其中一个港口的名称；但若由买方选择港口，则提单应把全部要选择的港口名称都填上。若是联合运输，则卸货港后面还应填写交货地（place of delivery）；若是直达运输，此栏可填目的港，但也可不填，而在“交货地”栏填写目的港；若是转船运输，此栏则应填写目的港名称并在货名下面另加转船说明，如“with transshipment at Hongkong”，或此栏填写转船港，而在“交货地”栏填写目的港。

此外，若货物运至卸货港后，还须经内陆转运至邻国，则除在该栏填写卸货港名称外，还应在货名栏下方的空白处或在唛头中加注“Intransit to×××”。切记不能在卸货港名称后加填上述内容，否则将意味着承运人除负责将货物运至该卸货港外，还要负责货物的转运。

8.交货地（Place of Delivery）　或最终目的地（Final Destination）是指联合运输的终点站，也即本次运输的运费截止地。若是港至港提单，则此栏可填目的港。填写目的地或目的港时应注意下列问题。

（1）除FOB价格条件外，目的地（港）不能填笼统的名称，如“European main port”，必须列出具体的港口或目的地名称。信用证中目的地（港）前后有行政区的，也应照填。如该目的地（港）在国际上有重名的，则还应填写国名。

（2）如信用证中目的港/地后有“Intransit to×××”文字的，则在C组价格条件下，目的港/地后面不能照填该文字，只能在其他空白处或唛头内加注此段文字，以表示转入内陆运输的费用由买方自理。

（3）如信用证中目的港/地处有“Free Port”（自由港）、“Free Zone”（自由区）字样，则此栏应照填，如“port said Free Zone”（赛得港自由区）。买方凭此可享受减免关税的优惠待遇。

（4）若美国开来的信用证有　OCP（Overland Common Point）条款，如“San Francisco OCP Chicago”（旧金山内陆转运芝加哥），则此栏应照填。

9.运费支付地（Freight Payable at）　若是FOB价格条件，此栏应填目的港，若是CFR或CIF价格条件，则此栏应填启运港。或者说，如果提单内注明“运费到付”（Freight collect），则运费支付地为目的港，如果注明“运费已付或预付”（Freight paid or prepaid），则运费支付地为启运港。但在实际业务中，此栏可填可不填。

10.正本提单份数（Number of Original B/L）　应按信用证规定填写。如信用证只规定full set或complete set等，而未规定具体份数，则两份或三份可构成全套提单。

提单份数通常用大写英文数字注明，有的在大写字母之后用括号或斜线“/”隔开再注明阿拉伯数字，如两份“TWO/2”。但有的提单无此栏目，而是在提单的格式条款中说明正本提单的份数。

11.集装箱号和铅封号（Container No & Seal No）　对于集装箱运输，该栏应填写装载货物的集装箱号以及海关查验后作为封箱的铅制关封号。此外，对于整箱货，在提单的集装箱号与铅封号之后还可加注“FCL/FCL”以及“CY/CY”；对于拼箱货，则上述号码可以不填写。另外，根据情况不同，亦可在号码后面加注“LCL/LCL”“FCL/LCL”或“LCL/FCL”以及“CFS/CFS”“CY/CFS”或“CFS/CY”等。

12.唛头及号码（Shipping Mark）　唛头是提单的一项重要内容，必须与其他单据和实际货物保持一致。此外，填写的唛头还应与信用证规定的内容完全一致，不得随意增减、错位等。

13.包装件数（No and Kind of Package）

（1）若是包装货物，本栏应填写包装数量和单位，如“1000 bales”“250drums”等，并在后面的大写件数一栏内填写大写数量，大小写数量应保持一致。

（2）若是散装货，如煤炭、原油等，本栏应填写“In bulk”，数量无须大写。

（3）若是裸装货物，本栏应填写件数，如“1 unit”“Two planes”“100 heads”等，同时在后面的大写件数一栏内填写大写数量。

（4）若是集装箱装运，本栏可只填写集装箱数量，如“2 containers”等。如集装箱是由发货人装箱，则该栏应注明“shipper’s load & count”（托运人装货并计数）；如该栏须注明集装箱内小件数量，则承运人应在数量前加“said to container”字样。

（5）若是托盘装运，此栏应填写托盘数量，同时用括号注明货物的包装件数，如“5 pallets（60cartons）”。此外，该栏还应注明“shipper’s load and count”。

（6）若是两种或多种包装的货物，此栏内还应逐项列明各包装数量，同时注明合计总数量。如“5 cartons”“10 bales”和“12 cases”，合计总数量为“27 packages”。此外，在后面“大写件数”一栏内应填写大写合计数量。

（7）若件数栏填写 20 cartons，但同时又注有“shut out 2 cartons”或“short Loaded（shipped）2 cartons”等，则表示少装2箱，实际装货数量为“18 cartons”。

