新闻发布会的常规形式是由某一单位或几个有关的单位出面，将有关的新闻界人士邀请到一起，在特定的时间和特定的地点举行一次会议，宣布某一消息、说明某一活动或者解释某一事件，争取新闻界对此进行客观而公正的报道并且尽可能地争取扩大信息的传播范围。按照惯例，当主办单位在新闻发布会上进行完主题发言之后，允许与会的新闻界人士在既定的时间里围绕发布会的主题进行提问，主办单位必须安排专人回答这类提问。

（一）会议的筹备

筹备新闻发布会要做的准备工作甚多。其中，最重要的是要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等工作。

1.人员邀请

根据发布会所发布的内容精心选择召开的时间和地点，邀请记者、新闻界（媒体）负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员参加。

在新闻发布会上，主办单位的交往对象自然以新闻界人士为主，因此，在邀请新闻界人士时，必须有所选择、有所侧重。媒体邀请的技巧很重要，既要吸引记者参加，又不能过多透露将要发布的新闻。在媒体邀请的密度上，既不能过多，也不能过少。一般，企业应该邀请与自己联系比较紧密的商业领域记者参加，必要时，如事件现场气氛热烈，应邀请平面媒体记者与摄影记者一起前往。

邀请的时间一般以提前3到5天为宜，发布会前一天可做适当的提醒。邀请联系比较多的媒体记者可以采取电话邀请的方式。邀请相对不是很熟悉的媒体或发布内容比较严肃、庄重时可以采取书面邀请函的方式。

2.场所选择

根据发布会规模的大小，室内发布会可以安排在企业的办公场所或者酒店。酒店有不同的星级，从企业形象的角度来说，重要的发布会宜选择五星级或四星级酒店。酒店有不同的风格、不同的定位，选择酒店的风格要注意与发布会的内容相统一。还要考虑地点是否交通便利与易于寻找，包括离主要媒体、重要人物的远近，交通是否便利，泊车是否方便等。

3.时间安排

因为多数平面媒体刊出新闻的时间是在获得信息的第二天，因此，要尽可能把发布会的时间安排在周一、周二、周三的下午，会议时间保证在1小时左右，这样可以保证发布会的现场效果和会后见报效果。

在时间选择上，还要避开重要的政治事件和社会事件，媒体对这些事件的大篇幅报道，会冲淡企业新闻发布会的传播效果。

4.其他

（1）麦克风和音响设备。新闻发布会最主要的道具是麦克风和音响设备，一些需要做电脑展示的发布会的道具还包括投影仪、笔记本电脑、连线、上网连接设备、投影幕布等。相关设备在发布会前要反复调试，保证不出故障。

（2）引导。新闻发布会现场的背景布置和外围布置需要提前安排。一般，在大堂、电梯口、转弯处设导引指示欢迎牌。事先可请好礼仪小姐迎宾。如果是在企业内部安排发布会，也要酌情安排人员做记者引导工作。

（3）背景板。新闻发布会背景板主要衬托出会议主题，所以在设计及选材上一定要慎重考虑，新闻发布会主要采用高清晰写真布，这种材料因为无异味、不反光、高清晰，所以对新闻发布会的现场气氛营造和媒体摄像都大有好处。(www.daowen.com)

（4）席位摆放。发布会一般是摆放主席台及带桌子的座席，一般在后面会准备一些无桌子的座席。主席台需摆放席卡，以方便记者记录发言人姓名。席卡摆放原则是“职位高者靠前靠中，自己人靠边靠后”。

很多发布会也采用主席台只有主持人位和发言席，贵宾坐于第一排的方式。

（二）新闻发布会礼仪的程序

1.迎宾签到

2.分发资料

3.会议过程

（1）新闻发言人发言。

新闻发言人的条件一般应有以下的几方面：公司的头面人物之一，新闻发言人应该在公司身居要职，有权代表公司讲话；有良好的外形和表达能力，发言人的知识面要丰富，要有清晰明确的语言表达能力、倾听的能力及反应力，外表包括身体整洁、大方得体；有执行原定计划并加以灵活调整的能力；有现场调控能力，可以充分控制和调动发布会现场的气氛。

（2）回答记者问的环节。在答记者问时，一般由一位主答人负责回答，必要时，如涉及专业性强的问题，由他人辅助回答。

发布会前，主办方要准备记者答问备忘提纲并在事先取得一致意见，尤其是主答和辅助答问者要取得共识。

有些企业喜欢事先安排好媒体提问的问题，以防止媒体问到尖锐、敏感的问题，建议不宜采取。

4.会后活动

新闻发布会的主办单位一般也会为记者提供一定的馈赠品。

5.效果评估

新闻发布会举行完毕之后，主办单位需在一定的时间之内，对其进行一次认真的评估善后工作。