（一）准备工作

1.参展单位的确定

一旦决定举办展览会，邀请什么单位来参加往往是非常重要的。按照商务礼仪的要求，主办单位事先应以适当的方式，向拟参展的单位发出正式的邀请或召集。

主要方式为刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会等。在邀请过程中，须将展览会的宗旨、展出的主要题目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方式、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用等，一并如实地告诉参展单位，以便对方据此定夺。

对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。当参展单位的正式名单确定之后，主办单位应及时以专函进行通知，让被批准参展的单位尽早准备。

2.展览内容的宣传

为了做好宣传工作，在举办大型展览会时，主办单位应专门成立对外宣传的组织机构，并进行大力宣传，以引起社会各界对展览会的重视，扩大其影响。宣传的重点应当是展览的内容，即展览会的展示陈列之物。

对展览内容的宣传，主要可以采用下述几种方式：第一是举办新闻发布会；第二是邀请新闻界人士到场进行参观采访；第三是发表有关展览会的新闻稿；第四是公开刊发广告；第五是张贴有关展览会的宣传画；第六是在展览会现场散发宣传性材料和纪念品；第七是在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅；第八是利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传。以上八种方式，可以只择其一，亦可多种并用。在进行选择时，一定要量力行事，并且要严守法纪，注意安全。

3.展示位置的分配

展品在展览会上进行展示陈列的具体位置称为展位。

对展览会的组织者来讲，展览现场的规划与布置是其重要职责之一。在布置展览现场时，基本的要求是展示陈列的各种展品要围绕既定的主题进行互为衬托的合理组合与搭配，要在整体上显得井然有序、浑然一体。

所有参展单位都希望自己能够在展览会上拥有理想的位置。理想的展位除了收费合理之外，应当面积适当，客流较多，处于展览会上较为醒目之处，设施齐备，采光、水电的供给良好。

在一般情况下，展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展单位关于展位的合理要求。假如参展单位较多并且对于理想的展位竞争较为激烈的话，则展览会的组织者可依照展览会的惯例，采用下列方法之一对展位进行合理的分配。

方法一是对展位进行竞拍。由组织者根据展位的不同制定不同的收费标准，然后组织一场拍卖会，由参展者在会上自由进行角逐，由出价高者拥有自己中意的展位。

方法二是对展位进行投标。由参展单位依照组织者所公告的招标标准和具体条件，自行报价并据此填具标单，组织者按照“就高不就低”的常规，将展位分配给报价高者。

方法三是对展位进行抽签。将展位编号，然后将号码写在纸签之上，由参展单位的代表在公证人员的监督之下每人各取一个，以此来确定各自的具体展位。

方法四是按“先来后到”分配。按照“先来后到”进行分配即以参展单位正式报告的先后为序，谁先报名，谁便有权优先选择自己所看中的展位。

不管采用上述何种方法，组织者均须事先将其广而告之，以便参展单位早做准备，选到称心如意的展位。

4.安全保卫的事项

（1）在举办展览会前，必须依法履行常规的安保报批手续。此外，组织者还须主动将展览会的举办详情向当地公安部门进行通报，求得其理解、支持与配合。

（2）举办规模较大的展览会时，最好从合法的安保公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。

（3）按照常规，有关安全保卫的事项，必要时，最好由有关各方正式签订合约或协议并且经过公证。

（4）向声誉良好的保险公司进行数额合理的投保。(www.daowen.com)

（5）在展览会入口处或展览会的门券上，应将参观的具体注意事项正式成文列出，使观众心中有数，以减少纠葛。

5.辅助的服务项目

主办单位作为展览会的组织者，有义务为参展单位提供必要的辅助性服务项目并对有关费用的支付进行详尽的说明。

具体而言，为参展单位所提供的辅助性服务项目主要包括下述各项：①展品的运输与安装；②车、船、机票的订购；③与海关、商检、防疫部门的协调；④跨国参展时有关证件、证明的办理；⑤电话、传真、电脑、复印机等现代化的通信联络设备；⑥举行洽谈会、发布会等商务会议或休息之时所使用的适当场所；⑦餐饮以及有关展览时使用的零配件的提供；⑧供参展单位选用的礼仪、讲解、推销人员等。