14.货物名称（Description of Goods）　此栏应按信用证或发票货名填写，但应注意避免不必要的描述，更不宜增加发票中没有的内容。如发票货名过多或过细，则此栏可填写总称，但总称不能与发票货名相矛盾，此外，总称应全面概括货物的种类。

15.毛重和尺码（Gross Weight，Measurement）　该栏应填写货物的毛重和尺码。毛重一般以千克（kg）为单位，四舍五入取整数；尺码则以立方米（m3）表示，保留小数点后3位数。毛重和尺码应与发票或包装单上的内容相符。

如货物没有毛量只有净重，则应先填写“Net weight或N.W.”，然后再注明具体的净重数量。FOB条件下该栏可免填尺码。此外，采用托盘装运时应分别填写货物装上托盘后的毛重和尺码以及货物本身的毛重与尺码。

16.运费条款　该栏应按信用证规定填写。如信用证未明确规定，则可根据价格条件自主填写。如：若使用CFR或CIF贸易术语，此栏应填写“Freight paid”（运费已付）或“Freight pre paid”（运费预付）；若使用FOB贸易术语，此栏应填写“Freight collect”“Freight to collect”“Freight to be collected”（运费到付或运费待收），或“Freight payable at destination”（运费目的港支付）。

如信用证规定“租船契约提单可以接受”（Charter party B/L acceptable），则此栏可填写“Freight as per charter party”，表示运费按租船契约支付。

一般情况下，该栏无须填写具体的运费金额，但若信用证要求填写运费或其他附加费，则应在该栏内注明，或由船运公司另出运费清单予以注明。如果卖方不愿买方知道运费金额或船运公司不愿暴露运费费率，则该栏可填写“Freight paid as arranged”（运费已照约定付讫），或“Freight payable as arranged”（运费按照约定的时间或办法支付）。

17.大写件数［Total Package（inword）］　除煤炭、石油等散装货以外，其他货物都应在该栏注明大写件数。大写件数通常由三部分组成，即数字、单位和“only”（整），如“ONE THOUSAND FIVE HUNDREDS SIXTY EIGHT CARTONS ONLY”。大写件数应与小写件数完全相符。

18.签单地址和日期（Place and Date of Issue）　提单的签单地点应为装运地点，通常是承运人收受货物或装船的地址。提单的签发日期一般应为货物的装运日期，并不迟于信用证或合同规定的最迟装运日期。但对于收妥待运的提单，则提单的签单日期应为收受货物的日期，实际装船日期应填写在提单装船备忘录或装船批注内。

19.签署（Signature）　根据UCP600规定，提单应由承运人或作为承运人的具名代理或代表鉴字，或由船长或作为船长的具名代理或代表签字，或以其他方式证实。在承运人或船长的任何签字或证实中，必须表明“承运人”或“船长”的身份；代理人代表承运人或船长签字或证实中，也必须表明所代表的委托人的名称和身份，即注明代理人是代表承运人或船长签字或证实的。

20.装船批注或装船备忘录（On Board Notation）　备运提单待货物装船后还应做相应批注，如在提单空白处加注“已装船”字样或加盖类似内容的图章并注明装船日期，由承运人、船长或其代理人签字。

此外，在备运提单的下端往往印有专供填写装船条款的栏目，即“装船备忘录”。装船备忘录通常印有“已装船”（Loaded on board the Vessel）、装船日（Date）和签字（Signature）等栏目，等货物装船后，由有关人员在装船备忘录中进行批注并签字，表示提单性质已从备运提单转变为已装船提单。

在装船批注或装船备忘录批注中，除添加“已装船”字样及装运日期和签字以外，还须根据需要加注其他内容，如添加实际装运的船名、装货港或卸货港等。

21.承运人名称　承运人通常是发行提单的船运公司。一般情况下，提单已印妥承运人名称，但若未印妥，则应在该栏如实填写。根据UCP600第20条规定，港至港提单应“表面注明承运人名称”。

22.提单号码（B/L No）　该栏填写承运人或其代理规定的提单编号，以便核查。同一航次的提单不能有相同的编号。

（四）装船通知的填制方法

装船通知不限格式，只要内容符合信用证的规定即可。装船通知的具体填制内容如下。

1.抬头人　抬头人应按信用证的具体要求填写，可以填写为承保该笔货物的保险公司、信用证申请人或者是信用证规定的其他抬头人。

2.相关单据的编号　如信用证号码、发票号码等。

3.装船情况　如装运港名称、目的港名称等。

4.货物内容　该栏填写的内容应与发票、提单等单据中该方面的内容一致，特别应注意发票金额，它是计算投保金额和保险费的基础。

5.签署　由单据的出具人或者负责人签字。