（二）展览会仪式的程序

展览会仪式程序比较简单，大多是参观者进入会场，参展单位进行接待和解说。在参与展览时，参展单位的整体形象直接映入观众的眼里，因而对自己参展的成败影响极大。因此，整个过程中，参展单位应重视整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面。

1.整体形象

参展单位的整体形象主要由展示物的形象和工作人员的形象两个部分构成。

展示物的形象主要由展品的外观、展品的质量、展品的陈列、展位的布置、发放的资料等构成。进行展览的展品，外观上要力求完美无缺，质量上要优中选优，陈列上要既整齐美观又讲究主次，布置上要兼顾主题的突出与观众的注意力。在展览会上向观众直接散发的有关资料要印刷精美、图文并茂、资讯丰富并且注有参展单位的主要联络方式，如公关部门与销售部门的电话号码以及电子邮箱等。

工作人员的形象主要是指在展览会上直接代表参展单位露面的人员的穿着打扮。在一般情况下，在展位上工作的人员应当统一着装。最佳的选择是身穿本单位的制服或者穿深色的西装、套裙。在大型的展览会上，参展单位若安排专人迎送宾客，则最好请其身穿色彩鲜艳的单色旗袍并胸披写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份，全体工作人员皆应在左胸佩戴标明本人单位、职务、姓名的胸卡，唯有礼仪小姐可以例外。按照惯例，工作人员不应佩戴首饰，男士应当剃须，女士则最好化淡妆。

2.待人礼貌

在展览会上，不管是宣传型展览会还是销售型展览会，参展单位的工作人员都必须真正地意识到观众是自己的上帝，为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。为此，全体工作人员都要将礼貌待人放在心坎上，并且落实在行动上。

展览一旦正式开始，全体参展单位的工作人员即应各就各位，站立迎宾。不允许迟到、早退、无故脱岗、东游西逛，更不允许在观众到来之时坐、卧不起，怠慢对方。

当观众走近自己的展位时，不管对方是否向自己打招呼，工作人员都要面含微笑，主动地向对方说“您好！欢迎光临”。随后，还应面向对方，稍许欠身，伸出右手，掌心向上，指尖指向展台，并告知对方“请您参观”。

当观众在本单位的展位上进行参观时，工作人员可随行于其后，以备对方向自己进行咨询；也可以请其自便，不加干扰。假如观众较多，尤其是在接待组团而来的观众时，工作人员亦可在左前方引导对方进行参观。对于观众所提出的问题，工作人员要认真作出回答，不允许置之不理或以不礼貌的言行对待对方。

当观众离去时，工作人员应当真诚地向对方欠身施礼并道以“谢谢光临”或“再见”。

在任何情况下，工作人员均不得对观众恶语相加或讥讽嘲弄。对于极个别不守展览会规则、乱摸乱动、乱拿展品的观众，仍须以礼相劝，必要时可请保安人员协助，但不允许对对方擅自动粗，进行打骂、扣留或者非法搜身。

3.解说技巧

解说技巧是指参展单位的工作人员在向观众介绍或说明展品时所应当掌握的基本方法和技能。

具体而论，在宣传型展览会与销售型展览会上，其解说技巧既有共性可循，又有各自的不同之处。

共性在于都要因人而异，使解说具有针对性，同时要突出自己展品的特色。在实事求是的前提下，要注意扬长避短，强调“人无我有”之处。在必要时，还可邀请观众亲自动手操作或由工作人员对其进行现场示范。此外，还可安排观众观看与展品相关的影视片并向其提供说明材料与单位名片。通常，说明材料与单位名片应常备于展台之上，由观众自取。

在宣传型展览会上，解说的重点应当放在推广参展单位的形象之上。要善于使解说围绕着参展单位与公众的双向沟通而进行，时时刻刻都应大力宣传本单位的成就和理念，以便使公众对参展单位给予认可。而在销售型展览会上，解说的重点则必须放在主要展品的介绍与推销之上。按照国外的常规说法，解说时一定要注意“FABE”并重，其中，“F”指展品特征，“A”指展品优点，“B”指客户利益，“E”则指可资证据。要求工作人员在销售型展览会上向观众进行解说之时注意“FABE”并重，就是要求其解说应当以客户利益为重，要在提供有利证据的前提之下，着重强调自己所介绍、推销的展品的主要特征与主要优点，争取使客户觉得言之有理，乐于接受。